Kaizen là gì? Nguên tắc và quy trình ứng dụng Kaizen hiệu quả

Có thể bạn đã quen thuộc với thuật ngữ Kaizen – Cải tiến liên tục, tuy nhiên lại không chắn về lợi ích và quy trình của nó. Liệu Kaizen có phải là một quy trình tại nơi làm việc không? Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện hiệu quả, thành công trong cạnh tranh và tăng lợi nhuận thì đây là một phương pháp doanh nghiệp không thể bỏ qua. Cùng tìm hiểu về phương pháp Kaizen là gì trong bài viết dưới đây.

I. Tìm hiểu về phương pháp Kaizen

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ có ý nghĩa là sự cải tiến đang diễn ra hoặc cải tiến liên tục. Phương pháp Kaizen xuất phát từ sự kết hợp của 2 từ trong tiếng Nhật: Kai (change = thay đổi) & zen (good = tốt).

Vậy chính xác trong doanh nghiệp thì Kaizen là gì? Kaizen chính là việc kiểm soát quy trình thống kê sẽ cải thiện chất lượng trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Nhân viên được trao quyền để đề xuất các ý tưởng giải quyết các vấn đề chung để chúng không tái phát. Bằng cách giải quyết các vấn đề trực diện, chúng không được phép tồn tại và phát triển thành những thách thức lớn.

Phương pháp tiếp cận cơ sở này mang lại những cải tiến gia tăng dẫn đến chiến thắng lớn. Quá trình chuyển đổi kỹ thuật số tinh gọn này đã bắt đầu, giúp tiết kiệm thời gian quý báu của nhân viên tuyến đầu và đồng thời trao quyền cho người quản lý.

Sự phát triển của phương pháp Kaizen (Cải tiến liên tục)

1. Lĩnh vực Tại Nhật Bản đã có lịch sử hơn 30 năm về việc triển khai Kaizen trong các doanh nghiệp sản xuất. Công ty Toyota là công ty đầu tiên đã thực hiện hệ thống này. Sau đó thì Kaizen được áp dụng rộng rãi trên các lĩnh vực khác nhau bao gồm cả dịch vụ, du lịch, công nghệ, bán lẻ,…

2. Thông điệp Ông Masaaki Imai, người sáng lập mô hình Kaizen từng cho biết: “Kaizen có nghĩa là cải thiện. Sâu rộng hơn có nghĩa là tiếp tục cải thiện cuộc sống cá nhân, cuộc sống xã hội và cuộc sống làm việc. Khi được áp dụng cho nơi làm việc, Kaizen có nghĩa là tiếp tục cải tiến công việc liên quan đến tất cả mọi người, bao gồm người quản lý và người lao động”. Có thể thấy rằng, Kaizen có thể được thực hiện từ những ý tưởng nhỏ và phát triển thành ý tưởng lớn, nó đi từ cá nhân đến tập thể, tổ chức và doanh nghiệp. Hiệu quả của Kaizen đem lại chính là kết quả của một quá trình thực hiện trong thời gian ngắn hoặc dài. Điều này còn phụ thuộc vào mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

3. Mục đích của kaizen Hiểu mô hình Kaizen là gì và cách áp dụng phương pháp cải tiến liên tục cũng được coi như một dạng vận động và phát triển mà gây ít tốn kém. Bởi vì chúng có thể giúp nâng cao hiệu quả công việc, ghi nhận được sự tham gia của hệ thống quản trị doanh nghiệp. Mục đích là để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và cắt giảm chi phí hoạt động dư thừa.

4. Yêu cầu của nguyên lý kaizen Phương pháp Kaizen không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ quá cao. Để ứng dụng thành công hệ thống Kaizen, nhà quản lý chỉ cần các công cụ đơn giản: biểu đồ kiểm soát chất lượng, các đồ thị thể hiện sự thay đổi theo giai đoạn, phiếu kiểm tra/đánh giá, khung thời gian, quy trình khoa học,…

II. Lợi ích kh ứng dụng Kaizen cho doanh nghiệp

Cải tiến liên tục là động lực thúc đẩy các kỹ năng giải quyết vấn đề, hợp tác và giao tiếp cũng như cho phép nhân viên thể hiện khả năng của bản thân, giảm tải áp lực cho nhà lãnh đạo. Nói chung Kaizen là một cách để củng cố văn hóa cải tiến công việc liên tục mạnh mẽ trong tổ chức của bạn. Xét cho cùng, nó chính là cách tốt nhất để duy trì các nguyên tắc mà bạn muốn hướng dẫn cho công ty là áp dụng vào thực tế.

1. Cải tiến liên tục cho sản phẩm và dịch vụ Thực hiện theo quy trình cải tiến liên tục trong công việc Kaizen giúp bạn có thể giải quyết những vấn đề từ lớn đến từng cái nhỏ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Kết quả của việc cải tiến chất lượng, sự hài lòng của khách hàng tăng lên vì họ gặp ít vấn đề tiêu cực hơn. Đồng thời cũng tìm ra những nguyên nhân khiến việc khách hàng từ chối sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn. Điều này nâng cao danh tiếng thương hiệu và mang lại hiệu quả truyền thông, dẫn đến tăng doanh số và doanh thu.

2. Mang lại lợi thế cạnh tranh Trong lĩnh vực kinh doanh hiện nay, chúng ta rất khó để duy trì lợi thế cạnh tranh với đối thủ. Nếu họ mạnh hơn cả về chi phí đầu tư lẫn đội ngũ nhân sự hoặc là họ liên tục đổi mới, rất khó để doanh nghiệp của bạn dẫn đầu trong lĩnh vực.

Tuy nhiên, lợi ích của cải tiến liên tục trong tạo nên lợi thế cạnh tranh đó chính là mang lại sự khác biệt so với những nơi khác trong ngành. Nó giúp doanh nghiệp xác định bạn là người luôn dẫn đầu, đi nhanh hơn và đổi mới hơn. Tức là, mô hình Kaizen giúp tổ chức cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng, năng suất và hiệu quả thực tế. Tư duy này cũng tạo ra một lực lượng lao động có tay nghề cao, tạo ra giá trị lâu dài cho công ty của bạn.

3. Khuyến khích tư duy cơ sở Phương pháp Kaizen không phải là quá trình chỉ ảnh hưởng và có tác động đến người quản lý. Bất kể vai trò của ai trong công ty, nó đều có ảnh hưởng. Theo thời gian, nhân viên bắt đầu có những suy nghĩ, tư duy, hành động về cách tiếp cận công việc hàng ngày của họ. Cải tiến có lợi ích khuyến khích nhân viên trở nên chủ động hơn trong công việc.

Thông thường, nhân viên ở cấp cơ sở hiểu các vấn đề rõ ràng hơn quản lý. Bởi vì, họ giải quyết các vấn đề hàng ngày. Điều này khiến cho nhà quản lý có xu hướng giảm tải áp lực và tiếp tục có kế hoạch triển khai mang lại lợi ích cho công ty.

4. Văn hóa cải tiến liên tục Các doanh nghiệp triển khai Kaizen thường có lực lượng nhân sự gắn bó với công việc cao. Cải thiện quy trình và sản phẩm tức là cũng cải thiện văn hóa. Nhân viên của bạn được trao quyền để thực hiện thay đổi. Họ sẽ hiểu rằng, những đóng góp của họ có thể tạo ra lợi ích thực tế. Điều này lọc ra những nhân sự nỗ lực trong doanh nghiệp, dẫn đến văn hóa tích cực và nơi làm việc khoa học và hấp dẫn.

5. Tránh solis thông tin Một điều hay gây trở ngại cho quy trình làm việc của một doanh nghiệp là quy trình truyền đạt thông tin giữa các bộ phận, các cấp. Sự đổ vỡ trong giao tiếp có thể gây ra những hậu quả tốn kém, cả về tài chính lẫn tinh thần. Hệ thống Kaizen là gì? mở ra các kênh này và tạo điều kiện cho các nhóm tương tác hiệu quả hơn. Trong chỉ số Kaizen, mọi nhân sự được khuyến khích tích cực chia sẻ quan điểm, ý kiến và đề xuất mọi ý tưởng. Nó giúp sự hợp tác lớn hơn và tăng sự tin cậy giữa các bộ phận.

6. Tăng năng suất làm việc Chạy deadline như một trận chiến vô cùng căng thẳng giữa các nhà quản lý và nhân viên. Nó gây ra một áp lực hiện hữu hàng ngày. Nhưng cải tiến liên túc là phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp bằng cách tăng hiệu quả làm việc theo một quy trình làm việc khoa học và thông minh.

7. Tăng cường khả năng sáng tạo Bản chất của sự sáng tạo là không có những quy tắc nào để tuân theo. Vì vậy để bồi dưỡng sự sáng tạo ở nơi làm việc là rất khó khăn. Phương pháp Kaizen đưa ra giải pháp cho những vấn đề không mong muốn khi chúng nảy sinh và dạy họ cách suy nghĩ bên ngoài. Nhân viên được trao quyền để đưa ra những ý tưởng mới, tự thiết lập một kế hoạch công việc theo khả năng của họ.

8. Cải thiện làm việc theo nhóm Nhân viên sẽ có xu hướng giao tiếp và cộng tác với đồng nghiệp nhiều hơn khi họ nỗ lực cải thiện chất lượng công việc và lợi ích cá nhân. Quy trình triển khai Kaizen đem lại là phương pháp tăng năng suất doanh nghiệp hiệu quả vì có thể khai thác sức mạnh sự hợp tác giữa các vị trí, chức năng, vai trò của từng cá nhân.

IV. Quy trình triển khai Kaizen trong doanh nghiệp

Quy trình cải tiến liên tục được thực hiện như thế nào mới có hiệu quả. Hiện nay có rất nhiều bước để thực hiện Kaizen khác nhau. Nhưng suy cùng, cách thức tiến hành Kaizen được rút gọn khoa học nhất trong 6 bước. Dưới đây là các bước ứng dụng quy trình cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bước 1: Xác định vấn đề và mục tiêu

Trong bước này, bạn trước tiên cần phải xác định được tình trạng của doanh nghiệp. Tức là xác định doanh nghiệp đang trong giai đoạn nào của thời kỳ khủng hoảng hay phát triển ổn định. Để từ đó có sự thống nhất một mục tiêu.

Mục tiêu của bạn chính là mục tiêu chung của doanh nghiệp. Mục tiêu cần đảm bảo tiêu chí có khả năng thực thi và lớn hơn kết quả đang đạt được. Ứng dụng Kaizen không yêu cầu doanh nghiệp đầu tư chi phí quá lớn, nhưng nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực thay đổi trong thời gian dài hạn. Hãy đảm bảo rằng, cả cấp nhân viên lẫn lãnh đạo đều có tinh thần sẵn sàng để cùng tham gia kế hoạch này.

Bước 2: Đo lường các dữ kiện

Để đạt được mục tiêu, bạn cũng cần phải đo lường các loại dữ liệu cần để phân tích và đánh giá, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.

Thứ nhất là nguyên nhân sâu xa của vấn đề doanh nghiệp bạn đang gặp phải là gì? Chẳng hạn như về chất lượng nhân sự hay quy trình rối ren hay do chính sách kinh doanh chưa hợp lý,… Thứ hai là dữ kiện liên quan đến bên ngoài. Chẳng hạn như dữ liệu khách hàng, dữ liệu đối thủ, chiến dịch, xu hướng mới, chính sách xã hội, chính sách nhà nước có tác động ít hay nhiều đến vấn đề của doanh nghiệp.

Bước 3: Phân tích các dữ kiện

Bạn có thể phân tích toàn bộ dữ kiện trên bằng sơ đồ Ishikawa hay còn được gọi là sơ đồ xương cá. Biểu đồ xương cá này cho chúng ta phân tích được các nhóm nguyên nhân chính đến từ:

• Con người – manpower
• Máy móc thiết bị – machine
• Nguyên vật liệu – material
• Phương pháp làm việc – method
• Tài chính, môi trường

Biểu đồ xương cá là một công cụ được sử dụng phổ biến để xác định nguyên nhân vấn đề và quản lý chất lượng. Để mang lại hiệu quả tối ưu, bạn cần kết hợp thêm các công nghệ hiện đại để tiến hành Kaizen.

Bước 4: Tìm kiếm giải pháp

Nếu bạn đã nắm rõ mọi vấn đề và tìm được mọi khía cạnh ngóc ngách nằm trong dữ kiện, thì bạn dễ dàng tìm ra giải pháp để bắt đầu tiến hành Kaizen hiệu quả. Trong bước này bao gồm: tạo, phân loại và ưu tiên các cải tiến mình đã tìm ra. Tức là chọn ra giải pháp dựa trên ma trận của sự tác động hay ảnh hưởng và cơ hội.

Bước 5: Tiến hành Kaizen

Thống nhất được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp trong Kaizen là gì, bạn dễ dàng thực hiện những thay đổi và theo dõi tiến độ. Doanh nghiệp áp dụng chương trình thí điểm trong giai đoạn đầu, sau đó tiến hành từng bước, không nên thay đổi toàn diện ngay lập tức.

Tức là, bạn cần đi thực hiện các bước nhỏ để thử nghiệm trước. Chẳng hạn như ứng dụng Kaizen cho một bộ phận Marketing trước tiên, sau đó đến các bộ phận Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng,… Trong quá trình thực hiện, cấp quản lý phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát. Từ đó có thể phát hiện ra được những lỗ hổng, kịp thời xử lý.

Bước 6: Kiểm tra và bảo mật

Bước này yêu cầu tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa các giải pháp đã, đang và sẽ thực hiện. Trong khi tiến hành cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng, doanh nghiệp của bạn có thể có điểm chưa phù hợp, chắc chắn cũng có điểm đặc biệt phù hợp. Bạn cần nhanh chóng loại bỏ nhược điểm và thúc đẩy ưu điểm.

Đồng thời hãy thực hiện lặp lại chu trình từng bước. Từ đó dễ dàng xác định được các vấn đề phát sinh và ngày càng đổi mới các giải pháp phù hợp với xu hướng thời đại. Điều này có ý nghĩa với giá trị cốt lõi của phương pháp Kaizen là gì chính là “cải tiến liên tục”.

V. 10 Nguyên lý Kaizen quan trọng để quá trình cải tiến đạt hiệu quả

Trước khi đi vào các áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp, bạn cần nắm bắt được các nguyên tắc của chúng. Điều này phục vụ cho lợi ích doanh nghiệp nói chung và thúc đẩy cho lợi thế phát triển vai trò người quản lý. Vậy nguyên tắc Kaizen là gì? Cho dù doanh nghiệp của bạn có đang trong giai đoạn phát triển nào thì bạn cũng phải đặc biệt lưu ý các nguyên tắc trong hoạt động kích hoạt nguyên lý Kaizen như sau:

1. Tập trung vào lợi ích của khách hàng Nguyên tắc trong hầu hết hoạt động kinh doanh chính là các sản phẩm, dịch vụ đều cần phải đáp ứng nhu cầu của thị trường. Mà thị trường ở đây luôn hướng tới khách hàng tiêu dùng. Tức là doanh nghiệp của bạn luôn phải tập trung vào lợi ích của khách hàng và cải tiến sản phẩm, dịch vụ của mình cho phù hợp.

2. Không ngừng cải tiến Bản chất cơ bản của con người là quen với việc thực hiện các nhiệm vụ theo một cách nhất định. Họ thực hiện lại các ý tưởng giống nhau và tuân theo các giao thức đã có từ lâu. Vậy nguyên tắc Kaizen là gì trong việc cải tiến, chính là hãy bỏ đi nỗi sợ hãi này và đón nhận những ý tưởng mới.

Bởi vậy, trong nguyên tắc này bạn cần phải theo sát các nghiệp vụ của Marketing như nghiên cứu và tiếp cận khách hàng, nghiệp vụ telesales, nghiệp vụ chăm sóc khách hàng thường xuyên. Các công việc này giúp bạn cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tìm ra lỗ hổng sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn và đạt hiệu quả hơn.

3. Có trách nhiệm và tránh chu kỳ đổ lỗi Trách nhiệm giải trình loại bỏ thời gian và công sức bạn dành cho các hoạt động gây mất tập trung và các hành vi không hiệu quả. Thay vì đổ lỗi cho các thành viên trong team, trong bộ phận về điều gì đó không ổn, hãy kèm cặp họ và quy trách nhiệm cho họ về những nhiệm vụ có thể để họ không lặp lại những sai lầm tương tự.

4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một trong số những nguyên tắc quan trọng để cải tiến công việc đạt hiệu quả tốt nhất. Ngừng do dự vì những trở ngại có thể xảy ra mà doanh nghiệp dự đoán, tiến về phía trước mục tiêu và không ngừng cải thiện nó mới quan trọng. Nhân viên cần nhìn thẳng vào sai sót, chấp nhận các điểm yếu, yêu cầu giúp đỡ và sự hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc cấp trên. Nếu như doanh nghiệp có mạng lưới social nội bộ để nắm bắt và kết nối nhân lực sẽ là điểm cộng trong hoạt động triển khai Kaizen.

5. Trao quyền cho tất cả nhân viên lên tiếng Tất cả những người có liên quan đến sự thành công của công ty từ Giám đốc điều hành đến các nhân viên trực tiếp nên được khuyến khích đưa ra các đề xuất và giải pháp cho các vấn đề có thể khắc phục hoặc cải tiến có thể được thực hiện. Mặc dù bạn không có nhân viên giải quyết cuộc sống của chính mình, nhưng bạn vẫn có thể khuyến khích bạn bè và gia đình đưa ra đề xuất nếu họ thấy những điều bạn có thể làm. Nói chuyện với những người khác nhau về mục tiêu của bạn và nhận phản hồi của họ. Khuyến khích gia đình và bạn bè của bạn góp ý nếu họ thấy những điều bạn có thể làm.

6. Đừng dừng lại Đừng bao giờ cho rằng công việc/dự án đã hoàn thành là xong. Cải tiến tức là không có giới hạn và có thể được thực hành ở cấp độ vô hạn. Hãy quản trị mục tiêu MBO (quản trị dự án) thông minh bằng cách đừng bao giờ dừng lại mà hãy liên tục đi tiếp và hơn nữa. Có như vậy, mọi người trong doanh nghiệp có cơ hội để trở nên phát triển nhiều kỹ năng hơn trong cuộc sống để không ngừng cải thiện.

7. Luôn sửa chữa và đừng lãng quên Một số phần của quy trình mẫu và đang thực hiện sai yêu cầu hoặc không đúng với hoạt động kinh doanh, phải tiếp tục sửa chữa trong suốt quá trình cải tiến này. Quan sát các đối thủ cạnh tranh, các doanh nghiệp nằm trong cùng một lĩnh vực để có những phương án thực hiện khác nhau và tôi sưu hơn.

8. Thực hành phương pháp 5 lý do Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định cuối cùng nào, hãy tìm hiểu gốc rễ của vấn đề bằng cách hỏi Tại sao năm lần? Bằng cách liên tục tự hỏi bản thân tại sao, bạn có thể tìm thấy mục đích thực sự đằng sau một vấn đề. Thông thường, lý do từ cấp trên cho một vấn đề hoặc khách hàng cho một vấn đề, thực sự sẽ dẫn đến các câu hỏi và đào sâu hơn vào thực trạng hiện tại. Có thể bạn sẽ cho rằng không có thời gian thực hiện hay không ngủ khả năng, nhưng đó sẽ là lý do khiến doanh nghiệp bạn tụt dốc.

9. Hãy tiết kiệm Việc kiểm soát tài chính trong toàn bộ quá trình cải tiến trong doanh nghiệp là thực sự cần thiết. Tìm cách tiết kiệm tiền trong khi thực hiện các cải tiến nhỏ, sau đó dành số tiền tiết kiệm được cho các cải tiến tiếp theo. Mục tiêu chung của việc cải thiện là tiết kiệm tiền hoặc ngừng tiêu quá nhiều tiền vào những thứ không sử dụng.

10. Nguồn cộng đồng Học hỏi từ những doanh nghiệp hoặc các cấp quản trị khác và nhận các ý kiến mới về những thứ bạn có thể thêm vào quy trình của mình để tạo ra sự cải tiến liên tục. Học hỏi chính là điều giúp doanh nghiệp tiến hành Kaizen tốt hơn. Có nhiều ý kiến không chỉ có thể bổ sung vào một cải tiến mà còn có thể đưa ra một cái nhìn mới, một sáng kiến mới, phương án hiệu quả mới.

Trên đây là những thông tin chi tiết lý giải phương pháp Kaizen là gì và lợi ích của chúng trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được thêm những kiến thức hay về phương pháp cải tiến Kaizen cũng như cách ứng dụng phương pháp cải tiến liên tục hiệu quả.

Nguồn tham khảo bài viết: https://1office.vn/kaizen-la-gi Bài viết liên quan bạn có thể quan tâm: https://1office.vn/pdca-la-gi