Nếu bạn sở hữu một tên miền và muốn sử dụng email với tên miền đó nhưng chưa tìm ra được dịch vụ email phù hợp. Hoặc nếu bạn yêu thích Gmail và muốn sử dụng Gmail với tên miền tùy chỉnh, ví dụ như emailname@example.com thay vì @gmail.com, bộ Google Workspace giúp chúng ta sử dụng email với tên miền tùy chỉnh. Tuy nhiên, gói rẻ nhất của dịch vụ này ít nhất cũng đã là $6 mỗi tháng. Quá tốn kém đúng không. Bài viết này sẽ chỉ bạn một cách miễn phí. Sau khi đăng ký, người dùng sẽ tự động đăng ký gói dùng thử lên tới $20.

Custom email như thế nào?

Email tùy chỉnh, hay custom email là ví dụ, bạn đang sở hữu tên miền example.com. Bạn muốn tạo cho mình email tên là emailname@example.com. Để sử dụng Gmail để gửi, nhận email dưới danh nghĩa email tùy chỉnh kia, bạn cần có:

• Một tên miền: ví dụ như trong bài viết này, là example.com.
• Một tài khoản gmail khả dụng.
• Một tài khoản Cloudflare.

Bước 1: Thiết lập hộp thư

Đầu tiên, để tạo được một email tùy chỉnh thì tất nhiên bạn phải sở hữu một tên miền. Đấy là về địa chỉ, giống như bạn mua nhà vậy, bạn cần phải có một căn nhà tại địa chỉ đó thì mới sống được, đúng không. Vậy nên, chúng ta sẽ đi tìm một “căn nhà” cho hộp thư của mình. Trong trường hợp này, “căn nhà” mà chúng ta nhắc đến là một tài khoản gmail. Bạn có thể dùng email hiện có, hoặc tạo mới một email để tách biệt với những tài khoản hiện tại. Nếu bạn có ý định đặt tên Gmail mới có vẻ hay ho và dùng riêng cho email tùy chỉnh kia, thì hãy cân nhắc điều sau:

• Nếu bạn không muốn sử dụng dịch vụ khác của Google thì không cần quan tâm
• Nếu bạn muốn sử dụng Google Drive dưới danh nghĩa emailname@example.com, người khác chia sẻ file cho bạn qua email tùy chỉnh kia, hoặc bạn muốn đăng nhập vào Google bằng email tùy chỉnh chứ không phải email “căn nhà” kia, thì tạm thời hãy sử dụng một email có sẵn, để đến bước cuối cùng, bạn sẽ tạo một email mới. Dù sao đi nữa, tạm gọi Gmail mà bạn quyết định làm kho chứa email, sẽ có tên là emailnameexample@gmail.com.

Bước 2: Cài đặt hộp thư đến

Bây giờ bạn cần thiết lập một vài thông số với tên miền và Cloudflare. Mục đích của bước này được đơn giản như sau: mọi email gửi đến emailname@example.com đều được chuyển đến emailnameexample@gmail.com. Thật may mắn, Cloudflare có một dịch vụ hay ho gọi là Email Routing, giúp người dùng điều hướng các email mà họ quản lý. Chi tiết các bước như sau:

• Đầu tiên, nếu chưa có tài khoản Cloudflare, hãy tạo một cái mới tại đây.
• Sau đó, đảm bảo các bản ghi DNS tên miền của bạn (ví dụ example.com) nằm dưới sự quản lý của Cloudflare. Bạn không cần chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ tên miền, chỉ cần thêm vào thiết lập DNS để chuyển hướng đến Cloudflare. Hãy xem hướng dẫn chính thức của Cloudflare tại đây.
• Ở thanh menu bên phải, chọn Email > Email Routing và Get Started.
• Trong phần Custom address (Địa chỉ tùy chỉnh), nhập email mà bạn muốn. Ví dụ như emailname@example.com.
• Phần Destination address (Địa chỉ đích), nhập vào gmail bạn chọn lúc trước để chứa các email.
• Nhấp vào Create and continue (Tạo và tiếp tục).
• Cloudflare sẽ gửi một email xác nhận vào Địa chỉ đích, bạn cần xác nhận trước khi thực hiện các bước tiếp theo. Nếu đã xác nhận, email trong phần Destination address sẽ hiện chữ verified màu xanh.
• Cloudflare sẽ tự động tạo và thêm các ghi chú DNS MX và TXT để thực thi chức năng Email Routing. Vì là tự động nên bạn cứ nhấp Add records and finish. Sau khi đã hoàn thành, cỡ một vài phút thì các thiết lập sẽ có hiệu lực ngay. Nhưng cũng có thể kéo dài đến 48 giờ. Tùy nhân phẩm 😀 Để kiểm tra mọi thứ hoạt động chưa, bạn gửi một email mới từ địa chỉ khác với Gmail nhận thư, ví dụ như emailnameexample@gmail.com. Lý do là để tránh vòng lặp gửi email, Gmail sẽ không hiện thư đến vì nó trùng với email đã gửi đi.

Bước 3: Thiết lập hộp thư đi

Để gửi được email đi với danh nghĩa emailname@example.com từ Gmail, bạn cần truy cập vào cài đặt trong Gmail: https://mail.google.com/mail/#settings/accounts.

• Ở thẻ Accounts and Import (Tài khoản và Nhập), tìm đến Send email as (Gửi email bằng), sau đó chọn Add another email address (Thêm một email khác).
• Một cửa sổ mới được mở ra, nhập vào tên cho email và email tùy chỉnh đã được tạo ở Cloudflare. Ví dụ như emailname@example.com. Bỏ tùy chọn Treat as alias.
• Đến bước tiếp theo, nhập smtp.gmail.com cho SMTP server, cổng 587.
• Username là username của tài khoản Gmail, ví dụ như emailnameexample (không có @gmail.com).
• Mật khẩu không phải là mật khẩu của tài khoản Gmail. Bạn phải tạo một App password (Mật khẩu ứng dụng). Truy cập link này nếu Gmail không cài Yếu tố xác thực thứ 2 (2FA), hoặc link này nếu 2FA đã được bật.
• Bấm hoàn thành và bạn sẽ nhận được một email xác thực gửi về Gmail của mình. Hoàn thành xác minh, bạn có thể gửi email dưới danh nghĩa tùy chỉnh mà bạn mong muốn. Nếu bạn muốn luôn gửi thư đi băng email tùy chỉnh, hoặc trả lời bằng email nào, hãy truy cập lại phần cài đặt Send mail as để thiết lập lại. Bây giờ, bạn hãy thử gửi một email mới, nhớ chọn người gửi là email tùy chỉnh để kiểm tra mọi thứ hoạt động như thế nào nhé. Tuyệt vời, bây giờ bạn có thể gửi và nhận thư thông qua email mới, trên nền tảng của Google rồi.

Bước 4: Các dịch vụ khác của Google

Nếu bạn muốn sử dụng thêm các dịch vụ khác của Google, như là tham gia chỉnh sửa tài liệu trên Google Docs dưới danh nghĩa email tùy chọn, hãy làm thêm bước sau:

• Truy cập: https://accounts.google.com/AddSession.
• Chọn Use another account (Sử dụng một tài khoản khác).
• Chọn Create account > For my personal use (Tạo tài khoản mới > Cho cá nhân tôi).
• Điền vào các thông tin cần thiết.
• Chọn Use your existing email (Sử dụng email có sẵn).
• Nhập vào email tùy chỉnh trước đó, ví dụ như emailname@example.com.
• Nếu không có tùy chọn Sử dụng email có sẵn, bạn cần truy cập lại liên kết bên trên để làm lại nhé. Như đã lưu ý với bạn trong phần mở đầu, đến phần này chúng ta sẽ tạo một Gmail mới để quản lý riêng email này và sử dụng chung với các dịch vụ khác của Google. Để tạm hiểu, email emailnameexample@gmail.com đã nhắc đến ở trước dùng để nhận các email gửi về cho xxx@example.com với xxx là bất kể email nào. Bây giờ, bước 4 sẽ trực tiếp tạo một tài khoản Google với username là emailname@example.com. Vì vậy, đây là bước quan trọng để có thể sử dụng các dịch vụ của Google dưới danh nghĩa emailname@example.com. Sau khi hoàn thành bước tạo tài khoản Google emailname@example.com ở bước trên, hãy truy cập https://drive.google.com/. Google sẽ yêu cầu tạo mới một tài khoản @gmail.com. Giả sử bạn tạo một email mới là emailnamenew@gmail.com. Hãy quay lại phần quản lý Email Routing của Cloudflare:
• Ở thẻ Destination address, thêm 1 email mới: emailnamenew@gmail.com và xác minh dựa trên email nhận được.
• Ở thẻ Routing Rules, hãy chọn Edit ở Catch-all address (Bắt tất cả các địa chỉ) và Custom address (Địa chỉ tùy chỉnh) về địa chỉ đích emailnamenew@gmail.com để chuyển phần quản lý sang email mới.
• Sau đó truy cập vào https://mail.google.com/ của tài emailname@example.com (tương ứng vớiemailnamenew@gmail.com), thiết lập giống như bước 3.

Tổng kết

Tóm lại, quá trình được tóm tắt như sau:

• Bạn sở hữu domain example.com và bạn muốn sử dụng email emailname@example.com trên Google.
• Dùng Cloudflare để trỏ tất cả email đến emailname@example.com về emailname@example.com để quản lý.
• Nếu muốn sử dụng các dịch vụ khác của Google dưới danh nghĩa emailname@example.com, bạn cần tạo 2 tài khoản Google: một là emailname@example.com và một là emailnamenew@gmail.com. Lúc này, emailnameexample@gmail.com trở thành vô dụng với mục đích này.
• Cài đặt lại ở Cloudflare và Gmail mới để phù hợp với email mới tạo. Có thể mọi thứ không hoàn hảo như khi trả tiền cho Google, nhưng với chi phí 0 đồng như vậy thì thật đáng để thử đúng không?