Với vai trò là một Business Analyst (BA), đôi khi các cuộc meeting có thể trở thành một phần không thể thiếu trong công việc của bạn. Tuy nhiên, để cuộc họp trở nên hiệu quả và mang lại kết quả tốt, BA cần luyện tập và áp dụng một số kỹ năng nhất định. Trong bài viết này, BAC sẽ lý giải nguyên nhân tại sao các cuộc họp ảo có thể trở thành cơ hội lớn cho BA tâm tầng sự nghiệp và bật mí 3 tip hay để BA tổ chức các cuộc họp meeting online hiệu quả hơn.
1. Cuộc họp meeting online tạo cơ hội giúp BA phát triển sự nghiệp
Giao tiếp và xây dựng mối quan hệ:
Các buổi họp meeting là cơ hội để BA giao tiếp và tạo mối quan hệ với các bên liên quan trong tổ chức. Thông qua việc thể hiện kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng lắng nghe và giải quyết tình huống, BA có thể xây dựng được một mạng lưới quan hệ chặt chẽ với quản lý, đồng nghiệp và khách hàng. Đây có thể mở ra cơ hội được tăng cường hợp tác cũng như nhận được sự ủng hộ và tin tưởng trong công việc.
Phát triển kỹ năng lãnh đạo:
Trong các cuộc meeting, BA thường đảm nhận vai trò lãnh đạo. Việc tạo không gian cho mọi người trao đổi ý kiến, dẫn dắt cuộc họp, quản lý thời gian và đưa ra quyết định sáng suốt đều là những yếu tố quan trọng trong kỹ năng lãnh đạo. Một khi bạn thể hiện được khả năng lãnh đạo trong các cuộc họp, bạn hoàn toàn có thể nhận được sự công nhận và tạo dấu ấn mạnh trong sự nghiệp.
Mở rộng kiến thức và kỹ năng:
Các cuộc họp thường là nơi để trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức và học hỏi từ những người có kinh nghiệm. Tham gia vào các cuộc meeting, BA có cơ hội mở rộng kiến thức và kỹ năng của mình thông qua việc nghe những ý kiến khác nhau, quan sát được những điều cần cải thiện và nên học tập từ đồng nghiệp. Đây cũng là nơi để BA trình bày những phân tích, đề xuất và giải pháp cho các vấn đề liên quan đến dự án. Thê hiện tốt điều này giúp xây dựng uy tín chuyên môn cho BA. Qua đó có thể dẫn đến những cơ hội mới và thăng tiến trong sự nghiệp.
Chuyển đổi hình thức làm việc:
Nếu bạn có thể làm tốt việc handle các cuộc họp online và mong muốn thực hiện điều này một cách hiệu quả trong các dự án tiếp theo, thì bạn hoàn toàn có thể áp dụng chúng lâu dài. Chuyển đổi hình thức làm việc từ gặp mặt sang trực tuyến có thể tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí hơn cho cả BA lẫn các bên liên quan trực tiếp/gián tiếp của dự án.
2. Mẹo hay giúp BA tổ chức cuộc họp meeting hiệu quả
Áp dụng kinh nghiệm và các phương pháp tốt nhất đã được thử nghiệm:
Đừng để cuộc meeting online trở thành cái cớ để bạn rời bỏ những phương pháp hay nhất đã được kiểm chứng trong quá trình làm việc nhóm. Bởi lẽ, bạn hoàn toàn có thể áp dụng những phương pháp này thông qua các cuộc họp trực tuyến. Điển hình như:
Quan sát: Bạn hoàn toàn có thể quan sát thái độ, biểu hiện của các bên tham gia thông qua việc chia sẻ màn hình. Chỉ cần một thiết bị thông minh với kết nối wifi mạnh, bạn hoàn toàn có thể quan sát tất cả mọi người thông qua màn hình.
Brainstorming: BA có thể sử dụng kỹ thuật "brainstorming" để khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến và ý tưởng. Thay vì chỉ một người phát biểu, mỗi thành viên có thể gửi ý kiến của họ trong chat hoặc thực hiện thông qua Google document hay bảng trắng ảo. Điều này tạo ra một môi trường tương tác và tạo cơ hội cho mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định.
Mô hình trực quan và tài liệu: Việc tạo các tài liệu như mô hình quy trình nghiệp vụ, use case và mô hình dữ liệu đều cực kỳ hữu ích và hoàn toàn có thể thực hiện hiệu quả thông qua cuộc họp trực tuyến.
Diễn đạt ngôn ngữ cơ thể bằng lời nói:
Nếu như ở các cuộc họp trực tiếp, mọi người cùng nhau tập trung xem xét tài liệu và trao đổi trong cùng một căn phòng thì hẳn bạn đã quen với việc nhận biết ngôn ngữ cơ thể để hiểu hơn về suy nghĩ của đối phương. Tuy nhiên điều đó khó khăn hơn rất nhiều với các cuộc họp online, ngay cả khi bạn đang chia sẻ màn hình.
Tín hiệu không tốt hay việc chia sẻ bị gián đoạn có thể khiến bạn hiểu nhầm hoặc thu thập thông tin không chính xác. Vì vậy, cả bạn và những người cùng tham gia đều cần diễn đạt bằng lời nói nhiều hơn. Để áp dụng phương pháp này, bạn cần yêu cầu các thành viên tham gia diễn đạt nhiều hơn bằng lời nói thay vì chỉ sử dụng các biểu tượng cảm xúc hoặc chat. Ví dụ, bạn có thể hỏi: "Bạn có ý kiến gì về vấn đề này? Hãy nêu ra bằng lời nói để chúng ta hiểu rõ hơn." Bằng cách này, mọi người có thể truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng và tránh hiểu lầm do thiếu ngôn ngữ cơ thể. Bạn cũng nên diễn đạt rõ ràng hơn bằng cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh sử dụng thuật ngữ phức tạp, đồng thời lắng nghe và đặt câu hỏi để đảm bảo mọi người hiểu rõ ý kiến và thông điệp được truyền đạt.
Rõ ràng về quy trình phân tích hoạt động kinh doanh của bạn:
Mọi người sẽ tham gia cuộc họp trực tuyến một cách tự nhiên hơn khi họ biết bước tiếp theo là gì và công việc của họ liên quan như thế nào đến tổng quan dự án. Trước khi bắt đầu thảo luận về một vấn đề cụ thể, bạn nên trình bày một tóm tắt về quy trình phân tích nghiệp vụ và vai trò của từng thành viên trong quy trình đó. Ví dụ, bạn có thể trình bày: "Trong quy trình phân tích nghiệp vụ, bước đầu tiên là thu thập yêu cầu từ khách hàng. Vai trò của bạn là làm việc với khách hàng và ghi chép các yêu cầu. Bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu thảo luận về yêu cầu này." Điều này giúp mọi người hiểu rõ hơn về cách công việc của họ gắn liền với tổng quan dự án, họ có thể nhìn thấy mục tiêu chung và hiểu rõ hơn về cách đóng góp của mình vào cuộc họp. Đồng thời qua đó bạn cũng nên tạo cơ hội cho mọi người đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến và đảm bảo rằng mọi người đang theo kịp với quy trình và hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
Như vậy, thông qua bài viết, BAC đã lý giải nguyên nhân tại sao các cuộc họp ảo có thể trở thành cơ hội lớn cho BA tâm tầng sự nghiệp và bật mí 3 tip hay để BA tổ chức các cuộc họp meeting online hiệu quả hơn. Cả 3 mẹo trên đều giúp tăng tính tương tác, sự rõ ràng và hiệu quả trong cuộc họp trực tuyến. Tùy vào nhu cầu và bối cảnh cụ thể của cuộc họp, bạn có thể tùy chỉnh, lựa chọn và áp dụng phương pháp phù hợp. Chúc bạn đạt được nhiều thành công trong sự nghiệp và đừng quên ủng hộ BAC để theo dõi những bài viết mới nhất tại BAC's Blog nhé.
Nguồn tham khảo: https://www.bridging-the-gap.com/