Người quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong suốt vòng đời dự án. Ngoài ra, họ sử dụng các chiến lược quản lý dự án trong các giai đoạn này để đạt được kết quả dự án có thể chấp nhận được. Chiến lược quản lý dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định, cho phép sửa đổi dự án thiết yếu, tăng hiệu quả của giai đoạn lập kế hoạch và sắp xếp các thành viên trong nhóm dự án xung quanh một mục tiêu duy nhất. Do đó, với tư cách là người quản lý dự án, bạn nên áp dụng tốt các kỹ thuật dưới đây để quản lý dự án tốt nhất và hoàn thành dự án tốt của mình.
1. Tại sao nên sử dụng chiến lược quản lý dự án?
Chiến lược có nghĩa là một kế hoạch hành động được tạo ra để đạt được các mục tiêu dài hạn hoặc ngắn hạn của tổ chức. Như vậy, chiến lược quản lý dự án giúp đạt được kết quả chấp nhận được cho dự án. Do đó, người quản lý dự án có thể sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để nâng cao hiệu quả của dự án. Chiến lược quản lý dự án giúp người quản lý dự án duy trì ba ràng buộc của dự án. Nó bao gồm chi phí, thời gian và phạm vi.
Chiến lược quản lý dự án hỗ trợ việc xác định những khó khăn hoặc vấn đề không lường trước được. Những điều đó có thể tác động tiêu cực đến phạm vi, thời gian hoặc chi phí của dự án. Tuy nhiên, kỹ thuật quản lý dự án cung cấp một cấu trúc để làm việc nhóm hiệu quả hơn. Việc sử dụng đúng các kỹ thuật phân tích mang lại hiệu suất cao hơn và các sáng kiến hiệu quả hơn từ đó các dự án trở nên có lợi nhuận tổng thể, tạo ra kết quả khả quan thông qua tính hiệu quả. Việc áp dụng đúng chiến lược cho dự án của mình cũng sẽ quyết định phần trăm thành công của một dự án.
2. Các chiến lược quản lý dự án hữu ích cho bạn
2.1. Xác định mục tiêu SMART và đảm bảo chúng có thể đạt được:
Đối với một Project Manager, bạn nên hiểu rõ hơn về giai đoạn bắt đầu của dự án. Sau khi hiểu giai đoạn bắt đầu, bạn nên xác định mục tiêu dự án trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Mục tiêu rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Vì vậy, người quản lý dự án cần phải xác định rõ mục tiêu dự án của mình. Nó sẽ giúp họ giữ dự án của mình đi đúng hướng. Do đó, khi xác định mục tiêu dự án, bạn nên sử dụng phương pháp SMART để đánh giá mục tiêu dự án.
-
Tính cụ thể (Specific - S): Không có sự mơ hồ về mục tiêu khiến nhóm dự án hiểu lầm.
-
Có thể đo lường được (Measurable - M): Số liệu dự án giúp các thành viên trong nhóm hiểu liệu mục tiêu dự án của họ có được đáp ứng hay không. Các số liệu của dự án bao gồm tỷ suất lợi nhuận gộp, chênh lệch chi phí, lợi tức đầu tư, v.v.
-
Khả năng thực hiện (Achievable - A): Mục tiêu của dự án phải thực tế.
-
Tính thực tế (Realistic - R): Mục tiêu của dự án phải phù hợp với kế hoạch chiến lược của tổ chức và hỗ trợ điều lệ dự án.
-
Khung thời gian (Time-bound - T): Các mục tiêu của dự án đều có thời hạn để đạt được chúng.
2.2. Lên kế hoạch cho dự án
Lập kế hoạch là một yếu tố cần thiết cho bất kỳ dự án nào. Trong khi lập kế hoạch cho một dự án, người quản lý dự án và các thành viên khác trong nhóm sẽ xác định các quy trình. Tuy nhiên, giai đoạn lập kế hoạch có thể khác nhau giữa các dự án, nhưng nhìn chung những điều sau đây bao gồm kế hoạch dự án.
Người quản lý dự án có thể hiểu rõ hơn về tổng phạm vi của dự án khi đã vạch ra kế hoạch rõ ràng. Ngoài ra, nó còn cung cấp thời gian để nhận biết các mối nguy tiềm ẩn và lập kế hoạch ứng phó với chúng, cũng như hỗ trợ hiểu rõ về lực lượng lao động cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án.
2.3. Quản lý nhiệm vụ dự án
Nhiệm vụ dự án là một hành động phải được hoàn thành để đáp ứng các mục tiêu của dự án trong một khung thời gian định trước. Mỗi công việc của dự án phải được giao cho một hoặc nhiều người để hoàn thành. Nhiều nhiệm vụ đóng góp vào các cột mốc quan trọng trong hầu hết các dự án. Do đó, nhiệm vụ của dự án hỗ trợ việc xác định chính xác các mốc quan trọng của dự án.
Bạn có thể sử dụng bảng Kanban để quản lý các nhiệm vụ và quy trình làm việc. Bảng Kanban là một công cụ trực quan. Nó có thể được tạo trên bảng trắng, bảng áp phích, v.v. Bảng Kanban cung cấp thông tin quan trọng về nhiệm vụ và tạo điều kiện nắm bắt nhanh chóng các chi tiết cụ thể của công việc một cách trực quan. Hỗ trợ thu thập các quy trình phân tích và hợp lý hóa. Mặt khác, để tổ chức hiệu quả các nhiệm vụ của dự án, bạn có thể sử dụng các công cụ như Trello hoặc Asana.
2.4. Đặt các mốc quan trọng để theo dõi tiến độ dự án:
Cột mốc quan trọng của dự án là mốc thời gian quan trọng của dự án, thường biểu thị việc hoàn thành các sản phẩm bàn giao cần thiết. Các cột mốc quan trọng đóng vai trò là điểm đánh dấu quan trọng trong dự án của bạn, giúp bạn duy trì dự án theo đúng lộ trình. Do đó, các cột mốc hỗ trợ đảm bảo dự án của bạn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu.
Work Breakdown Structure (WBS) là một công cụ sắp xếp các nhiệm vụ và các mốc quan trọng của dự án theo thứ bậc. Theo đó, các thành viên trong nhóm dự án phải hoàn thành các nhiệm vụ và cột mốc quan trọng của dự án. Đó là một công cụ hữu ích vì nó giúp chia nhỏ các thách thức khác nhau của dự án thành các phần dễ quản lý hơn.
2.5. Xác định phạm vi dự án:
Phạm vi dự án bao gồm các ranh giới của dự án. Vì vậy cần phải xác định rõ ràng. Phạm vi dự án được xác định kém có thể tác động tiêu cực đến ngân sách, tiến trình hoặc kết quả dự án của bạn. Sau khi hiểu phạm vi dự án, người quản lý dự án nên ghi lại tất cả các chi tiết vì mọi người đều có thể xem lại chúng khi cần thiết.
2.6. Tài liệu quy trình dự án:
Tài liệu là một phần quan trọng trong dự án của bạn. Nó cung cấp hướng dẫn bằng văn bản về tiến triển của dự án. Như vậy, bạn có thể tránh được việc hiểu sai hoặc truyền đạt sai. Giao tiếp bằng văn bản như bản ghi nhớ, email, công cụ trò chuyện nội bộ và các tài liệu làm việc khác như báo cáo nhiệm vụ và báo cáo trạng thái. Việc ghi lại tất cả các kế hoạch dự án ở một nơi, sẽ giúp cho người quản lý dự án hoặc thành viên mới có thể nhanh chóng tìm và hiểu mọi thứ về dự án.
2.7. Khuyến khích tinh thần đồng đội:
Làm việc theo nhóm là rất quan trọng để đạt được kết quả dự án tốt nhất. Với tư cách là người lãnh đạo, bạn nên khuyến khích các thành viên trong nhóm thích ứng với tiến độ dự án. Cũng như bạn có thể thiết lập các thành viên trong nhóm dự án hướng tới một mục tiêu chung.
2.8. Đặt kỳ vọng rõ ràng:
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn nên liên lạc với các bên liên quan để trao đổi các thông tin cần thiết của dự án. Theo đó, bạn nên đặt ra các mong đợi rõ ràng về dự án và chấp nhận các phản hồi từ khách hàng. Đó là điều quyết định cho sự thành công của dự án. Những kỳ vọng rõ ràng giúp giảm thiểu những hiểu lầm vì chúng đoàn kết mọi người theo cùng một hướng dẫn.
2.9. Sử dụng các công cụ quản lý dự án để cải thiện tiến độ dự án:
Các công cụ quản lý dự án giúp theo dõi thời hạn nhiệm vụ của dự án, cung cấp khả năng hiển thị cho người khác, quản lý ngân sách dự án, tạo sơ đồ hữu ích và quản lý hợp đồng, v.v. Các công cụ cộng tác và năng suất: tài liệu được chia sẻ trực tuyến, họp trực tuyến, cập nhật trạng thái, bảng tính, email, kế hoạch dự án và bản trình bày. Phần mềm quản lý công việc: Asana, JIRA, Trello, v.v.
2.10. Cho phép phản hồi:
Trong một dự án thành công đều luôn có việc nhận được phản hồi từ các thành viên trong nhóm và các bên liên quan là rất quan trọng vì nó giúp xác định các yếu tố chính của dự án để cải thiện hoặc kiểm soát.
2.11. Xác định và quản lý rủi ro của dự án:
Xác định và quản lý rủi ro dự án là một trong những yếu tố quyết định cho sự thành công của dự án. Một nhà quản lý dự án nên sử dụng các công cụ và kỹ thuật để xác định rủi ro của dự án, bao gồm cả việc động não (Brainstorming) và đánh giá rủi ro.
Brainstorming là một trong những kỹ thuật hiệu quả nhất để xác định rủi ro dự án vì nó cho phép nhóm chia sẻ ý tưởng mà không cần phán xét. Trong quá trình Brainstorming, bạn có thể kết hợp sử dụng các phương pháp khác chẳng hạn như sơ đồ xương cá.
2.12. Lựa chọn thành viên nhóm phù hợp cho dự án:
Người quản lý dự án nên quyết định xem bạn cần ai trong dự án của mình. Vì vậy, những yếu tố sau sẽ giúp bạn nên cân nhắc khi lựa chọn thành viên nhóm dự án.
- Vai trò bắt buộc
- Kích thước nhóm
- Kỹ năng cần thiết
- Luôn sẵn sàng trong công việc
- Động lực (Chăm chỉ, nỗ lực)
2.13. Các cuộc họp trong quá trình thực hiện dự án:
Các cuộc họp dự án đóng một vai trò quan trọng trong suốt vòng đời dự án. Các cuộc họp giúp bạn xác định rõ hơn mục tiêu và cấu trúc của dự án, đồng thời nâng cao hiệu quả của các hoạt động của dự án.
- Cuộc họp khởi động dự án: Dự án chính thức bắt đầu với cuộc họp này. Nó đòi hỏi sự phối hợp giữa sự hiểu biết về mục tiêu của dự án với các kế hoạch và quy trình thực tế giữa nhóm, ban quản lý và các bên liên quan.
- Cuộc họp cập nhật trạng thái: Cuộc họp cập nhật trạng thái là cuộc họp thường kỳ để nói về tình trạng của dự án, những trở ngại gặp phải và các biện pháp tiếp theo.
- Cuộc họp giữa các bên liên quan: Sự tham gia của các bên liên quan là cần thiết để giúp dự án thành công. Cuộc họp này giúp rút ra kiến thức chuyên môn của các bên liên quan và chia sẻ những cập nhật quan trọng của dự án.
- Cuộc họp hồi tưởng (Retrospective): Đây là cuộc họp nội bộ nhằm ghi lại những bài học kinh nghiệm về những gì đang diễn ra tốt đẹp, những gì bạn tiếp tục làm và những gì có thể được cải thiện. Vì vậy, cuộc họp này cho phép ăn mừng thành công của dự án và thảo luận về các lĩnh vực thiết yếu để cải thiện dự án.
2.14. Xác định vai trò và trách nhiệm của dự án:
Cần phải tập hợp một nhóm phù hợp để quản lý dự án theo đúng mục tiêu của nó. Mỗi cá nhân có một chức năng và nhiệm vụ cụ thể để giúp dự án đạt được kết quả. Những vai trò này bao gồm người quản lý dự án, thành viên nhóm dự án, nhà tài trợ và khách hàng.
Bạn có thể sử dụng các công cụ như phân tích bản đồ các bên liên quan, biểu đồ RACI làm người dẫn đầu. Công cụ này giúp làm rõ vai trò, trách nhiệm và tránh nhầm lẫn về việc ai sẽ sở hữu những nhiệm vụ nào.
2.15. Đánh giá sau dự án:
Việc tiến hành đánh giá sau dự án sẽ giúp đánh giá kết quả dự án và cải thiện quy trình dự án. Bạn có thể nhận được phản hồi từ các bên liên quan của dự án về tiến độ và kết quả của dự án. Như vậy, điều này sẽ giúp bạn đạt được kết quả dự án tốt nhất có thể. Vì vậy, yếu tố này là một phần quan trọng trong quản lý dự án.
Các chiến lược quản lý dự án đóng một vai trò tuyệt vời trong suốt vòng đời dự án, bao gồm các giai đoạn bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát cũng như kết thúc. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.