Các nhà phân tích nghiệp vụ là một lực lượng nhân lực quan trọng góp phần trong sự thành công của mọi doanh nghiệp. Các công cụ phân tích kinh doanh giúp các nhà phân tích nghiệp vụ dễ dàng thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả và cải thiện các quy trình và dịch vụ kinh doanh. Hãy cùng BAC tìm kiếm các công cụ phù hợp với dự án của bạn nhé.
1. Các công cụ dành cho Business Analyst là gì
Công cụ dành cho nhà phân tích nghiệp vụ là các chương trình phần mềm được sử dụng trong quản lý dự án cho doanh nghiệp. Công việc của các business analyst là xác định nhu cầu của khách hàng và cung cấp giải pháp để đáp ứng những nhu cầu đó. Điều này trở nên khả thi nhờ trực quan hóa phân tích và thiết kế mạnh mẽ được cung cấp bởi các công cụ phân tích kinh doanh. Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ có thể tạo ra các khái niệm kinh doanh sáng tạo bằng cách sử dụng những hiểu biết sâu sắc của các công cụ này.
Quản lý quy trình kinh doanh sử dụng các phương pháp này để giảm công việc lặp đi lặp lại và tăng năng suất hoạt động. Để ngăn ngừa sai sót và tăng độ chính xác của phân tích, họ tự động hóa quy trình kinh doanh. Những tài nguyên này hỗ trợ các nhà phân tích kinh doanh trong việc áp dụng quy trình ra quyết định dựa trên dữ liệu, dựa trên thực tế.
2. Tại sao nên tận dụng các công cụ này
Vì chúng hỗ trợ đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn nên các công cụ này là một phần quan trọng của toàn bộ quy trình kinh doanh. Có thể tránh lãng phí tiền bạc, thời gian hoặc công sức bằng cách sử dụng các công cụ đánh giá hiệu quả này của các nhà phân tích nghiệp vụ. Các chương trình phần mềm này giúp doanh nghiệp và khách hàng giao tiếp đơn giản hơn nhiều.
Trong quá trình phát triển một dự án, làm việc nhóm hiệu quả cũng rất cần thiết. Các công cụ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi dễ dàng những hiểu biết và thông tin có giá trị giữa các bên liên quan. Để giảm thiểu sai sót và đảm bảo hiệu quả hoạt động, chúng cũng cung cấp các nền tảng tự động hóa công việc phân tích trở nên đơn giản hơn.
3. Các công cụ tốt nhất dành cho Business Analyst
3.1. Accompa:
Accompa là một công cụ quản lý yêu cầu dựa trên đám mây được sử dụng để theo dõi và quản lý các yêu cầu của người dùng và doanh nghiệp một cách hiệu quả. Khách hàng và tổ chức kinh doanh có thể tương tác thông qua email và các biểu mẫu dựa trên web. Nền tảng này cho phép người dùng theo dõi các thay đổi trong yêu cầu nghiệp vụ và xác định các yêu cầu phụ thuộc.
- Loại công cụ: Công cụ quản lý yêu cầu
- Các công ty sử dụng Accompa: Samsung, Intel, Dell, Verizon, VMware
- Giá cả và tính sẵn có của Accompa: dao động từ $199-$799/tháng
3.2. Adobe XD:
Giao diện người dùng trực quan có thể được thiết kế và bố trí bằng công cụ wireframing Adobe XD, thường được gọi là Adobe Experience Design. Các nguyên mẫu và thiết kế màn hình cho các ứng dụng phần mềm, trang web và ứng dụng di động được tạo ra bởi chương trình đa năng này. Bằng cách sử dụng công cụ này, các nhà phân tích nghiệp vụ có thể đảm bảo rằng giao diện người dùng đáp ứng mong đợi của họ về trải nghiệm phần mềm tối ưu.
- Loại công cụ: Công cụ tạo khung (Wireframing)
- Các công ty sử dụng Adobe XD: T-Mobile, Dell, LPL Financial, Brookings Institution
- Chi phí và tính khả dụng của Adobe XD: dao động từ $10-$23/ tháng
3.3. Asana:
Asana là một công cụ phổ biến được sử dụng trong quản lý công việc và tổ chức dự án. Nó có các tính năng hữu ích để trực quan hóa tiến độ dự án và theo dõi hoạt động của nhóm. Asana cũng được sử dụng để quản lý các dự án Agile và quy trình scrum. Các nhà quản lý và phân tích dự án cũng có thể sử dụng Asana để lên lịch và tổ chức các sự kiện và cuộc họp.
- Loại công cụ: Công cụ quản lý dự án
- Các công ty sử dụng Asana: Amazon, Google, Deloitte, Snap Inc., Business Insider, Avon, PayPal, Slack, Uber, Spotify
- Chi phí và tính khả dụng của Asana: Miễn phí, hoặc dao động từ $11-$25/tháng.
3.4. Figma:
Figma là một ứng dụng thiết kế giao diện người dùng có các thành phần dành cho các ứng dụng phần mềm wireframing như ứng dụng máy tính để bàn, ứng dụng di động và trang web. Nó cũng có thể hỗ trợ tạo mẫu thiết kế và bố cục giao diện. Figma là một ứng dụng dựa trên web với các tính năng thú vị bổ sung trên ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn cho phép người dùng tương tác với các nguyên mẫu của Figma.
- Loại công cụ: Công cụ wireframing
- Các công ty sử dụng Figma: Bitpanda, Primer, Github, Microsoft, Uber, Rakuten, Zoom
- Chi phí và tính khả dụng của Figma: Miễn phí hoặc $12/tháng
3.5. Hubspot:
Hubspot là một nền tảng dựa trên đám mây để quản lý bán hàng, tiếp thị và quan hệ khách hàng, cung cấp các tính năng để quản lý hiệu quả mọi hoạt động kinh doanh. Để vận hành một doanh nghiệp và làm hài lòng khách hàng, nó cung cấp các công cụ để tiếp thị trên mạng xã hội, tạo khách hàng tiềm năng, SEO và hỗ trợ khách hàng. Salesforce và NetSuite là hai nền tảng khác có thể liên kết với Hubspot.
- Loại công cụ: Công cụ CRM
- Các công ty sử dụng Hubspot: Casio, Suzuki, Subaru, Monday.com
- Chi phí và tính khả dụng của Hubspot: dao động từ $45-$1,200/tháng
3.6. Jama Software:
Jama Software là một nền tảng dựa trên web được sử dụng chủ yếu để thu thập yêu cầu. Nó cung cấp các giải pháp kiểm thử và quản lý rủi ro giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả phát triển. Nó cho phép tổ chức tiến hành kiểm tra khả năng sử dụng và đánh giá ảo để theo dõi nhu cầu của người dùng và đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
- Loại công cụ: Công cụ quản lý yêu cầu
- Các công ty sử dụng Jama: Deloitte, Panasonic, Abbott, Texas Instruments
- Chi phí và tính khả dụng của Jama: Sử dụng thương mại: $115 mỗi tháng
3.7. Jira:
Jira là phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Atlassian được sử dụng trong quản lý dự án Agile và theo dõi lỗi. Nó có các yếu tố được sử dụng trong lịch trình dự án, các nhiệm vụ phát triển phần mềm Agile, báo cáo, lập kế hoạch và giám sát. Công cụ này cũng cung cấp các chức năng khác như bảng scrum, lộ trình, bảng Kanban và báo cáo Agile.
- Loại công cụ: Công cụ quản lý dự án
- Các công ty sử dụng Jira: NASA, Hubspot, Ngân hàng Quốc gia Canada, CHG Healthcare
- Chi phí và tính khả dụng của Jira: Dành cho nhóm có dưới 10 thành viên: Miễn phí, Tiêu chuẩn: 75 USD mỗi tháng, Cao cấp: 145 USD mỗi tháng, Doanh nghiệp: Khác nhau
3.8. Microsoft Dynamics 365:
Công cụ này là một nền tảng dựa trên đám mây tích hợp CRM và ERP. Ngoài việc tăng cường kết nối khách hàng và cung cấp thông tin chi tiết về doanh số bán hàng, Microsoft Dynamics 365 còn tích hợp với Outlook và Microsoft PowerBI. Trình thiết kế quy trình trực quan của nó cũng cho phép người dùng phát triển các luồng quy trình kinh doanh.
- Loại công cụ: Công cụ ERP
- Các công ty sử dụng Microsoft Dynamics 365: Mercedez Benz, Banco Sabadell, VITAS Healthcare, Miami HEAT
- Chi phí và tính khả dụng của Microsoft Dynamics 365: dao động từ $65-$135/tháng
3.9. Salesforce:
Salesforce hỗ trợ nền tảng quản lý quan hệ khách hàng Salesforce Customer 360. Thật tuyệt vời để quản lý chi tiết và mức độ tương tác của khách hàng. Nền tảng dựa trên đám mây này đơn giản hóa sự tương tác giữa khách hàng và tổ chức kinh doanh. Salesforce, có trụ sở tại San Francisco, California, sở hữu nền tảng trực tuyến Salesforce.
- Loại công cụ: Công cụ CRM
- Các công ty sử dụng Salesforce: Accenture, Adidas, Air Asia, American Red Cross, Amazon
- Chi phí và tính khả dụng của Salesforce: dao động từ $25-$300/tháng
3.10. Skubana:
Skubana là phần mềm vận hành hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và kinh doanh thông minh. Nền tảng này tự động hóa việc quản lý đơn hàng bằng cách sử dụng Orderbots tự động mua đơn hàng và thực hiện kiểm kê. Skubana giúp chủ doanh nghiệp quản lý danh sách sản phẩm của họ và thông báo cho họ khi lượng hàng sắp hết.
- Loại công cụ: Công cụ ERP
- Các công ty sử dụng Skubana: 3PL Central, Capsuline, Cotopaxi
- Chi phí và tính sẵn có của Skubana: Dành cho mục đích thương mại có giá 999 USD mỗi tháng
4. Những quy trình cần dùng đến công cụ hỗ trợ
4.1. Quản lý dự án:
Một tổ chức sử dụng quản lý dự án như một chiến lược để đảm bảo rằng dự án đang phát triển theo đúng kế hoạch. Nó đòi hỏi phải theo dõi từng công việc để đảm bảo nó phù hợp với kế hoạch dự án đã thiết lập. Quản lý dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Tổ chức có thể gặp phải tình trạng leo thang phạm vi, trễ thời hạn và chi tiêu quá mức nếu quản lý dự án không được thực hiện tốt. Các công cụ nên sử dụng: Asana, Jira.
4.2. Quản lý yêu cầu:
Quản lý yêu cầu là một công cụ phân tích bao gồm lập kế hoạch, phân tích, theo dõi, truyền đạt và ghi lại các yêu cầu của dự án. Các công cụ quản lý yêu cầu giúp các nhà phân tích nghiệp vụ thực hiện các nhiệm vụ này và đảm bảo rằng mọi thứ được tổ chức và giám sát tốt. Những công cụ này thiết lập sự hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu kinh doanh cho tất cả các bên liên quan. Các công cụ nên sử dụng: Jama Software, Accompa.
4.3. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM):
Công cụ này có nhiệm vụ phân tích kinh doanh giúp tổ chức cải thiện và theo dõi các mối quan hệ kinh doanh. Những công cụ này cho phép các nhà phân tích nghiệp vụ theo dõi sự tương tác của doanh nghiệp với khách hàng và ghi lại tài khoản, hoạt động chính và chi tiết giao dịch của họ. Những công cụ này cung cấp một cách tuyệt vời để đánh giá hành vi của khách hàng và nhận được thông tin chi tiết có ý nghĩa. Các công cụ nên sử dụng: HubSpot CRM, Salesforce.
4.4. Wireframing:
Ở giai đoạn này công cụ có nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ thể hiện trực quan các yêu cầu, chức và hành vi của hệ thống. Các Business Analyst sử dụng những công cụ này để tạo nguyên mẫu phần mềm. Các công cụ wireframing mang lại sự rõ ràng cho cấu trúc dự án và giúp đạt được bố cục dự kiến của hệ thống dựa trên yêu cầu của khách hàng. Các công cụ nên sử dụng: Adobe XD, Figma.
4.5. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):
Các công cụ được sử dụng trong giai đoạn này nhằm thu thập và quản lý dữ liệu cho các quy trình kinh doanh như tài chính, vận hành chuỗi cung ứng và sản xuất. ERP xác định quy trình làm việc kinh doanh và thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn để dễ dàng trình bày và trực quan hóa chúng cho các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Các công cụ nên sử dụng: Microsoft Dynamics 365, Skubana.
Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.