Theo BABOK, phạm vi đề cập đến việc thiết lập các giới hạn riêng biệt. Tất cả đều phụ thuộc vào việc biết dự án hoặc giải pháp bao gồm những gì và không bao gồm những gì. BABOK không định nghĩa chính xác phạm vi, mặc dù nó có tham chiếu đến ý tưởng này trong một số bối cảnh, chẳng hạn như mô hình hóa phạm vi và phạm vi giải pháp. Nhưng bạn đã bao giờ có cảm giác rằng một dự án ngày càng lớn hơn và phức tạp hơn, dần dần làm cạn kiệt nguồn lực và thời hạn của bạn chưa? Thủ phạm được gọi là sự lan rộng phạm vi. Duy trì kiểm soát hiệu quả đối với sự lan rộng phạm vi là một trong những phần khó khăn nhất của bất kỳ dự án nào đối với một nhà phân tích kinh doanh hoặc quản lý dự án.
1. Scope creep (Phạm vi leo thang) là gì?
Việc bổ sung các yêu cầu, nhiệm vụ hoặc sản phẩm thường nằm ngoài phạm vi dự án được gọi là tình trạng vượt phạm vi, đôi khi được gọi là tình trạng vượt yêu cầu. "Việc bổ sung các tính năng và chức năng (phạm vi dự án) mà không giải quyết các tác động đến thời gian, chi phí và nguồn lực hoặc không có sự chấp thuận của khách hàng" là một định nghĩa khác về tình trạng vượt phạm vi do PMBOK đưa ra. Theo quy định rõ ràng trong điều lệ dự án, tình huống này thường dẫn đến áp lực phải thực hiện vượt quá phạm vi đã thỏa thuận ban đầu. Nếu không có những thay đổi tương đương về thời gian, tiền bạc hoặc nguồn lực, tình trạng tăng trưởng không kiểm soát này sẽ xảy ra, dẫn đến tình trạng vượt quá dự án lớn. Do đó, điều cần thiết là phải hiểu tình trạng vượt phạm vi và cách giảm thiểu tình trạng này để hoàn thành dự án thành công.
2. Một số nguyên nhân thường gặp dẫn đến tình trạng phạm vi leo thang
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và định nghĩa phạm vi kém: Phạm vi quá rộng hoặc không được định nghĩa rõ ràng thường dẫn đến hiểu lầm về các yêu cầu và mục tiêu của dự án, khiến dự án đi chệch hướng. Sự mơ hồ này tạo ra khả năng phạm vi dự án bị kéo dài cao. Ngoài ra, nếu các mục tiêu và sản phẩm đầu ra của dự án ban đầu không được định nghĩa rõ ràng hoặc để chỗ cho việc diễn giải, thì việc thay đổi và bổ sung trở nên dễ dàng để biện minh.
Mục tiêu dự án mơ hồ: Các mục tiêu dự án không rõ ràng hoặc không chính xác có thể khiến các bên liên quan có kỳ vọng và cách diễn giải khác nhau. Có thể có áp lực phải thêm các tính năng hoặc khả năng để hoàn thành các mục tiêu đầy tham vọng nằm ngoài phạm vi thời gian và nguồn lực có sẵn, ngay cả khi việc làm như vậy gây gánh nặng cho dự án. Có quá nhiều người đưa ra quyết định: Việc có quá nhiều bên liên quan ra quyết định có thể gây ra sự hiểu lầm và các yêu cầu trái ngược nhau, có thể khiến dự án vượt quá các thông số ban đầu.
Những bất đồng giữa các bên liên quan: Kế hoạch không đầy đủ và tranh chấp nội bộ giữa các bên liên quan là hai yếu tố khác dẫn đến tình trạng vượt phạm vi. Để tránh tình trạng vượt phạm vi, ý kiến và mối quan tâm của các bên liên quan phải được tính đến và giải quyết. Chỉ nêu phạm vi là không đủ.
Điều kiện thị trường thay đổi: Các xu hướng mới hoặc áp lực cạnh tranh là ví dụ về việc thay đổi điều kiện thị trường thường dẫn đến tình trạng vượt phạm vi bằng cách yêu cầu bổ sung các tính năng hoặc nhu cầu của dự án chưa được lên kế hoạch trước đó. Mốc thời gian, ngân sách và nguồn lực có thể bị ảnh hưởng đến việc mở rộng này khiến phạm vi của dự án vượt quá các thông số ban đầu.
Không có quy trình kiểm soát thay đổi: Nếu không có quy trình kiểm soát thay đổi phù hợp, có thể xảy ra những thay đổi không được chấp thuận đối với phạm vi của dự án, điều này có thể gây ra tình trạng vượt phạm vi và ảnh hưởng đến ngân sách, lịch trình và kết quả của dự án.
3. Tác động của Scope creep
Việc phạm vi leo thang ngày một mở rộng trong dự án sẽ mang đến nhiều bất cập cho trong quá trình thực hiện dự án.
Vượt ngân sách: Các tính năng hoặc yêu cầu bổ sung thường sẽ yêu cầu nhiều tài nguyên hơn, dẫn đến tăng chi phí.
Áp lực về nguồn lực: Các thành viên trong nhóm có thể bị quá tải, dẫn đến kiệt sức và giảm năng suất.
Ảnh hưởng đến chất lượng dự án: Những thay đổi vội vàng hoặc không được lên kế hoạch đầy đủ có thể ảnh hưởng đến chất lượng chung của sản phẩm.
Tiến độ bị trì hoãn: Việc bổ sung phạm vi dự án không theo kế hoạch có thể kéo dài thời gian thực hiện dự án và thậm chí dẫn đến chậm tiến độ.
Sự không hài lòng của bên liên quan: Không quản lý được kỳ vọng và không đáp ứng được các thông số đã thỏa thuận có thể dẫn đến sự không hài lòng và mất lòng tin giữa các bên liên quan.
4. Các phương pháp giải quyết vấn đề Scope creep
4.1. Xác định rõ phạm vi dự án
Xác nhận phạm vi một cách toàn diện và được tất cả các bên liên quan chấp thuận. Bất kỳ dự án nào cũng phải có đường cơ sở và định nghĩa chính xác về phạm vi trước khi có thể bắt đầu. Tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại tình trạng vượt phạm vi là thu thập và ghi lại các yêu cầu một cách kỹ lưỡng để đạt được phạm vi được xác định rõ ràng. Sử dụng các phương pháp như hội thảo, khảo sát và phỏng vấn đảm bảo tính kỹ lưỡng và rõ ràng ngay lập tức. Việc thiết lập các mục tiêu và nhu cầu được xác định chính xác sẽ được tạo điều kiện thuận lợi khi hoàn thành thành công quy trình này. Các mục tiêu và yêu cầu của dự án được xác định rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo sự thống nhất giữa tất cả các bên liên quan và tránh hiểu lầm. Sự rõ ràng này làm giảm khả năng vượt phạm vi trong suốt vòng đời của dự án và đặt nền tảng cho phạm vi dự án được tập trung.
4.2. Quản lý sự thay đổi trong dự án
Việc thiết lập một quy trình kiểm soát thay đổi mạnh mẽ là điều cần thiết. Điều này liên quan đến việc thiết lập một quy trình có cấu trúc để đánh giá và phê duyệt các sửa đổi đối với phạm vi của dự án. Tính toàn vẹn của dự án phụ thuộc vào việc tạo ra và triển khai một quy trình có hệ thống để đề xuất, xem xét và phê duyệt các sửa đổi phạm vi. Quy trình này phải bao gồm các tiêu chí đánh giá cho các yêu cầu sửa đổi, đảm bảo rằng chúng phù hợp với các mục tiêu của dự án và có thể được điều chỉnh trong phạm vi các hạn chế hiện tại.
4.3. Phân tích các tác động xung quanh
Để hiểu rõ hơn cách các thay đổi được đề xuất sẽ ảnh hưởng đến dự án, cần tiến hành phân tích tác động. Việc đưa ra quyết định sáng suốt sẽ được hỗ trợ bằng cách đánh giá tác động của từng yêu cầu thay đổi đối với ngân sách, lịch trình và nguồn lực của dự án. Người ta có thể kiểm soát thành công tình trạng vượt phạm vi và đảm bảo rằng các dự án vẫn đi đúng hướng để thành công bằng cách sử dụng điều này.
4.4. Các yêu cầu cần ưu tiên
Làm việc với các bên liên quan để ưu tiên các yêu cầu và tính năng dựa trên giá trị kinh doanh và tính khả thi là điều quan trọng. Điều quan trọng là sử dụng các kỹ thuật như MoSCoW (phải có, nên có, có thể có, sẽ không có) để phân loại các yêu cầu và quản lý kỳ vọng của bên liên quan một cách hiệu quả.
4.5. Thường xuyên đánh giá tiến độ công việc
Điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét tiến độ dự án so với đường cơ sở hoặc phạm vi đã thỏa thuận. Điều này giúp xác định và giải quyết kịp thời các sai lệch về phạm vi. Các điểm tiếp xúc hàng tuần hoặc các cuộc họp đứng với các bên liên quan dựa trên phương pháp tiếp cận dự án đã thỏa thuận có thể thực hiện được điều này.
Scope creep là một rủi ro thực sự rất lớn đối với sự thành công của dự án. Để tránh được thực trạng này bạn cần có các biện pháp rõ ràng, xác định mục tiêu và phạm vi của dự án và chủ đông lập kế hoạch. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.