Nếu bạn làm việc cho thị trường Nhật thì có lẽ bạn đã từng nghe đâu đó đến thuật ngữ Hou-ren-so. Nhưng bạn đã thực sự hiểu ý nghĩa và tầm quan trọng của thuật ngữ này chưa ? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu và bàn luận nhé.
A. Hou-ren-sou là gì?
-
Hou-ren-so là phương pháp làm việc nhóm, là công cụ trong giao tiếp, giúp giảm tình trạng mù mờ thông tin , làm rõ và tránh phát sinh các hiểu nhầm không đáng có khi trao đổi thông tin trong trong việc.
-
Hou-ren-so được viết tắt từ 3 kỹ thuật giao tiếp cơ bản trong doanh nghiệp bao gồm: Houkoku ( kỹ năng báo cáo), Renraku ( kỹ năng liên lạc công sở), Soudan ( kỹ năng thảo luận nhóm với đồng nghiệp)
-
“Báo cáo”: Khi gặp vấn đề, ngay lập tức báo cáo cho người lãnh đạo gần nhất. Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của vấn đề, hướng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đang xử lý như thế nào, xử lý đến đâu…
-
“Liên lạc”: liên lạc và truyền đạt thông tin thường xuyên với các thành viên khác trong nhóm để họ có thể nắm được tình hình và góp ý giải quyết vấn đề hoặc để xây dựng kế hoạch tốt hơn.
-
“Bàn bạc”: Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với những thành viên liên quan mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết, thì lúc này mọi người sẽ cùng họp, bàn bạc để tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề.
KHÔNG CHỈ làm trong thị trường NHẬT mới cần Hou-ren-so mà trong thị trường Mỹ, Anh, Úc, Hàn, Trung hay bất kì thị trường nào, công việc chuyên ngành nào cũng cần có 3 yếu tố này.
B. Các nguyên tắc Hou-ren-so cần lưu ý:
a. BÁO CÁO:
- Lựa chọn thời điểm báo cáo thích hợp: Tùy thuộc vào dự án bạn đang làm mà sẽ có những quy định riêng. Tuy nhiên bạn nên chủ động báo cáo tiến độ làm việc theo từng ngày để Manager biết được công việc đã thực hiện đến đâu và có gặp sự cố nào không?
- Nội dung báo cáo: Bạn nên báo cáo một cách ngắn gọn nhưng phải đầy đủ và chính xác bao gồm:
+ Actual today: Nội dung công việc bạn đã thực hiện trong ngày hôm nay: tiến độ công việc như thế nào? Kết quả đạt được là gì?
+ Tomorrow Plan: Kế hoạch làm việc của ngày tiếp theo: gồm những task nào?
+ Free comment: Có những vướng mắt gì trong quá trình làm việc không? Có thêm đề xuất, thay đổi mới để tăng hiêu quả công việc không?
b. LIÊN LẠC:
- Thông tin liên lạc phải được bảo toàn, ngắn gọn, nhanh chóng, kịp thời và không nói sai sự thật.
- Liên lạc không phân biệt cấp bậc, ai cũng có thể là người liên lạc hoặc được liên lạc, không ngại nói vẫn đề xấu.
- Người tiếp nhận thông tin liên lạc phải phản hồi xác nhận đã hiểu rõ nội dung mà người khác truyền đạt.
c. TRAO ĐỔI, BÀN BẠC:
- Chuẩn bị tài liệu mô tả rõ ràng vấn đề đang gặp phải.
- Khoanh vùng phạm vi ảnh hưởng của vấn đề.
- Mô tả những nội dung phân tích, giải pháp mà bản thân đã làm thử.
- Đưa ra nội dung cần giúp đỡ.
- Sử dụng phương pháp 5W2H để nội dung đầy đủ nhất.
C. Case Study thực tế trong dự án:
Tình huống 1:
Leader: Em đã hoàn thành task chưa? Member: Về cơ bản là hoàn thành rồi anh ạ
=> Đố các bạn Leader nghĩ gì?
Thế tức là chưa hoàn thành đúng không?? Sao lại trả lời vòng vo tam quốc!!
Tình huống 2:
Leader: Team làm đến đâu rồi?
Member: Team sắp xong rồi (bow)
=> Đố các bạn Leader nghĩ gì?
Sắp là bao giờ?? Thế tóm lại bao lâu nữa thì xong?? Vướng cái gì mà chưa xong thì nói toẹt ra đi!!
Nếu bạn là member thì bạn nên hiểu rằng, Leader hỏi mình là để :
- Xem dự án hay bản thân mình hoàn thành công việc đến đâu rồi, có bị overload hay bị gặp khó khăn gì thực hiện task hay không?
- Nếu có thì sẽ nắm bắt được tình hình và sẽ đưa người vào support bạn hoặc nếu công việc quá tải thì leader sẽ xem lại việc phân bổ task sao cho hợp lý hơn đó chứ ko phải là hạch sách hay là doạn nạt gì bạn đâu. Vậy nên bạn hãy báo cáo một cách đầy đủ và chi tiết nhé.
Tình huống 3:
**Khi bạn thường xuyên đi muộn mà không báo cáo gì cho team dự án và luôn vắng mặt trong các buổi họp daily**
Leader: Bạn sẽ làm gì để khắc phục tình trạng này
Member: Tôi sẽ rút kinh nghiệm sâu sắc (bow)
Đố các bạn Leader nghĩ gì?
Rút là rút cái gì, ai quan tâm!!! tóm lại nguyên nhân, action sửa sai là gì?? Với câu hỏi này bạn nên trả lời một cách đầy đủ hơn:
Em sẽ dậy đi làm sớm hơn để không bị tắc đường và có thể join đầy đủ trong các buổi họp daily. Nếu có việc đột xuất em sẽ thông báo cho mọi người trên Chatwork hoặc gọi điện, nhắn message xin trực tiếp ạ.
=> Với câu trả lời này Leader sẽ hiểu được nguyên nhân và ACTION mà bạn sẽ sửa hơn là 1 câu nói xuông - không có ý cải thiện trên kia.
Tình huống 4:
| Không nên | Nên |
|---|---|
| - Khách hàng nhờ làm 1 CR khó - Brse: Tôi sẽ trao đổi với team thử xem có làm được không... => Tỏ thái độ thiếu tự tin, mập mờ, |
Thay vì đó hãy nói: Tôi sẽ trao đổi với team để tìm hiểu và estimate công việc và báo lại vào 2h chiều |
| - Khách hàng chậm trả lời Q&A - Brse: Anh cần trả lời Q&A trước buổi sáng nếu không chúng tôi sẽ không làm tiếp được. => Thái độ ra lệnh, không hợp tác. |
Hãy tìm hiểu khó khăn của KH và cùng tìm cách giải quyết. |
| - Khách hàng đánh giá không tốt về dự án - Brse: Nó không tệ như ông nghĩ đâu, đấy là do ông chưa thấy team đã cố gắng như nào |
- Khi khách hàng tỏ thái độ không hài lòng, trước tiên hãy đồng cảm với họ, đừng tỏ ra xem thường cảm xúc của họ, lao vào giải thích ngay. - Điều khách hàng kì vọng nhất từ doanh nghiệp là một lời xin lỗi. Vậy nên, hãy luôn bắt đầu quá trình giải quyết vấn đề bằng một lời xin lỗi chân thành. |
D. Áp dụng quy tắc Hou-ren-so vào công việc hàng ngày:
- Trong 1 team, không một cá nhân nào là hoàn hảo, nhưng làm việc tập thể, trao đổi sẽ cho bạn nhiều ý kiến đóng góp, ý tưởng mới hoặc góc nhìn khác nhau giúp bạn xây dựng được phương án tốt nhất cho mình.
- Sẽ giúp bạn tìm kiếm được sự tương trợ, chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến, kinh nghiệm
- Phát huy sức mạnh tập thể, tìm kiếm được giải pháp chung.
- Kỹ năng làm việc nhóm Hourensou tuy đơn giản nhưng không phải ai cũng làm tốt ngay từ đầu được, chúng cần rèn luyện và thực hành thường xuyên. Vì vậy, để thực hiện áp dụng tốt kỹ năng làm việc nhóm này, chúng ta cần đặt ra quy tắc Hourensou cho bản thân và những người có liên quan trong nhóm đồng thời áp dụng vào thực tế công việc hàng ngày. Mục đích: trao đổi thông tin với cấp trên và cả team được tốt hơn, hoàn thành công việc hàng ngày một cách thuận lợi.
Ví dụ: Đưa ra các quy định sau và áp dụng vào nhóm của bạn
+ Báo cáo tiến độ dự án hàng tuần bằng các cuộc họp nhóm, định kỳ cuối mỗi ngày bằng email.
+ Liên lạc thông báo địa điểm, nội dung cuộc họp vào 3h chiều trước ngày họp
+ Trao đổi ngay khi có vấn đề phát sinh trong lúc thực hiện dự án
+ Tóm tắt thông tin theo nguyên tắc 5W 2H:
- When: Khi nào
- What: Cái gì
- Who: Ai
- Where: Ở đâu
- How to: Làm cách nào
Trên đây là những kiến thức về Hou-ren-so, mình hy vọng nó sẽ giúp ích cho công việc của bạn thuân lợi hơn nhé. Chúc các bạn luôn vui vẻ và tràn đầy năng lượng nhé.