Bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) là những kiến thức và hiểu biết có được từ kinh nghiệm thực tế khi thực hiện dự án. Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (Project Management Institute - PMI) mô tả Lessons Learned là kiến thức và hiểu biết thu được từ kinh nghiệm, được ghi nhận và áp dụng để lặp lại các thành công và tránh thất bại trong các dự án tiếp theo.
Những bài học này có thể là những bài học tích cực, chẳng hạn như một dự án được triển khai đúng thời hạn và đạt ngân sách, hoặc chúng có thể là tiêu cực, chẳng hạn như chi tiêu vượt ngân sách và tạo ra các sản phẩm kém chất lượng.
Các bài học kinh nghiệm có các đặc tính quan trọng:
- Tính thực tế: Phải dựa trên sự kiện hoặc dữ liệu chính xác.
- Có tác động thực sự: Ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình hoặc kết quả dự án.
- Hữu ích: Là cơ sở xác định một quyết định, thiết kế hoặc quá trình hỗ trợ kết quả tích cực hoặc giảm khả năng thất bại dự án, giúp định hướng quyết định và quy trình trong các dự án tương lai.
Các bài học kinh nghiệm trong quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích nhất khi chúng được lập thành tài liệu, truyền đạt và lưu trữ sau khi tất cả những người tham gia dự án đã xác nhận.
Ví dụ về Lessons Learned:
- Quản lý mua sắm: Nếu người quản lý dự án không tham gia đầy đủ vào quá trình chuẩn bị hợp đồng, dẫn đến hợp đồng thiếu các điều khoản cần thiết và làm chậm trễ dự án, thì bài học kinh nghiệm là người quản lý dự án phải tham gia vào mọi giai đoạn của quy trình hợp đồng cung ứng hàng hóa.
- Quản lý nhóm: Tổ chức khen thưởng đội ngũ sau khi hoàn thành mốc tiến độ quan trọng giúp nâng cao tinh thần làm việc và hỗ trợ lẫn nhau. Bài học rút ra là các hoạt động ghi nhận và động viên nhóm là cần thiết để duy trì hiệu suất và là quyết định tốt cho việc hoàn thành xuất sắc các giai đoạn quan trọng.
2. Tại sao các bài học kinh nghiệm lại quan trọng? Lessons Learned đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án và tổ chức bởi vì chúng cung cấp cơ hội để cải tiến và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
- Tránh lặp lại sai lầm: Lessons Learned giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hoặc thất bại trong dự án. Bằng cách ghi nhận và phân tích, đội ngũ có thể ngăn chặn những sai lầm tương tự xảy ra trong các dự án tương lai, giúp giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả công việc.
- Tái sử dụng thành công: Khi bạn biết điều gì đã diễn ra tốt đẹp và tại sao, bạn có thể lặp lại các bước phù hợp trên tất cả các nhóm của mình. Những bài học kinh nghiệm tích cực giúp lặp lại các yếu tố mang lại hiệu quả, đồng thời xây dựng các tiêu chuẩn thực hành tốt nhất (Best Practices). Điều này giúp các dự án khác đạt được thành công tương tự một cách dễ dàng hơn.
- Cải tiến liên tục: Lessons Learned thúc đẩy sự cải tiến không ngừng trong quy trình làm việc. Việc ứng dụng những bài học này giúp nâng cao hiệu suất, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường năng lực của đội ngũ.
- Chia sẻ kiến thức: Ghi nhận và lưu trữ các bài học kinh nghiệm tạo nên kho tài liệu hữu ích cho tổ chức. Điều này thúc đẩy sự học hỏi và hợp tác giữa các cá nhân, nhóm và các phòng ban trong công ty.
- Hỗ trợ ra quyết định: Các bài học từ các dự án trước cung cấp dữ liệu thực tế giúp đưa ra quyết định tốt hơn. Nhờ đó, đội ngũ có thể dự đoán rủi ro, tối ưu hóa quy trình và cải thiện chiến lược cho các dự án tương lai.
- Thúc đẩy tinh thần đội ngũ: Việc ghi nhận và tôn vinh những thành công giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhóm. Đồng thời, thảo luận về các bài học kinh nghiệm cũng tăng cường sự hiểu biết và hợp tác giữa các thành viên.
3. Khi nào tiến hành ghi nhận các bài học kinh nghiệm? Nên tiến hành ghi nhận các bài học kinh nghiệm "Sớm và thường xuyên". Ghi nhận bài học kinh nghiệm đúng lúc không chỉ giúp lưu giữ thông tin chính xác mà còn tạo cơ hội cải thiện ngay lập tức trong dự án hiện tại. Thời điểm tốt nhất để ghi lại điều gì đó là ngay sau khi nó xảy ra, nếu không, thông tin quan trọng có thể vô tình bị lãng quên hoặc cố tình bị che đậy.
Các thời điểm quan trọng để thu thập Lessons Learned bao gồm:
- Trong suốt vòng đời dự án: Lessons Learned nên được ghi nhận liên tục, đặc biệt sau khi một sự kiện quan trọng xảy ra.
- Sau mỗi giai đoạn hoặc mốc tiến độ: Tổ chức các buổi đánh giá rút ra bài học tạm thời vào cuối mỗi cột mốc tiến độ, với mục tiêu nhận ra điều gì đang hiệu quả và điều gì không hiệu quả, để có thể điều chỉnh ngay lập tức.
- Khi dự án kết thúc: Buổi họp tổng kết cuối dự án là cơ hội để đánh giá toàn diện các bài học từ tất cả các khía cạnh và tổng hợp tài liệu, lưu trữ bài học kinh nghiệm một cách chính thức.
- Khi xảy ra sự kiện đặc biệt: Những vấn đề nghiêm trọng hoặc thành công lớn cần được ghi nhận ngay lập tức để phân tích nguyên nhân gốc rễ và tìm cách áp dụng hoặc ngăn ngừa.
- Định kỳ với các dự án dài hạn: Tổ chức các buổi họp định kỳ để tổng kết bài học tạm thời là cần thiết để cập nhật chiến lược và điều chỉnh quy trình ngay trong khi dự án vẫn đang thực hiện.
4. Cách ghi lại các bài học đã học kinh nghiệm? Theo một phương pháp được mô tả, quy trình ghi lại Lessons Learned bao gồm các bước:
- Thu thập thông tin: Mọi người trong nhóm nên biết rằng cần chia sẻ thông tin về những gì xảy ra, dù tốt hay xấu. Đây nên là một cam kết hợp tác hiệu quả, tập trung vào việc thu thập thông tin hơn là đưa ra phán xét.
- Xuất bản báo cáo: Sau khi tất cả thông tin được thu thập, kiểm tra và sửa đổi, tạo một tệp báo cáo và phân phối cho tất cả mọi người liên quan, từ nhóm đến quản lý cấp trên, để họ nhận thức và hiểu được tất cả các bài học kinh nghiệm. Báo cáo cần được phân phối cho tất cả những người tham gia, những người này sẽ có đủ thời gian để xem xét và xác nhận tính chính xác hoặc đưa ra các chỉnh sửa.
- Lưu trữ báo cáo ở vị trí trung tâm: Tài liệu về bài học kinh nghiệm cần được lưu trữ ở một vị trí trung tâm để các nhà quản lý dự án khác có thể dễ dàng truy cập, áp dụng các quy trình thành công và tránh những cạm bẫy từ các dự án trước đó.
Tài liệu về các bài học kinh nghiệm cần bao gồm:
- Đặt tên bài học.
- Mô tả vấn đề hoặc thành công.
- Tác động đến dự án.
- Các khuyến nghị cải tiến quy trình (bài học kinh nghiệm).
Khi chuẩn bị bản tóm tắt dự án cho các bên liên quan cấp cao, nên bao gồm tổng quan về những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì cần được cải thiện.
5. Thách thức với bài học kinh nghiệm trong dự án? Mặc dù quan trọng, nhiều nhóm không ghi lại các bài học kinh nghiệm, hoặc nếu ghi lại thì lại không sử dụng chúng, thường là do thiếu quy trình xác định. Trừ khi bạn ghi lại chúng và có sẵn một hệ thống để sử dụng chúng, nếu không sẽ rất khó (nếu không muốn nói là không thể) theo dõi các bài học kinh nghiệm.
- Không có Quy trình “Bài học Kinh nghiệm” được xác định tại chỗ: Không có quy trình xác định, đừng ngạc nhiên nếu những người trong nhóm của bạn không nắm bắt được các bài học kinh nghiệm. Họ sẽ giải quyết vấn đề hoặc cảm thấy hài lòng về thành công, nhưng nó kết thúc ở đó và không ai được lợi từ sự hiểu biết mới của họ. Cần có một phương pháp bao gồm việc thu thập, xuất bản, lưu trữ và sử dụng tất cả dữ liệu trong tương lai.
- Nắm bắt được những bài học kinh nghiệm nhưng không sử dụng chúng: Đây là một vấn đề phổ biến khác. Tài liệu Lessons Learned được lưu trữ gọn gàng cùng với dữ liệu dự án khác và không bao giờ được đưa ra áp dụng. Không ai học hỏi từ những kinh nghiệm tốt hay xấu này và không có gì thay đổi. Cần có yêu cầu cho các nhà quản lý dự án bắt đầu mỗi dự án mới bằng cách tham khảo kho lưu trữ bài học kinh nghiệm.
6. Cách áp dụng các bài học kinh nghiệm? Theo Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ, áp dụng các bài học kinh nghiệm là một phương pháp luận bao gồm ba giai đoạn:
- Phân tích: Tất cả các bài học kinh nghiệm phải được phân tích và tổ chức để áp dụng cho các hoạt động trong tương lai. Bước này giúp xác định lý do hoặc điều kiện cơ bản khiến điều gì đó xảy ra, từ đó hiểu rõ hơn về cách lặp lại thành công và ngăn chặn một thất bại tương tự.
- Lưu trữ: Các bài học kinh nghiệm cần được lưu trữ trong kho tài liệu dự án để sử dụng trong tương lai. Kho lưu trữ nên có thể tìm kiếm theo từ khóa để dễ dàng truy cập.
- Truy xuất: Trước khi tham dự các buổi lập kế hoạch rủi ro hoặc bắt đầu một dự án mới, người quản lý truy xuất tất cả các tài liệu bài học kinh nghiệm liên quan và sử dụng chúng để xác định các rủi ro có thể xảy ra, phát triển các chiến lược giảm thiểu, hoặc áp dụng các quy trình thành công.
7. Kết luận Khi quy trình rút ra bài học kinh nghiệm được áp dụng hiệu quả, bạn có thể coi mỗi dự án như một trải nghiệm học hỏi và chia sẻ tất cả kiến thức và hiểu biết sâu sắc với những người quản lý khác trong công ty của bạn. Bài học kinh nghiệm không chỉ là công cụ ghi nhận kinh nghiệm, mà còn là nền tảng giúp tổ chức không ngừng cải thiện và phát triển. Việc ghi nhận, lưu trữ và chia sẻ bài học này giúp xây dựng một hệ thống kiến thức vững chắc, tạo điều kiện cho sự thành công bền vững của dự án trong tương lai.