Trước khi tìm hiểu về Project Management ( PM) thì chúng ta cần phải hiểu:
A. Project ( Dự Án) là gì?
- Là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.
- Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.
Những đặc điểm của dự án ( Project) :
- Xác định được thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Khi đến giai đoạn kết thúc thì cũng là lúc dự án kết thúc.
- Một tập thể cùng nhau hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
- Đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và các bên khác liên quan
B. Project Management ( Quản lý dự án) là gì?
- Quản lý dự án là các hoạt động cho việc lập kế hoạch, tổ chức, phân bổ tài nguyên, thực hiện và theo dõi các member để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án.
Project Management (Quản lý dự án ) chủ yếu giải quyết 10 vấn đề sau:
- Sự hợp tác (Integration)
- Giá cả - chi phí (Cost)
- Nguồn nhân lực (Human resources)
- Quản lý các bên liên quan (Stakeholder management)
- Phạm vi (Scope)
- Chất lượng (Quality)
- Thông tin liên lạc (Communications)
- Thời gian (Time)
- Thu thập thông tin (Procurement)
- Quản lý rủi ro (Risk Management)
Mục tiêu của Quản lý dự án (PM):
Trong khi chuẩn bị dự án, hãy xem dự án theo ba khía cạnh này, nó sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về toàn bộ quá trình:
- Làm thế nào để dự án phù hợp với tổ chức?
- Dự án sẽ phát triển như thế nào theo thời gian?
- Cần có những kỹ năng gì để quản lý dự án thành công?
C. Phương pháp quản lý dự án:
Có nhiều phương pháp khác nhau để quản lý dự án:
- Waterfall
- Agile
- Hybrid
- Phương pháp đường giới hạn (Critical path method)
- Quản lý dự án chuỗi quan trọng (Critical chain project management)
- Six Sigma
- Scrum
Chúng ta sẽ tìm hiểu kĩ hơn từng điều này trong phần sau của hướng dẫn.
C, CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN PHỔ BIẾN NHẤT HIỆN NAY
- Waterfall: Waterfall là phương pháp quản lý dự án thông dụng nhất trong nhiều năm. Nó có tính tuần tự và được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp, nhất là trong ngành phát triển phần mềm. Nó bao gồm các giai đoạn bắt buộc (phân tích yêu cầu, thiết kế, thử nghiệm, thực hiện và bảo trì) được thực hiện theo một trật tự cụ thể. Waterfall cho phép kiểm soát sự tăng trưởng trong từng giai đoạn, nhưng có thể rất cứng nhắc trong trường hợp phạm vi của một dự án khi nó đang được tiến hành.
Nó cung cấp một giai đoạn lập kế hoạch chính thống hơn để tăng cơ hội nắm bắt tất cả các yêu cầu của dự án, giảm sự mất mát của bất kỳ thông tin và yêu cầu quan trọng trong giai đoạn ban đầu.
- Agile: Agile là một phương pháp tiếp cận khác trong quản lý dự án. Ban đầu, nó được phát triển cho các dự án đòi hỏi sự linh hoạt và tốc độ nhanh. Để đạt được điều này, Agile bao gồm các chu kỳ phân phối ngắn, hay còn gọi là "chạy nước rút" (sprints). Agile có thể phù hợp nhất cho các dự án yêu cầu mức độ kiểm soát và trao đổi trực tiếp ít hơn giữa các thành viên trong nhóm. Agile là một phương pháp quản lý dự án có tính tương tác cao, cho phép điều chỉnh nhanh chóng trong suốt quá trình thực hiện một dự án. Nó thường được sử dụng trong các dự án phát triển phần mềm, một phần bởi nó giúp cho việc xác định các vấn đề nhanh hơn dẫn đến việc sửa đổi được thực hiện sớm trong quá trình phát triển, chứ không phải đợi cho đến khi quá trình thử nghiệm được hoàn tất. Agile cung cấp các quy trình lặp đi lặp lại, giảm rủi ro, cho phép phản hồi ngay lập tức, cung cấp vòng lặp ngắn và giảm sự phức tạp.
- Hybrid: Trong khi nhiều nhóm dự án thích Waterfall hoặc Agile, phương pháp quản lý dự án Hybird lại tích hợp đủ lợi ích của cả hai cách tiếp cận trên, trong đó giai đoạn lên kế hoạch và yêu cầu được thực hiện theo phương pháp Waterfall và các giai đoạn thiết kế, phát triển, thực hiện, và đánh giá được thực hiện theo phương pháp Agile.
-
Phương pháp đường giới hạn (Critical path method): Phương pháp đường giới hạn (CPM) là phương pháp từng bước được sử dụng cho các dự án có các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau. Nó chứa một danh sách các hoạt động và sử dụng một cấu trúc phân tích công việc (Work - breakdown structure - WBS) và một thời gian biểu để hoàn thành. cũng như các yếu tố phụ thuộc, các cột mốc và thành quả. Nó vạch ra các hoạt động quan trọng và không quan trọng bằng cách tính toán theo tiêu chí thời gian "dài nhất" (trên tuyến then chốt) và "ngắn nhất" (phao cứu trợ) để hoàn thành các nhiệm vụ nhằm xác định các hoạt động nào là quan trọng và hoạt động nào là không quan trọng.
-
Quản lý dự án chuỗi quan trọng (Critical chain project management): Quản lý chuỗi quan trọng (CCPM) khác với CPM ở chỗ nó tập trung vào việc sử dụng các nguồn lực trong một dự án thay vì các hoạt động của dự án. Để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn với các nguồn lực, các bộ đệm được xây dựng để đảm bảo các dự án chạy đúng tiến và an toàn.
-
Phương pháp quản lý chất lượng (Six Sigma): Six Sigma được Motorola phát triển để loại bỏ sự lãng phí cũng như cải thiện quy trình và lợi nhuận. Nó hướng đến dữ liệu và có ba thành phần chính: DMAIC (xác định, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát), DMADV (xác định, đo lường, phân tích, thiết kế và xác minh) và DFSS (Thiết kế cho Six Sigma). DFSS có thể bao gồm các lựa chọn trước đó, cũng như các lựa chọn khác, chẳng hạn như IDOV (xác định, thiết kế, tối ưu hóa và xác minh). Six Sigma đôi khi được thảo luận như một phương pháp trong cộng đồng quản lý dự án.
-
Scrum: Được đặt tên theo bóng bầu dục, Scrum là một phần của khuôn khổ linh hoạt và cũng tương tác trong tự nhiên. "Bài học Scrum" hoặc "chạy nước rút 30 ngày" được sử dụng để xác định các công việc ưu tiên. Một người thuần thục scrum được sử dụng để hướng dẫn thay vì quản lý dự án. Các nhóm nhỏ có thể được tập hợp để tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể một cách độc lập và sau đó cộng tác với người thuần thục scrum để đánh giá tiến độ hoặc kết quả và thay đổi các nhiệm vụ bị bỏ sót.
-
Các phương pháp quản trị dự án khác: Ngoài các phương pháp quản lý dự án đã đề cập ở trên, còn có các phương pháp khác để xem xét, bao gồm phương pháp chuỗi sự kiện (ECM), phương pháp crystal, phát triển phần mềm linh hoạt (FDD), phát triển hệ thống năng động (DSDM), phát triển phần mềm thích ứng, quá trình thống nhất hợp lý (RUP), phát triển nghiêng (LD), Prince2 và những phương pháp khác.