Vai trò của một nhà phân tích nghiệp vụ hiện đang ở mức cao nhất mọi thời đại và không ngừng phát triển. Đúng như dự đoán, nó nhanh chóng vươn lên dẫn đầu danh sách việc làm đáng mơ ước, với tốc độ tăng trưởng 14% chưa từng có được dự đoán từ năm 2014 đến năm 2024.
Bạn có mong muốn làm việc như một Business Analyst nhưng không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu hoặc cần những bằng cấp gì cho vị trí này? Làm thế nào một người không có kinh nghiệm có thể trở thành một nhà phân tích nghiệp vụ? Bạn đã đến đúng nơi nếu bạn nằm trong số những người tôn trọng ngành này và muốn làm nhà phân tích nghiệp vụ nhưng đáng tiếc là lại thiếu kinh nghiệm cần thiết.
1. Tìm hiểu cơ bản của nghiệp vụ
Vị trí của nhà phân tích nghiệp vụ có liên quan mật thiết đến nguồn doanh thu, chiến lược, thế mạnh và việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ của tổ chức. Một "nhà phân tích nghiệp vụ" giúp công ty dẫn đầu thị trường bằng cách phát triển hàng hóa và dịch vụ tốt hơn, thúc đẩy mở rộng tài chính và nâng cao hiệu quả thông qua việc loại bỏ sự kém hiệu quả cũng như sửa đổi các công cụ và quy trình.
Các nhà phân tích nghiệp vụ hiểu được điểm mạnh, điểm yếu và mục tiêu của tổ chức. Họ cũng phân tích nhu cầu và đưa ra các giải pháp tiềm năng. Cuối cùng, họ tạo ra các kế hoạch thay đổi, thực hiện chúng, cộng tác chặt chẽ với các bên liên quan và loại bỏ sự thiếu hiệu quả ở các lĩnh vực khác nhau của tổ chức. Do đó, tìm hiểu cách thức hoạt động của các doanh nghiệp và cách các bộ phận khác nhau cộng tác chặt chẽ để phục vụ cả khách hàng nội bộ và bên ngoài là bước đầu tiên.
Khi đề xuất sửa đổi quy trình hoặc các ứng dụng/công cụ mới cho các dự án cải tiến tổ chức, các BA cần có hiểu biết vững chắc về nhiều chức năng, mục tiêu, các bên liên quan và khách hàng của họ. Trong trường hợp không có sự hiểu biết toàn diện về các phòng ban và mục tiêu của họ, một số bộ phận của công ty có thể thu được lợi ích từ một số giải pháp và công cụ nhất định, trong khi những bộ phận khác có thể gặp phải tình trạng thiếu hiệu quả, lãng phí công sức và quy trình dài dòng.
2. Tìm hiểu quy trình phân tích nghiệp vụ
Kết quả của một nhiệm vụ được tiếp cận bằng phương pháp dựa trên quy trình sẽ nhất quán và có thể dự đoán được hơn; quá trình phân tích nghiệp vụ cũng vậy. Vì quá trình phân tích nghiệp vụ chắc chắn sẽ vượt qua các ranh giới chức năng nên việc hiểu toàn bộ quá trình là rất quan trọng để phát triển một giải pháp toàn diện và thành công.
3. Phát triển kiến thức miền
Để có thêm kinh nghiệm và hiểu biết, bạn có thể chọn làm việc trong lĩnh vực bạn đang làm hoặc lĩnh vực mà bạn quan tâm. Để trở thành một BA hiệu quả, người không chỉ hiểu rõ các quy định khi tạo ra giải pháp mà còn đóng vai trò là cố vấn đáng tin cậy cho các bên liên quan, điều quan trọng là phải làm quen với các từ ngữ, quy tắc cơ bản và quy định liên quan đến miền.
Có một số cách để tìm hiểu thêm về miền, chẳng hạn như tham khảo tài liệu sản phẩm và tài nguyên có thể truy cập được cho dự án của bạn, sau đó truy cập lại bất kỳ nguồn đáng tin cậy nào (sách, bài báo đã xuất bản, bài báo hoặc nội dung chuyên môn như podcast) có liên quan đến chủ đề.
4. Xây dựng kỹ năng hành vi
Trở thành một nhà phân tích nghiệp vụ tiến bộ đòi hỏi phải phát triển khả năng làm việc tốt với mọi người, bao gồm các kỹ năng hỗ trợ và giao tiếp.
Các BA phải thành thạo trong giao tiếp để tiến hành các cuộc họp với các bên liên quan, thuyết phục nhóm chấp nhận giải pháp được đề xuất và tương tác với nhiều bên liên quan khác nhau về việc đưa ra, xác nhận và phân tích yêu cầu. Viết các yêu cầu chính xác, ngắn gọn và rõ ràng là một kỹ năng cần thiết đối với các nhà phân tích nghiệp vụ, vì vậy, để trở thành một BA thành thạo cũng đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản mạnh mẽ, cũng như khả năng tạo điều kiện, đàm phán, tương tác với các bên liên quan, lắng nghe tích cực, giải quyết xung đột và suy nghĩ sáng tạo.
5. Thực hiện mô hình, sơ đồ và các công cụ phần mềm khác
Đạt được trình độ thành thạo với các công cụ BA phổ biến cần thiết cho công việc hàng ngày của BA là điều cần thiết để trở thành một BA có năng lực. Những công cụ này bao gồm: Công cụ BPM: BizAgi và Microsoft Visio BPM: được sử dụng trong việc tạo quy trình làm việc, trường hợp sử dụng và sơ đồ. Atlassian JIRA: để quản lý tồn đọng sản phẩm và tạo câu chuyện của người dùng trong các dự án linh hoạt Các công cụ lập sơ đồ, mô hình hóa và tạo mẫu: Balsamiq, Star UML
6. Tìm hiểu cơ bản về phân tích dữ liệu sử dụng EXCEL
Các nhà phân tích nghiệp vụ thường xuyên phải tìm cách khắc phục hoặc giải pháp thay thế cho các vấn đề hoặc cải tiến và để phân tích đầy đủ bất kỳ lựa chọn nào, điều quan trọng là phải hiểu nền tảng của nó.
Do đó, điều cần thiết là nhà phân tích nghiệp vụ phải phân tích dữ liệu và sử dụng các dữ kiện phù hợp trong khi đánh giá các lựa chọn. Phân tích dữ liệu sẽ cần thiết cho một số mục đích, bao gồm phân tích hiệu quả, đánh giá nhu cầu và phân bổ kinh phí dự kiến của dự án.
Một số lượng lớn biểu đồ và công cụ phân tích, chẳng hạn như bảng tổng hợp, có sẵn trong Microsoft Excel để giúp bạn trình bày dữ liệu của mình và rút ra những hiểu biết cũng như quyết định từ dữ liệu đó. Thực hành ngày càng nhiều về những điều đó sẽ giúp bạn sớm thành thạo việc phân tích dữ liệu bằng MS Excel.
7. Làm quen với các công cụ văn phòng như WORD, EXCEL, POWER POINT
Vì bạn sẽ sử dụng các sản phẩm Microsoft Office trong suốt quãng đời còn lại nên việc sử dụng chúng thành thạo càng sớm càng tốt sẽ có lợi cho nghề nghiệp của bạn. Microsoft Word: Một trong những sản phẩm tài liệu được sử dụng thường xuyên nhất. MS Excel: Một công cụ tuyệt vời để hiển thị và phân tích dữ liệu. Microsoft PowerPoint: Sản phẩm được lựa chọn cho tất cả các bản thuyết trình của bạn.
8. Làm việc với các điều khoản ngành và từ thuật ngữ/ từ vựng
Các từ viết tắt liên quan đến ngành và quản lý dự án là một phương pháp tuyệt vời để bắt đầu đóng góp đáng kể và có đôi chân vững chắc. Khi làm việc với các bên liên quan, điều này giúp ích rất nhiều cho việc giao tiếp và gia tăng giá trị.
9. Lấy chứng chỉ
Việc đạt được chứng chỉ Nhà phân tích nghiệp vụ quốc tế sẽ tăng thêm nhiều giá trị cho sơ yếu lý lịch của người tìm việc cho vị trí BA, bên cạnh trình độ học vấn, kinh nghiệm và tài năng. Ngoài việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc gia nhập một tổ chức, chứng chỉ quốc tế còn hỗ trợ việc tiếp thu kiến thức và kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu nghề nghiệp của một người tại nơi làm việc.
Chứng chỉ là sự xác minh của bên thứ ba về chuyên môn của bạn trong lĩnh vực này. Nó không chỉ thể hiện cam kết của bạn đối với sự phát triển nghề nghiệp và sự sẵn sàng vượt lên trên để thực hiện đánh giá độc lập về bản thân mà còn nêu bật bản chất chủ động của bạn trong việc học các kỹ năng phù hợp với công việc của bạn. Vì IIBA là một tổ chức quốc tế được biết đến rộng rãi nên chắc chắn tỷ lệ cược sẽ nghiêng về những người có chứng chỉ phân tích kinh doanh từ tổ chức này.
Đây là 8 lợi ích đã được chứng minh của chứng chỉ:
- Thuê các nhà phân tích nghiệp vụ được đào tạo đang trở thành lựa chọn được các nhà tuyển dụng ưu tiên.
- Đạt được chứng chỉ có thể dẫn đến tăng lương từ 15% đến 50%.
- Chứng chỉ sẽ đẩy nhanh sự thăng tiến nghề nghiệp của bạn lên vị trí điều hành cấp cao hoặc C-Suite.
- Có nhiều khả năng bạn sẽ được giao cho những dự án tổ chức phức tạp và quan trọng hơn.
- Đó là sự đánh giá khách quan, có thể kiểm chứng về khả năng và danh tiếng của bạn.
- Bất kể chức năng hoặc kinh nghiệm của bạn là gì, nó đều cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về vai trò và năng lực của BA.
- Cung cấp bản tóm tắt và giới thiệu kỹ lưỡng về các phương pháp BA bên ngoài vị trí của bạn.
- Dẫn đến sự gia tăng sự tự tin và khả năng thực hiện các sáng kiến khác với những gì bạn đã làm trước đây.
- Việc có chứng nhận giúp bạn luôn đi đầu trong các xu hướng và cải thiện kỹ năng của mình. Kiến thức và khả năng được cải thiện của bạn giúp bạn làm việc hiệu quả và tự tin hơn. Các hiệp hội nghề nghiệp, như IIBA, đã chủ động hơn đáng kể trong việc xây dựng quan hệ đối tác với các doanh nghiệp và tổ chức. Đi trước trong thị trường lao động chắc chắn là có lợi.
Đạt được chứng nhận có thể tăng năng suất, giảm bớt sự không chắc chắn và mở rộng triển vọng kinh doanh. Một nhà phân tích nghiệp vụ có trình độ sẽ xem xét các phương pháp và quy trình phân tích kinh doanh từ một góc độ rộng hơn. Các công ty cũng tôn vinh mọi người vì sự cống hiến và nỗ lực chăm chỉ mà ứng viên đã bỏ ra để chuẩn bị và vượt qua các kỳ thi lấy chứng chỉ.
10. Networking
“Hãy cho tôi xem bạn bè của bạn, tôi sẽ cho bạn biết bạn là ai” là một câu tục ngữ trong văn hóa Hy Lạp. Chúng ta bị ảnh hưởng bởi những người mà chúng ta dành thời gian cùng, do đó, điều quan trọng là phải lựa chọn bạn bè một cách cẩn thận và bao quanh mình là những hình mẫu tích cực. Dưới đây là một số gợi ý chắc chắn để giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu trở thành một BA lành nghề. Quan sát những người có thành tích cao nhất trong lĩnh vực BA.
Hãy lắng nghe podcast hoặc sách nói của những nhà lãnh đạo tư tưởng BA. Xem qua các cuốn sách và bài viết được viết bởi BA. Xem các kênh YouTube nổi tiếng về BA, chẳng hạn như Bridging the Gap, IIBA và Adaptive US. Tham gia vào các nhóm chuyên môn trực tuyến, diễn đàn thảo luận phân tích nghiệp vụ và các nhóm khác trên LinkedIn. Tham gia vào các hội nghị khu vực và các tổ chức IIBA địa phương.
Đăng ký tham gia các hội thảo và sự kiện trên web của IIBA bằng cách trở thành thành viên. Điều này làm tăng các lựa chọn nghề nghiệp của bạn và chắc chắn sẽ mở ra những cánh cửa mới cho bạn. Bạn không cần phải tổn thương trái tim hay hủy hoại hộp sọ của mình để trở thành một nhà phân tích kinh doanh; bạn có thể làm điều đó mà không cần bất kỳ kinh nghiệm nào.
Tham gia vào lĩnh vực phân tích nghiệp vụ mà không có chuyên môn trước đó có vẻ như là một mục tiêu khó khăn, nhưng nó hoàn toàn có thể thực hiện được nếu có một kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng, sự kiên trì và tự tin trong việc tuân theo kế hoạch.Điều duy nhất hạn chế ước mơ và khả năng của chúng ta chính là suy nghĩ và khát vọng của chúng ta. Mọi nỗ lực đều có thể đạt được nếu những hành động nhỏ và nhất quán được thực hiện hướng tới mục tiêu.
Một BA lành nghề có thể giúp tổ chức thành công bằng cách tăng doanh thu đồng thời kiểm soát chi phí và duy trì lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. Do đó, hãy lập kế hoạch, thu thập kiến thức và khả năng cần thiết, đồng thời mở đường dẫn đến thành công trong một trong những lĩnh vực hấp dẫn và phát triển nhanh nhất. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.