Bạn đang lo lắng về việc bản thân chậm chạp trong công việc?
Bạn không thể làm việc khéo léo và phải làm thêm giờ. Bạn càng cố gắng làm điều đó một cách hoàn hảo, bạn càng bị chậm lại và mắc sai lầm. Bạn có một kế hoạch, nhưng đã không đạt được bất kỳ kết quả nào.
Không chỉ những người có ít kinh nghiệm, mà cả một số người đã có một số kinh nghiệm cũng có thể nghĩ đến vấn đề này.
Trên thực tế, những người làm việc nhanh đều có những đặc điểm chung. Và những người làm việc chậm cũng có những đặc điểm tương tự nhau. Trong bài viết này, đối với những người muốn làm việc nhanh hơn, tôi sẽ giải thích về "đặc điểm của những người làm việc nhanh" và "cách làm việc hiệu quả".
Những mẹo nhỏ để làm việc nhanh hơn
Nắm được những kỹ năng cơ bản của việc sử dụng máy tính
Bạn có thường sử dụng phím tắt khi làm việc trên PC không?
Tôi nghĩ rằng có rất nhiều người sử dụng Copy và Paste nhưng không biết nhiều về những thứ khác.
Những người làm việc nhanh đã học được các phương pháp và thủ thuật để đơn giản hóa công việc, chẳng hạn như các phím tắt.
Bạn có thể nghĩ rằng nó chỉ chênh nhau một vài giây, nhưng tích tiểu thành đại, vài giây đó nhân với số lần thực hiện sẽ tạo ra sự khác biệt lớn.
Sử dụng những công cụ để tăng hiệu quả công việc
Công cụ quản lý task
Trello là một công cụ quản lý task trực quan, dễ sử dụng ngay cả đối với những người ít kinh nghiệm. Bạn có thể quản lý các task như những tấm thẻ đặt ở từng cột TODO, In Progress hay Done. Ứng dụng có thể sử dụng được trên cả browser và điện thoại, và lại miễn phí nữa nên bạn hãy thử quản lý công việc của mình bằng cách sử dụng nó xem sao.
Excel macro VBA
Việc bạn có thể thực hiện được những thao tác phức tạp của Excel một cách hiệu quả hay không sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc của bạn.
Excel macro VBA là một trong những tính năng của Excel, giúp ích cho việc tự động hoá những xử lý của Excel. Nó có thể giúp bạn tự động hoá một phần công việc viết báo cáo hay input dữ liệu.
Ý thức được việc "Thiết lập công việc bằng cách tính toán ngược từ mục tiêu"
Những người làm việc nhanh coi trọng việc hiệu quả ngay từ giai đoạn thiết lập nhiệm vụ. Hãy so sánh làm sau đấy với cách bạn tiến hành công việc của mình.
Thiết lập mục tiêu
Việc thực hiện công việc ngay mà không thiết lập mục tiêu là một cách làm không hiệu quả.
Ví dụ, trong một cuộc chạy marathon, bạn có thể suy nghĩ về việc phân bổ tốc độ và đưa ra chiến lược vì bạn có thể thấy mục tiêu là 42,195km. Thay vì làm việc quáng mà không biết mục tiêu, trước tiên hãy nắm bắt “mục đích là gì” và “chất lượng sẽ hoàn thành tốt như thế nào”, đồng thời đặt mục tiêu công việc được bắt đầu.
Phân chia công việc
Các nhiệm vụ lớn lao cũng là một tập hợp các nhiệm vụ nhỏ.
Hãy chia nó thành một số nhiệm vụ. Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ Ước tính sơ bộ thời gian cần cho mỗi tác vụ được rời.
Nó cùng lắm chỉ là giả định, vì vậy bạn không cần phải suy nghĩ về nó một cách chi tiết. Hãy đánh giá bằng cảm giác rằng nó sẽ mất khoảng một giờ. Nó sai một chút cũng không sao.
Đánh giá xem công việc nào tốn nhiều thời gian nhất
Hãy tìm ra trong những công việc được phân chia nhỏ thì công việc nào tốn thời gian nhất. Sau đó lấy công việc đó làm mốc để suy nghĩ.
Sắp xếp thứ tự công việc được thực hiện
Mỗi công việc đều có một thứ tự thực hiện hợp lý. Ví dụ "Trích xuất dữ liệu" thì phải được thực hiện trước việc tạo tài liệu. Nếu nghĩ về mối liên hệ giữa các công việc thì ta có thể đưa ra được thứ tự chính xác.
Thiết lập xem từng công việc làm gì rồi thực hiện
Lúc này, bạn đã rõ cần làm gì lúc này. Tất cả những gì bạn phải làm là bỏ công việc cần làm vào mục TODO và sau đó thực thi nó.
Chia sẻ công việc với những người xung quanh
Điều quan trọng nữa là không nên giữ nhiệm vụ một mình mà đôi khi phải “nhờ vả ai đó”.
Nếu bạn làm việc nhanh, hãy dựa vào sếp hoặc đồng đội của bạn để tin tưởng bạn nếu bạn quyết định rằng bạn không thể tự mình xử lý. Bằng cách đó, những cách làm việc và ý tưởng mới có thể xuất hiện.
Những người làm việc nhanh không phải là những người làm việc âm thầm một mình, mà là những người có thể tham gia trong khi giao tiếp với nhiều người.
Hãy hỏi ai đó giỏi những gì bạn chưa giỏi và xây dựng mối quan hệ "đôi bên cùng có lợi", nơi bạn tiếp nhận những gì bạn chưa giỏi. Đây là chìa khóa để hoàn thành công việc nhanh hơn và tăng năng suất của nhóm của bạn và toàn công ty.
Tập thói quen trả lời email ngay sau khi bạn đọc xong
Bạn có đang trì hoãn việc trả lời email không? Những người làm việc sớm thường trả lời email nhanh chóng. Cố gắng trả lời bất kỳ email nào ngay sau khi bạn đọc nó.
Sự phản ứng nhanh chóng dẫn đến việc đánh giá và tin tưởng vào công việc.
Ông Masayoshi Son của Softbank được hỏi tại sao lại chọn Masahiro Inoue làm chủ tịch Yahoo Japan và trả lời rằng: "Ông ấy là người trả lời email nhanh nhất."
Email phản hồi càng nhanh, người gửi email càng yên tâm. Ngược lại, nếu bạn bỏ qua, bạn có thể làm cho đối phương không hài lòng, hoặc trong trường hợp xấu nhất là quên trả lời.
Lợi ích của việc làm việc nhanh nhẹn
Có rất nhiều lợi ích khi làm việc nhanh. Nhận thức được những gì bạn muốn để làm việc nhanh hơn có thể giúp tạo động lực cho bạn trong công việc hàng ngày.
Giúp thăng tiến nhanh
Một trong những lợi ích lớn của việc làm việc nhanh là nó "dẫn đến sự thăng tiến."
Người đầu tiên trong tổ chức vươn lên dẫn đầu luôn là người có thể hoàn thành công việc tốt nhất. Để được đánh giá là “có khả năng làm việc”, không chỉ chất lượng công việc và kết quả mà tốc độ cũng rất quan trọng. Tài liệu dù có chất lượng cao đến đâu nhưng nếu không kịp đến ngày nộp bài thì cũng vô nghĩa.
Ấn tượng rằng "công việc nhanh chóng" sẽ nâng cao danh tiếng của công ty.
Ngoài ra, nếu bạn học cách hoàn thành công việc một cách hiệu quả, bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn nữa trong một khoảng thời gian ngắn.
Một số công ty và bộ phận có thể nói rằng không chỉ kết quả công việc mà cả sự đánh giá của cấp trên cũng rất quan trọng để thăng tiến.
Những người làm việc nhanh có thể làm việc hiệu quả và có thể ứng phó linh hoạt với những diễn biến bất thường. Bạn sẽ có thể đáp ứng ngay lập tức những công việc mà sếp yêu cầu, và kết quả là bạn sẽ được sếp đánh giá.
Giúp tiết kiệm được thời gian của bản thân
Bạn làm việc càng nhanh, bạn càng có nhiều thời gian. Về nhà càng sớm, bạn càng có nhiều thời gian cho việc cá nha và có nhiều thời gian rảnh để học lấy bằng cấp và đi làm.
Ví dụ, tiếng Anh ngày càng trở nên cần thiết đối với những người làm kinh doanh. Người Nhật phải mất 2000-3000 giờ để có thể nói tiếng Anh ở cấp độ kinh doanh.
Bạn phải có bấy nhiêu thời gian chỉ để học tiếng Anh.
Doanh nhân nào hoàn thành công việc sớm và có thời gian riêng thì sẽ ngày càng phát triển hơn.
Có lẽ nếu bạn nổi tiếng là người nhanh nhẹn, bạn có thể sẽ phải làm thêm.
Tất nhiên, nếu bạn có đủ khả năng, bạn sẽ có thêm kinh nghiệm nếu bạn tiếp nhận nó một cách tích cực, và bạn sẽ được đồng nghiệp và sếp biết ơn.
Tuy nhiên, nếu không đủ khả năng, bạn nên lưu ý rằng bạn sẽ từ chối công việc mà mình từ chối.
Sẽ không có ý nghĩa gì nếu công việc bạn được yêu cầu làm ảnh hưởng đến nhiệm vụ của bạn hoặc làm chậm hiệu suất.
Nếu bạn quyết định rằng bạn không thể xử lý nó trong quan điểm của nhiệm vụ của bạn, tốt nhất là từ chối. Khi đó, sẽ tốt hơn nếu bạn giải thích bằng một lý do cụ thể.
Có thể thực sự tập trung vào công việc quan trọng
Những người làm việc nhanh không tập trung vào công việc văn thư thường ngày.
Không chắc rằng công việc như nhập dữ liệu sẽ dẫn đến sự phát triển như một doanh nhân. Công việc thường xuyên tạo ra cùng một kết quả cho dù ai làm công việc đó có thể được rút ngắn với một số sự khéo léo.
Những người làm việc nhanh chóng tự động hóa và sắp xếp hợp lý mọi công việc của họ. Nhờ đó, bạn có thể dành thời gian cho những công việc thiết yếu như tìm ra vấn đề và giải quyết vấn đề.
Có thể nhận được sự tin tưởng
Nếu bạn có thói quen hoàn thành công việc nhanh chóng, bạn có thể nhận được sự tin tưởng của những người xung quanh. Bạn có thể lập kế hoạch và làm việc hiệu quả, vì vậy bạn sẽ không bị gửi trước thời hạn hoặc đặt thời hạn. Vì vậy, các sếp và các tiền bối có thể tự tin rời khỏi công việc.
Đặc điểm của những người làm việc nhanh
Những người làm việc nhanh có những đặc điểm chung. Nếu bạn có thể tiếp thu các đặc điểm của từng loại, bạn sẽ có thể đạt được kết quả cũng như tốc độ làm việc.
Hiểu chính xác yêu cầu cần làm gì
Những người làm việc nhanh hiểu các yêu cầu một cách chính xác.
Điều này là do cần phải hiểu một cách chính xác "tại sao phải thực hiện công việc" để tiến hành công việc một cách hiệu quả.
Tùy thuộc vào việc bạn muốn tốc độ hay chất lượng, việc di chuyển của bạn sẽ khác nhau. Hiểu rõ mục đích của công việc cũng giúp bạn tránh được những sai lầm.
Nếu bạn hiểu bản chất của những gì bạn đang làm, bạn sẽ có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên chính xác và làm việc hiệu quả hơn.
Đồ dùng cá nhân được sắp xếp ngăn nắp
Đồ dùng cá nhân của những người đi làm sớm luôn gọn gàng, ngăn nắp. Không chỉ bàn văn phòng, mà cả máy tính để bàn và các thư mục của PC cũng được thiết kế để bạn có thể nhìn thấy đâu là nơi trong nháy mắt.
Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy tệp và tài liệu khi cần.
Những người làm việc nhanh không dành thời gian cho những hành động lãng phí. Thời gian tìm kiếm tài liệu có vẻ như là một khoảng thời gian nhỏ, nhưng việc cắt giảm thời gian nhỏ này rất quan trọng để đẩy nhanh tiến độ công việc của bạn.
Tôi nghĩ rằng bàn làm việc của các sếp và các cấp cao, những người làm việc nhanh nhẹn được sắp xếp ngăn nắp.
Hãy bắt đầu với những việc đơn giản như thống nhất ký hiệu tên của các tệp và đặt chúng lại với nhau trong các thư mục.
Luôn luôn nghĩ đến những cách làm sao để công việc được nhanh hơn
Những người đi làm sớm thường nghĩ rằng họ có những điểm tốt và tài năng, nhưng thực tế không phải vậy.
Ngay cả khi bạn làm việc nhanh như hiện tại, nó không nhanh khi bạn là một người mới.
Có lẽ bạn cũng như bạn, đã từng trải qua cảm giác đau khổ vì công việc chậm chạp và hay cáu giận. Nhưng nó chưa phải là kết thúc, và tôi đang nghĩ về cách tiến hành hiệu quả hơn và thu được nhiều kết quả hơn.
Những người làm việc nhanh luôn nghĩ đến việc trưởng thành với khát vọng, bất chấp những thất bại và thất bại lặp đi lặp lại.
Bằng cách lặp lại những suy nghĩ và thực hành, chúng tôi đã dần dần đạt được kết quả.
Nếu bạn lo lắng rằng công việc của bạn bị chậm, hãy sử dụng sự hối tiếc của bạn làm bàn đạp để tìm ra cách làm việc nhanh hơn.
Luôn nghĩ đến thứ tự ưu tiên
Những người đi làm sớm có thói quen suy nghĩ về các ưu tiên nhiệm vụ. Thủ tục được thực hiện xét mức độ ưu tiên như sau.
① Trước hết, hãy nắm bắt toàn bộ bức tranh
② Tiếp theo, tách các công việc ra
③ Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi
④ Xem xét việc thiết lập và tiến hành một cách hiệu quả
Chi tiết sẽ được giải thích ở phần sau của bài viết.
Luôn đánh giá xung quanh
Bạn có biết hàng xóm của bạn đang làm gì không? Những người làm việc tốt là những người tích cực giao tiếp với những người xung quanh họ.
Bằng cách hiểu những gì những người xung quanh bạn đang làm và tiến độ của bạn như thế nào, bạn sẽ có thể ứng phó một cách linh hoạt với tình huống.
Ví dụ: giả sử báo cáo của bạn yêu cầu phê duyệt cấp cao. Vào thời điểm này, những người đi làm sớm trước tiên hãy kiểm tra lịch trình của tiền bối. Và nếu bạn biết rằng tiền bối sẽ đi chơi vào buổi chiều, hãy xem lại lịch trình làm việc của bạn và ưu tiên việc viết báo cáo.
Điều gì sẽ xảy ra nếu điều này không nhìn kỹ xung quanh? Tôi sẽ tạm dừng việc viết báo cáo và làm công việc khác. Cuối cùng, tôi bắt đầu làm bản báo cáo, và vào thời điểm nó được hoàn thành, các tiền bối của tôi đã ra ngoài và sẽ không thể được chấp thuận.
Đoán trước được chỉ thị của cấp trên
Những người làm việc sớm không chỉ thực hiện các chỉ dẫn từ cấp trên của họ, mà còn nhìn về phía trước và hành động.
Ví dụ, nếu bạn được hướng dẫn "tạo một tài liệu" và biết rằng nó sẽ được sử dụng trong một cuộc họp, không chỉ tạo nó mà còn in nó ra và ghim.
Nếu bạn có thể chủ động hành động, bạn sẽ ở trong tình huống sẵn sàng khi cấp trên hướng dẫn thêm và bạn sẽ được ấn tượng rằng công việc của bạn rất nhanh.
Tạo ra danh sách công việc
Những người làm việc nhanh không chỉ nghĩ về các ưu tiên của họ mà còn hiển thị chúng dưới dạng "danh sách việc cần làm". Ví dụ: "10: 00 ~ Làm tài liệu cho cuộc họp" và "11: 00 ~ Bên ngoài", bạn quản lý thời gian và những gì bạn làm cụ thể bằng giấy, ứng dụng điện thoại thông minh và phần mềm PC.
Bằng cách này, bạn sẽ không phải tự hỏi phải làm gì. Bạn có thể tập trung vào những gì bạn cần làm bây giờ.
Khi kết thúc công việc, tôi sẽ viết ra những gì tôi nên làm vào ngày mai, ưu tiên nó và sau đó về nhà. Bằng cách đó, khi bạn đến làm việc, bạn sẽ không phải băn khoăn trước việc phải làm.
Hơn nữa, ngay cả khi bạn nghỉ ngơi do tình trạng thể chất không tốt, một người nào đó không phải bạn cũng có thể kiểm tra danh sách Việc cần làm. Bạn sẽ có thể đối phó một cách linh hoạt, chẳng hạn như nhờ một đồng nghiệp làm những công việc cần hoàn thành gấp.
Tạo tình huống công việc luôn không bị gián đoạn là điều quan trọng để đẩy nhanh tiến độ công việc.
Không quan tâm quá về tốc độ và chất lượng của công việc
Những người làm việc nhanh không thực sự quan tâm đến tốc độ. Thay vào đó, tôi hoàn toàn ý thức về việc "không phạm sai lầm".
Cho dù bạn làm việc nhanh như thế nào, nếu bạn mắc sai lầm, bạn có thể quay lại từ đầu. Tùy thuộc vào tiến độ của dự án, bạn có thể phải tạo lại vật liệu từ đầu.
Bạn có thể thiếu kiên nhẫn đến mức muốn vội vàng và mắc phải những sai lầm mà bình thường bạn không nghĩ tới.
Bằng cách làm đúng cách mà không gặp rắc rối, kết quả là công việc được thực hiện nhanh hơn và không có sai sót.
Sau đó, khi nói đến làm việc với sự chú ý kỹ lưỡng đến từng chi tiết, điều đó không đúng.
Tất nhiên, tôi có ý thức nâng cao chất lượng, nhưng tôi không đặt mục tiêu 100 điểm. Nếu bạn làm việc với tâm trí "cẩn thận và cầu toàn", bạn có thể chú ý đến các chi tiết một cách kỳ lạ.
Những người làm việc nhanh sẽ đạt được điểm đỗ mà không quá đặc biệt về tốc độ và chất lượng công việc.
Chuẩn bị và thiết lập kỹ lưỡng
Bạn có biết câu "8 phút để thiết lập, 2 phút cho công việc" không?
Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc chuẩn bị cho công việc, và có nghĩa là 80% công việc được hoàn thành nếu bạn thiết lập nó đúng cách.
"Chuẩn bị" và "thiết lập" là không thể thiếu để tiến hành công việc một cách nhanh chóng.
Bằng cách suy nghĩ về "những gì bạn phải làm" và "những gì bạn nên làm" và chuẩn bị cần thiết cho công việc, bạn có thể cải thiện tốc độ và hiệu quả công việc.
Đây cũng là trường hợp của danh sách Việc cần làm được giải thích trước đó.
Bằng cách kiểm tra và sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ cho ngày hôm sau sau giờ làm việc, bạn sẽ có thể hoàn thành nốt công việc buổi sáng của mình và đi trước những người khác một bước.
Đặc điểm của những người làm việc chậm
Những người đi làm chậm cũng có những đặc điểm chung. Kiểm tra xem bạn có thuộc trường hợp này không.
Không nắm được các bước của công việc
Nhiều người đi làm muộn không biết chính xác phải làm gì bây giờ. Bạn cũng có thể làm việc khác với nhiệm vụ mà bạn nên làm bây giờ.
Những người không hiểu nó sẽ mất bao lâu sẽ kém hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch và tạo danh sách việc cần làm đòi hỏi một bức tranh toàn cảnh về công việc của bạn.
Thói quen bỏ dở công việc
Bạn có đang bỏ dở nhiệm vụ không?
Những người có xu hướng làm việc muộn có xu hướng bỏ dở công việc. Tất nhiên, nếu đó là một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp thì không sao, nhưng việc bạn vô tình bỏ qua một nhiệm vụ quan trọng là chuyện thường xảy ra.
Trả lời email và viết báo cáo là những ví dụ về các nhiệm vụ dễ bị trì hoãn.
Một giải pháp là hãy lưu ý kiểm tra các mức độ ưu tiên mỗi lần và ước tính thời gian cần thiết cho công việc.
Chỉ học nhưng không hành
Những người làm việc muộn có xu hướng ít tạo ra output.
Tất nhiên, việc đọc sách và học cách đạt được kết quả là rất quan trọng, nhưng dù bạn tiếp thu được bao nhiêu kiến thức và phương pháp đi chăng nữa thì điều đó cũng vô nghĩa trừ khi bạn thực hành nó.
Nó không giống như đọc một cuốn sách kinh doanh và để nó như vậy? Nếu bạn có ít nhất một thứ để học bằng cách đọc một cuốn sách, hãy tập thói quen đưa nó vào thực tế ngay lập tức.
Lời cuối
Những người làm việc nhanh có những đặc điểm chung. Công việc nhanh hay chậm không phải do tính cách khác biệt hay trình độ chưa tốt mà sự khác biệt nằm ở việc “biết phương pháp và công cụ hiệu quả” và “cách tư duy”.
Bạn không cần phải bi quan rằng bạn đang làm việc chậm chạp. Nếu bạn thay đổi cách suy nghĩ và thói quen của mình, bạn sẽ có thể làm việc suôn sẻ và đạt được kết quả.
Trước hết, nên giao tiếp với những người xung quanh và tiếp thu các mô hình tư duy và mẹo làm việc của những người có thể làm được việc.
Và bạn nên áp dụng nó vào thực tế trong khi cố gắng không mắc lỗi nhiều nhất có thể.