Tài liệu là cốt lõi trong quy trình phân tích kinh doanh. Nó cung cấp thông tin, các tiêu chuẩn, chi tiết rõ ràng, giúp thu hẹp khoảng cách giữa các bên liên quan. Nhiệm vụ của Business Analyst là tạo ra nhiều tài liệu để cả nhóm kỹ thuật và phi kỹ thuật thống nhất hiểu biết về các vấn đề, mục tiêu kinh doanh, yêu cầu, giải pháp,.... Bài viết này BAC sẽ tổng hợp những loại tài liệu chính mà Business Analyst cần tạo.
1. Business Requirements Document (BRD)
Tài liệu mô tả yêu cầu nghiệp vụ là tài liệu phổ biến nhất đối với Business Analyst. BRD sẽ tóm tắt bức tranh toàn cảnh về dự án và nhu cầu kinh doanh của các bên liên quan. Đồng thời, nó cũng cung cấp thông tin chi tiết về mục đích, mục tiêu của dự án và các giải pháp đã được phê duyệt, các sản phẩm chính xác định phạm vi và lợi ích liên quan của việc thực hiện dự án.
Tài liệu yêu cầu kinh doanh là một trong những tài liệu phổ biến nhất
Các trường trong BRD sẽ thay đổi theo từng tổ chức, một số trường chính trong tài liệu BRD:
Chi tiết dự án Phần này bao gồm các thông tin như tên dự án, số dự án, chi tiết bộ phận tổ chức, nhà tài trợ kinh doanh, thông tin các bên liên quan chính,...
Tổng quan về dự án Tổng quan về dự án cung cấp các mục tiêu dự án cấp cao và lợi ích của chúng.
Phạm vi dự án và các hạng mục ngoài phạm vi Phạm vi dự án sẽ liệt kê các sản phẩm được bàn giao của dự án. Dự án nằm ngoài phạm vi liệt kê tất cả các mục được xác định là nằm ngoài phạm vi dự án.
Giả định Phần giả định sẽ cung cấp danh sách đầy đủ các giả định liên quan đến phạm vi công việc.
Quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai Trạng thái hiện tại của quy trình kinh doanh mô tả ảnh chụp nhanh về trạng thái hiện tại của tổ chức và trạng thái trong tương lai nêu bật các sản phẩm bàn giao của dự án.
Yêu cầu kinh doanh Yêu cầu kinh doanh là phần chính của BRD, liệt kê tất cả các mục hành động cần thiết để đạt được phạm vi dự án.
Quy tắc kinh doanh Phần quy tắc kinh doanh bao gồm tất cả các quy tắc kinh doanh liên quan đến dự án đã được các bên liên quan đồng ý và phê duyệt.
Rủi ro dự án Phần rủi ro của dự án bao gồm tất cả các rủi ro được xác định và các biện pháp giảm thiểu rủi ro.
Phân tích lợi ích chi phí Phân tích chi phí-lợi ích là phần cuối cùng của BRD. Trong phần này, bạn mô tả cách các mục tiêu của dự án sẽ tạo ra lợi nhuận cho tổ chức và ước tính ROI có thể đạt được khi thực hiện dự án.
2. Functional Requirements Document (FRD):
Tài liệu yêu cầu chức năng cung cấp thông tin về vấn đề kinh doanh và các giải pháp được phê duyệt. FRD là hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhóm kỹ thuật để đưa ra giải pháp được chấp nhận. Nó cung cấp thông tin về chức năng chính mà hệ thống giải pháp cần có và hiệu suất của hệ thống. FRD nắm bắt tất cả thông tin thực tế về sản phẩm giải pháp.
Business Analyst cần tạo cả tài liệu chức năng và phi chức năng
Tài liệu FRD tập trung nhiều hơn vào các chi tiết thực tế của giải pháp trong khi BRD tập trung vào tổng thể dự án. Các trường chính của tài liệu FRD:
Chi tiết dự án Phần chi tiết dự án bao gồm thông tin chi tiết về dự án, tương tự BRD.
Mô tả dự án Tổng quan về dự án, lợi ích của dự án và giải pháp đã được phê duyệt.
Bối cảnh dự án Bối cảnh dự án mô tả tuyên bố vấn đề của dự án và mục đích của dự án.
Phạm vi dự án và các hạng mục ngoài phạm vi Phạm vi dự án liệt kê tất cả các sản phẩm bàn giao của dự án, bao gồm các chi tiết kỹ thuật của hệ thống giải pháp. Dự án nằm ngoài phạm vi liệt kê tất cả các mục được xác định là nằm ngoài phạm vi dự án.
Giả định Phần giả định cung cấp danh sách đầy đủ các giả định liên quan đến phạm vi công việc.
Yêu cầu chức năng Phần yêu cầu chức năng mô tả những gì hệ thống phải làm.
Yêu cầu hoạt động Phần yêu cầu hoạt động mô tả cách hệ thống phải vận hành, hệ thống phải phản hồi nhanh như thế nào, cần cung cấp bao nhiêu phản hồi trong thời gian nhất định,....
Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu được sử dụng để theo dõi việc thực hiện các yêu cầu chức năng. Ma trận sẽ được cập nhật trong suốt dự án để hiển thị tiến độ đạt được trong việc thực hiện các yêu cầu chức năng.
Bảng chú giải Liệt kê tất cả các thuật ngữ kinh doanh và định nghĩa của chúng.
3. Non-Functional Requirements Document
Tài liệu yêu cầu phi chức năng xác định cách hệ thống phải hoạt động. Tài liệu này rất quan trọng cho việc thực hiện dự án, nó mô tả các khả năng vận hành hệ thống và các ràng buộc của nó. Yêu cầu phi chức năng cung cấp thông tin về người dùng hệ thống, khả năng mở rộng, hoạt động, phần cứng và phần mềm, hiệu suất, khả năng lưu giữ và dung lượng, khả năng truy cập và bảo mật.
Dưới đây là các trường chính trong tài liệu yêu cầu phi chức năng:
Bảo mật Bảo mật là phần quan trọng nhất của tài liệu yêu cầu phi chức năng.
Người dùng Phần này cung cấp thông tin về kỳ vọng của doanh nghiệp đối với số lượng người dùng sẽ sử dụng hệ thống.
Khả năng mở rộng Phần này nắm bắt những kỳ vọng của doanh nghiệp về khối lượng dữ liệu mà hệ thống phải hỗ trợ.
Hoạt động Bộ phận vận hành ở mỗi tổ chức là khác nhau. Dựa trên mức độ nghiêm trọng của sự cố, chiến lược khôi phục được xác định để giúp hệ thống hoạt động trở lại.
Phần cứng và phần mềm Phần này bao gồm thông tin về mọi thành phần phần cứng mới cần thiết để thực hiện dự án và thông số kỹ thuật của các thành phần phần cứng.
Hiệu suất Phần hiệu suất trả lời các câu hỏi như hệ thống cần thực hiện nhanh như thế nào. Thời gian đáp ứng của hệ thống sẽ là bao nhiêu?
Khả năng lưu giữ và công suất Phần lưu giữ và dung lượng nắm bắt các loại dữ liệu cần lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và khung thời gian lưu giữ dữ liệu cần thiết cho dữ liệu.
Khả năng tiếp cận Phần này nắm bắt thông tin về người có thể truy cập hệ thống và các yêu cầu tối thiểu để truy cập hệ thống.
4. Requirement Traceability Matrix (RTM)
Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu là tài liệu được sử dụng trong quá trình triển khai dự án để theo dõi các yêu cầu đối với các trường hợp thử nghiệm của nó và hơn nữa là bất kỳ lỗi nào. Mục đích chính của tài liệu này là để chứng minh rằng tất cả các yêu cầu đã được nhóm thực hiện dự án thực hiện và kiểm tra thành công.
RTM có vai trò quan trọng trong việc theo dõi requirement đối với test case
Yêu cầu Ma trận truy xuất nguồn gốc thường bao gồm các trường sau:
Số yêu cầu Số yêu cầu là số yêu cầu kinh doanh hoặc số yêu cầu chức năng được ghi lại trong tài liệu BRD hoặc FRD dựa trên các tiêu chuẩn của tổ chức.
Mô tả yêu cầu Mô tả ngắn gọn về yêu cầu.
Số trường hợp thử nghiệm Số test case là số duy nhất được sử dụng để xác định test case cho một yêu cầu cụ thể.
Mô tả trường hợp thử nghiệm Mô tả ngắn gọn về trường hợp thử nghiệm và các kịch bản của nó.
Kết quả thực hiện thử nghiệm Phần này ghi lại trường hợp kiểm thử là 'Đạt' hay Không đạt trong quá trình thực hiện trường hợp kiểm thử.
Số lỗi Nếu việc thực hiện trường hợp kiểm thử không thành công thì lỗi tương ứng sẽ được tạo ra và phần này ghi lại số duy nhất của lỗi.
Tình trạng lỗi Phần này được sử dụng để nắm bắt trạng thái lỗi như 'Mở' hoặc 'Hoàn thành'. Điều này giúp biết liệu lỗi đã được sửa và kiểm tra thành công hay chưa.
Trên đây là phân tích chi tiết với các loại tài liệu chính mà Business Analyst thường chuẩn bị. Hy vọng những thông tin được liệt kê trong bài viết sẽ giúp các bạn phần nào hình dung công việc của một chuyên gia phân tích kinh doanh. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.