Xác minh SPF và DKIM:
Cấu hình SPF/DKIM giúp tăng độ tin cậy, giảm nguy cơ gửi email doanh nghiệp vào Spam. Kiểm tra:
- Gửi email bất kỳ từ địa chỉ cần kiểm tra đến auth@verifier.port25.com
- Xem kết quả trong email "Authentication Report" từ auth-results@verifier.port25.com. "pass" nghĩa là cấu hình đúng, "fail" là sai hoặc chưa cấu hình. Lưu ý, "pass" không đảm bảo tránh Spam hoàn toàn.
Kiểm tra và khắc phục khi tên miền từng gửi Spam:
Giải pháp:
- Kiểm tra số lượng email gửi/tài khoản có bất thường không.
- Gửi thử đến vài địa chỉ mới để đánh giá độ tin cậy.
- Đảm bảo email đã được gửi xong trước khi lặp lại.
- Nếu tên miền đã bị đánh dấu Spam, yêu cầu người nhận chuyển thư vào Inbox để tăng uy tín.
- Gửi số lượng nhỏ, giãn cách thời gian đến khi đạt độ tin cậy.
Kiểm tra nội dung:
Hình thức:
- Hạn chế hình ảnh lớn, nhiều. Tránh chỉ gửi một ảnh lớn không text (bộ lọc không đọc được).
- Không VIẾT HOA/in đậm/in nghiêng toàn bộ.
- Hạn chế font, cỡ chữ, màu sắc. Màu chữ khác biệt nền email.
- Cá nhân hoá email, dùng lời lẽ lịch sự (xin lỗi, cảm ơn) để tránh bộ lọc spam. Không dùng từ ngữ lôi kéo, tiêu đề và nội dung khác nhau. Chân email ghi thông tin doanh nghiệp ngắn gọn. Hạn chế từ "nhấn vào đây," "miễn phí"... Kiểm tra spam (dưới 1.5, không từ khoá spam).
- Email ngắn gọn, tránh đính kèm. Thận trọng với HTML để không bị đánh dấu spam.
- Không gửi hàng loạt đến cùng công ty. Test email đến nhiều loại địa chỉ (@gmail, @yahoo...) và kiểm tra trước khi gửi chính thức. Dùng chức năng "Xem trước chiến dịch email" để kiểm tra hộp thư đến. Luôn có link huỷ đăng ký. Các từ ngữ cần tránh để không bị xem là Spam:
Reverses aging, ‘Hidden’ assets, stop snoring, Free investment, Dig up dirt on friends, Stock disclaimer statement, Multi level marketing, Compare rates, Cable converter, Claims you can be removed from the list, Removes wrinkles, Compete for your business, free installation, Free grant money, Auto email removal, Collect child support, Free leads, Amazing stuff, Tells you it’s an ad, Cash bonus, Promise you …!, Claims to be in accordance with some spam law, Search engine listings, free preview, Credit bureaus, No investment, Serious cash
Kiểm tra cấu hình email:
1. Kiểm tra tên người gửi có được xác định hay chưa:
Cấu hình "Display Name" trong "Identities" (Settings -> Identities -> [Email address] -> Edit identity) để hiển thị tên thay vì chỉ địa chỉ email.
2. Sử dụng địa chỉ email đáng tin cậy:
Ưu tiên sử dụng dịch vụ Email hosting dạng tenrieng@domain thay vì info@domain, noreply@domain...
3. Kiểm tra danh sách email:
- Tránh gửi đến địa chỉ không tồn tại hoặc không muốn nhận.
- Đảm bảo đúng đối tượng nhận để tránh bị đánh dấu spam.
- Gửi thử nghiệm trước khi gửi hàng loạt.
- Kiểm tra kỹ danh sách và đảm bảo phù hợp với nội dung.
- Hạn chế danh sách không rõ nguồn gốc.
- Xây dựng nội dung và tiêu đề thu hút để tăng tỷ lệ mở và độ tin cậy.