I. Giới thiệu
Ngày nay, hình thức làm việc nhóm (teamwork) ngày càng trở nên phổ biến với mọi người. Điều này làm phát sinh rất nhiều vấn đề có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc. Vậy làm thế nào để quản lý khối lượng và tiến độ công việc của mỗi thành viên? ?
Ở đây các chắc cũng không ít bác đã biết tới công cụ quản lý công việc tuyệt vời này nhỉ? Trong bài viết này mình sẽ cùng nhau tìm hiểu về Trello - Công cụ quản lý công việc có rất nhiều điểm tuyệt vời này (công ty mình cũng đang xài hehe).
Trello là công cụ quản lý sắp xếp công việc vô cùng hiệu quả và logic. Bạn có thể áp dụng Trello cho mọi việc từ lên list những đầu việc đơn giản cho đến việc quản lý những dự án phức tạp theo phương pháp Agile.
Trong bài viết này mình cũng có 1 số bí quyết riêng để biến Trello trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ nhóm thực hiện projects cũng như quản lý tất tần tật những việc cần thiết khác.
Đây là công cụ quản lý công việc hiệu quả được sử dụng nhiều nhất ở Việt Nam hiện nay.
Trello là công cụ miễn phí thuộc về hệ sinh thái Atlanssian ( công ty phần mềm của Úc chuyên phát triển các sản phẩm cho các nhà phát triển phần mềm, quản lý dự án và các nhóm phát triển phần mềm khác - theo Wikipedia)
Để tận dụng tất cả khả năng và tính năng của Trello, bạn cần phải trả 1 khoản giá duy trì 10$/người/tháng cho gói Bussiness Class.
II. Tính năng của Trello
Mình sẽ note ra các tính năng vô cùng hữu ích của Trello:
- Đây là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm nên cho phép các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu sự giúp đỡ của nhau khi thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
- Phân chia quản lý các công việc rõ ràng theo từng vị trí, từng tình trạng của đầu việc nhưu: đang làm, đã làm xong, hủy bỏ,…
- Tổng hợp phân chia đầu việc tới từng người trong nhóm bao gồm mô tả công việc cụ thể, thời gian, tình trạng hoàn thành công việc.
- Ưu điểm của Trello rất rõ ràng hướng đến sự đơn giản, linh hoạt và miễn phí. Với các tính năng cao cấp thì bạn mới phải trả phí. Tuy nhiên, với phần lớn công việc chúng ta chỉ cần dùng bản miễn phí đã quá đủ rồi.?
III. Tại sao lại cần tới Trello
1.Why?
Có câu “Nếu muốn đi nhanh bạn hãy đi một mình, còn nếu muốn đi xa hãy đi cùng với đội nhóm?”. Đúng vậy, cho dù kiến thức có uyên bác, kỹ năng có thành thạo đến mấy đi nữa thì bạn cũng chẳng thể tự mình làm hết mọi thứ. Bạn cần đội nhóm - những người giúp đỡ, hỗ trợ và cùng đi tới thành công.
Và nếu nắm được nghệ thuật giao việc và trao quyền, bạn sẽ xây dựng được một đội nhóm vô địch. Đây chính là lý do tại sao bạn nên dùng Trello để quản lý công việc ?!
2.Vậy giao việc như nào cho đúng?
Giao việc có thể được hiểu là sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc phù hợp. Khi công việc được giao đúng, năng suất làm việc chung sẽ được cải thiện, quy trình làm việc trở nên trơn tru và hoạt động quản lý công việc sẽ bớt rắc rối hơn.
Giao việc có thể được thực hiện thông qua gặp mặt trực tiếp hoặc gián tiếp như qua điện thoại, e-mail,…
Dù bằng cách nào thì giao việc đúng cách nghĩa là bạn biết phân chia công việc, giao đúng việc cho đúng người, xác định rõ mục đích và đạt được mục đích khi công việc hoàn thành (kết quả công việc, cơ hội học hỏi và phát triển nhân viên, cải thiện đội nhóm,..).
3. Những trở ngại khiến bạn giao việc kém hiệu quả
- Luôn nghĩ rằng sẽ đạt hiệu quả tốt hơn khi họ tự thực hiện công việc
- Lo ngại nhân viên quá tải khi giao việc
- Sợ rằng sẽ mất kiểm soát công việc
- Sợ rằng nhân viên sẽ thực hiện công việc tốt hơn mình
- Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm
IV. Cấu tạo của Trello
Khi tạo tài khoản xong Trello sẽ hỏi bạn có muốn tạo bảng hay không? Đối với phần hướng dẫn bao đầu, Trello sẽ tạo giúp cho bạn 3 list cơ bản nhất: Todo - Doing - Done
Trên thực tế với các dự án lớn thì lại không hề đơn giản đến thế, Khi đó thì Trello đòi hỏi cần phải config để phù hợp hơn với các nhu cầu cụ thể của công việc.
Cách thứ 2 thường được nhiều công ty yêu thích hơn đó là sử dụng template, cụ thể là công ty mình đang xài mô hình của Kanban Board.
Các thành phần chính của giao diện:
- Card: là một thẻ chứa thông tin bao gồm title, description dùng để lưu trữ công việc. Có thể dùng Card để ghi: task, feature, question, note … Đặc biệt mỗi Card này nếu bạn có nhiều đầu việc nhỏ hơn có thể tạo checklist.
- List: là một danh sách tổng hợp nhiều Card có cùng một tình trạng hoặc cùng một tính chất.
- Board: tổng hợp các List, là một bảng tương đương như 1 project. Board để kiểm soát tình trạng các đầu việc.
- Organization: quản lý các Board và các thành viên trong dự án.
Trello còn có tính năng kéo thả task cực kì tiện dụng để sắp xếp và đẩy công việc nhanh chóng
V. Các ứng dụng Trello trong cuộc sống
- Trello giúp bạn bao quát dự án một cách hiệu quả, từ các dự án về nhà ở, sale, marketing đến các dự án ẩm thực bla bla,… tất cả đều có thể được quản lý với Trello.
- Trello có thể giúp bạn lên kế hoạch cho chuyển nhà, đi ăn uống bạn bè, gặp mặt khách hàng,... (Không chỉ trong công việc IT nhé)
- Các công việc cần tới nhiều người và phối hợp làm việc chung như: tổ chức sự kiện, tiệc cưới, dã ngoại, …