Trong hai đến ba năm trở lại đây, khai thác quy trình (Process Mining) là một chủ đề đã thu hút rất nhiều sự chú ý. Trong giới kinh doanh, hiểu rõ và tối ưu hóa quy trình là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động và đạt được sự cạnh tranh bền vững. Với sự phát triển của công nghệ và khối lượng dữ liệu ngày càng lớn từ các hệ thống thông tin, Process Mining đã trở thành một công cụ quan trọng để phân tích và khám phá các quy trình nghiệp vụ.
Bài viết sau, hãy cùng BAC khám phá 10 lý do hàng đầu mà BA nên tận dụng việc khai thác quy trình thông qua Process Mining, đồng thời hiểu rõ hơn tại sao công cụ này lại trở thành một yếu tố không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu suất và cải thiện quy trình nghiệp vụ nhé.
Hiểu rõ tình hình công ty
Trong phân tích nghiệp vụ truyền thống, thông tin thu thập cũng như các mô hình được tạo ra thường dựa trên nhận thức của mọi người hơn là dựa vào thực tế. Đây là một rủi ro tiềm ẩn. Thực tế, khai thác quy trình có thể tự động khám phá các quy trình khi chúng được thực thi trong tổ chức. Đồng nghĩa với việc chúng ta có thể bắt đầu làm việc với thực tế nhiều hơn là dựa trên lý thuyết. Tùy thuộc vào từng tình huống mà BA có thể nắm bắt thực tế đó để phân tích và giải quyết vấn đề một cách trực tiếp. Hành động đúng đắn Việc sử dụng khai thác quy trình không chỉ để khám phá mô hình quy trình hay các quá trình con mà còn cung cấp dữ liệu khách quan và đáng tin cậy về cách quy trình hoạt động. Điển hình như thời gian chu kỳ, chi phí, tắc nghẽn, sai lệch,... Khai thác quy trình giúp xác định các nguyên nhân thực sự gây ra sự cố đồng thời giúp hiểu rõ mức độ xảy ra vấn đề phát sinh thông qua tương tác giữa các quy trình với nhau.
Tận dụng tối đa dữ liệu
Thông thường, khối lượng khổng lồ của dữ liệu có thể lấn át khả năng phân tích của con người. Dẫn đến việc người phân tích buộc phải đưa ra quyết định dựa trên các mẫu nhỏ. Với việc khai thác quy trình, bạn có thể tận dụng tối đa các tập dữ liệu khối lượng lớn. Khai thác quy trình được thực hiện trên hàng trăm nghìn trường hợp và sự kiện được lưu trữ trong hệ thống thông tin hoặc cơ sở dữ liệu. Process Mining chỉ đơn giản là làm cho dữ liệu đó dễ truy cập và dễ dàng xử lý hơn.
Giải mã sự phức tạp
Đôi khi, việc tiến hành phân tích nghiệp vụ được ví như như mò kim đáy bể. Khai thác quy trình là một phương pháp giúp giải mã sự phức tạp của các quy trình nghiệp vụ bằng cách tập trung vào dữ liệu thực tế về hoạt động của tổ chức. Thông qua việc tận dụng các công cụ khai thác quy trình hiện đại, bạn có thể dễ dàng lọc, sắp xếp và trình bày dữ liệu. Qua đó giúp khám phá, kiểm tra và phân tích dữ liệu hoạt động, xác định nguyên nhân gốc rễ và các vấn đề khác.
Đồng bộ hóa các biến thể của quy trình
Khai thác quy trình có thể giúp bạn phân tích và điều chỉnh những cách thức khác nhau để thực hiện cùng một quy trình giữa các đơn vị, nhóm hoặc khu vực khác nhau. Thông thường, những người đang xem xét việc khai thác quy trình sẽ tin rằng chỉ có một đường dẫn duy nhất, điều này thường không đúng. Hài hòa và đồng bộ hóa các biến thể của quy trình trong các trường hợp phổ biến là cách khôn ngoan để đảm bảo kết quả đầu ra nhất quán.
Nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro
Mục tiêu quan trọng của BA là giảm thiểu việc thực hiện lại, tránh lãng phí tài nguyên, đảm bảo việc tuân thủ và giảm lỗi phát sinh. Bằng việc xem xét quy trình từ đầu đến cuối, không khó để nhận thấy giải pháp thông minh nhất không hẳn là giải pháp được hình thành rõ ràng nhất. Hình dung, trực quan hóa tất cả các tác động và sử dụng mô phỏng để kiểm tra tất cả các giả thiết sẽ đảm bảo bạn đang đi đúng hướng, khắc phục đúng vấn đề và đạt được hiệu quả thực sự. Do vậy mà khai thác quy trình được coi là một phương tiện tuyệt vời để nâng cao năng suất, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.
Hỗ trợ tự động hóa quy trình
Thực tế ngày nay, phần lớn hoạt động phân tích và thiết kế trong doanh nghiệp hầu hết đều tập trung vào việc tự động hóa. Việc sử dụng mô phỏng như một phần của process mining cho phép BA nhìn thấy tác động rõ hơn của tự động hóa.
Tự động hóa thường được áp dụng vào phần không đúng của quy trình hoặc áp dụng sai loại công nghệ. Thông qua việc khai thác quy trình, kiểm tra tác động của tự động hóa, chạy nhiều kịch bản và phân tích chi phí, tài nguyên, BA hoàn toàn có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Hãy xác định và xác thực các tùy chọn tự động hóa trước khi triển khai. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, giảm công sức lãng phí cho việc tự động hóa sai.
Xác nhận sự phù hợp của quy trình
Đối với hầu hết những người lần đầu tiên thử khai thác quy trình, họ thường sẽ ngạc nhiên về sự khác biệt của mô hình quy trình đã thiết kế và mô hình quy trình thực tế. Khai thác quy trình giúp bạn so sánh các mô hình quy trình dự kiến và thực tế, đồng thời phát hiện bất kỳ sai lệch hoặc vấn đề không phù hợp nào. Những vấn đề có thể phát sinh do thiết kế kém chất lượng, thiếu đào tạo hoặc bất kỳ vấn đề nào khác. BA cần lưu ý rằng, việc thiếu sự tuân thủ có thể dẫn đến những rủi ro kinh doanh đáng kể, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.
Giám sát và cải thiện quy trình liên tục
Việc sử dụng process mining để giám sát và cải thiện quy trình giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên doanh nghiệp. Công ty của bạn đã bao giờ chi tiêu một số tiền không nhỏ vào các cuộc khảo sát về sự hài lòng của khách hàng để thu thập dữ liệu NPS chưa? Với việc giám sát quy trình dựa trên kết quả, doanh nghiệp không cần thiết phải làm điều đó. Bởi lẽ như quy trình giao hàng, bạn có thể dễ dàng nhận thấy mình có giao hàng đúng giờ hay không, dự đoán thời điểm bạn có thể không giao hàng và đưa ra cảnh báo để khắc phục vấn đề trước khi chúng trở thành sự cố. Khi ngày càng có nhiều quy trình được tự động hóa, việc theo dõi và cải thiện chỉ thông qua việc giám sát dữ liệu sẽ ngày càng ít đi thay vào đó việc khai thác, giám sát quy trình theo thời gian thực sẽ trở thành tiêu chuẩn.
Tạo ra điểm chân lý duy nhất
Khái niệm về điểm chân lý duy nhất có thể được sử dụng quá mức dẫn đến việc bị lạm dụng. Trong trường hợp này, điểm chân lý là các sự thật về những gì đang diễn ra hoặc sẽ xảy ra với một quy trình. Giảm nhu cầu quyết định chỉ dựa trên ý kiến có thể giúp việc hiểu các vấn đề và ủng hộ những thay đổi. Một số nhà cung cấp, chẳng hạn như Apromore, không chỉ có thể cung cấp cái nhìn về một quy trình đơn lẻ, mà còn có thể giữ cấu trúc của toàn bộ quy trình. Do đó bạn có thể thực hiện phân tích, trong đó tương tác giữa các quy trình có thể gây ra sự cố không mong muốn. Nhờ vậy giúp người quản lý doanh nghiệp hiểu rằng vấn đề không chỉ nằm ở quy trình đang được phân tích mà thay vào đó là cả một quá trình liên quan.
Tóm lại, vấn đề đặt ra không phải là BA có nên sử dụng việc khai thác quy trình hay không mà là thời điểm và cách sử dụng tốt nhất của nó. Với sự phát triển và hỗ trợ ưu việt, Process Mining sẽ không chỉ là một công cụ chỉ dành riêng cho các chuyên gia trình độ cao mà thay vào đó, nó sẽ trở thành một công cụ phổ biến giúp mọi người hiểu rõ hơn về quy trình nghiệp vụ và tạo ra những quyết định dựa trên dẫn chứng và dữ liệu thực tế. Cùng nâng tầm công việc với những bài viết hữu ích tại BAC's Blog nhé!