Trong hình dung của một số tổ chức thì Project Manager (PM) thường là ... thư ký, ... thợ book phòng🙂 ! Việc thường nhật của PM thường là theo dõi công việc (monitor task list), đi tìm phòng họp, gửi lịch họp, đi nhắc task. Ở tổ chức trước đó mình làm thì thường có chức danh Project Coordinator hay Project Specialist, mình cũng từng làm qua các vị trí tương tự, những việc tưởng chừng rất nhỏ như đến tận bàn làm việc nhắc các member đi họp hay đi gọi nước cho phòng họp. Đến với tổ chức mới, khi ngồi trò chuyện với bạn PM nhỏ tuổi hơn thì cũng thường nghe những lời than như "ở đây mình chỉ quản lý được cái task list", "PM ở đây chỉ book meeting thôi", ... Thường trước đó mình cũng hay có suy nghĩ tiêu cực giống vậy, cho đến khi đi học thêm về các chứng chỉ PM, trao đổi thêm với các PM coach thì mình đút kết được: Nhiệm vụ của PM là đảm bảo meeting cần phải được diễn ra và điều phối được meeting của dự án.

A/ Nâng tầm lên thành một sứ mệnh

Thống kê chỉ ra rằng 80% thời gian trong ngày của một PM là ... trao đổi (communication). Các số liệu dự án cũng đồng thuận rằng việc trao đổi trực tiếp (In person) mang lại hiệu quả cao nhất khi thực hiện dự án. Nên việc tổ chức meeting gần như trở thành một kỹ năng thiết yếu cho các bạn theo nghề Project. Nên thay vì khó chịu vì việc phải đi họp thì việc mình hay làm là thay đổi suy nghĩ về việc meeting: mình cần gắn kết mọi người lại với nhau, vì đó là trách nhiệm, là sứ mệnh của một PM, là hướng tới dự án thành công và một team hiệu quả. Nên điều người PM cần làm không chỉ tổ chức meeting mà phải đảm bảo mọi người đều phải họp, đảm bảo thông tin được thông suốt.

B/ Làm sao để meeting trở nên hiệu quả

Tùy thuộc vào mindset và quy định của từng team dự án mà meeting sẽ có chủ đề & các dạng khác nhau. Đa số các dự án tech mình theo thường sẽ thường bị than thở kiểu "Họp nhiều quá", "Tốn thời gian quá", "Ủa rồi họp hoài ai làm đây". Nên thường mình hay chia sẻ với team PM: "Khi mình meeting thì cần phải hiệu quả" . Vậy hiệu quả là sao ?

B.1/ Goals - Mục đích - Họp cần có mục đích

Meeting sẽ lãng phí khi ta không xác định được mục đích của meeting là gì. Cơ bản PM cần làm bài tập trước khi họp ví dụ

• Các chủ đề cần họp, ai sẽ làm người tham gia ? Vai trò của người tham gia là gì ? Có những thông tin và action gì cần xác định sau meeting không ? Để từ đó xác định được lịch trình (Agenda) và Đối tượng họp (Target audience) của mình trong meeting
• Nếu mình là người được mời, thì ai là người đang chủ trì meeting ? Mục đích tham gia của mình trong meeting là làm gì ? Mình có cần chuẩn bị gì trong meeting không ?

B.2/ Invitation - Gửi thư mời - Thư mời họp là bước khởi đầu

Không biết với mọi người thì sao chứ thường mình phải take khá time cho việc này. Thường mình soạn nội dung khá nhanh. Nhưng thường sẽ dành 20' - 30' để review meeting invitation thật kỹ rồi mới bấm nút "SEND" Quan điểm của mình, một PM cần chỉnh chu về câu chữ và các thành văn. Hãy đặt mình vào vị trí của một khách mời để chỉnh chu nội dung thư mời của mình

• Nội dung & lịch trình họp: Khách mời họp cần biết họ đi họp vì chuyện gì. Lịch trình sẽ gồm những chủ đề nào. Để họ có thể thu xếp về mức độ quan trọng và mời thêm các bên liên quan nếu cần
• Địa điểm và thời gian thuận tiện: Đối với những khách mời được PM target là bắt buộc thì mình nên check calendar họ trước, hoặc khách mời nào high level hơn thì nên tới bàn remind họ về chuyện đi họp. Để đảm bảo rằng họ sẽ tham gia meeting. Về địa điểm mình sẽ đề cập rõ hơn trong phần Space
• Nếu là meeting có liên quan tới propose một vấn đề gì đó hoặc là round 2 của một topic trước đó thì nên đính kèm tài liệu hoặc meeting notes trước đó để khách mời có thời gian tham khảo trước
• Nếu phần họp có online lẫn offline thì cũng nên ghi rõ để khách mời có thể dễ dàng tham dự (tùy thuộc target audience)

Trên là nội dung, sau khi draft nội dung xong, mình thường review thêm vài điểm nữa

• Lỗi chính tả: Đây là lỗi cơ bản, cũng là thường gặp nhất. Người đọc dễ đãi thường sẽ bỏ qua, nhưng một PM chỉnh chu thì mình nên khác biệt nhỉ🙂
• Đã đủ khách mời chưa, địa chỉ email đã đúng chưa: Có nhữnng chuyện bi hài xung quanh việc mời sai người. Cho nên chẳng bao giờ thừa khi mình check lại thêm lần nữa
• Thời gian & địa điểm đã chính xác chưa ? Đường link online liệu có truy cập được ?
• File đính kèm đã có chưa ? Liệu có mở được ?

Sau đó, bấm "SEND" và ... check lại thử trong thư mụ SENT để chắc là email đã được gửi, chứ có khi email vẫn còn nằm trong "OUTBOX" đó nhé.

B.3 / Space - Không gian - Hãy chọn 1 địa điểm phù hợp với meeting của bạn

Nói dân gian là đi book phòng họp. Việc mà đa số PM cho là việc ... admin. Khi mới vào tổ chức mới, với cương vị là PM thì task đầu tiên mình làm trong ngày đầu onboard là ... đi coi phòng họp😄 ! Và tìm hiểu về hệ thống booking meeting room. PM mảng Tech theo tinh thần Agile luôn phải đặt mình trong tâm thế: Sẽ cần đi họp bất cứ lúc nào, nên việc book phòng mà còn phải cậy nhờ thì ... sẽ hơi căng. Tất nhiên nếu chúng ta có bạn thư ký dự án xinh đẹp lo việc này thì tất nhiên là vô ưu rồi )). Mình không dùng từ "Room" mà thay vào đó là "Space", vì thực chất chúng ta có thể meeting bất cứ lúc nào. Việc PM là cần làm là lúc nào thuận tiện, bất cứ chỗ nào có đủ không gian cho member thì có thể sẵn sàng cho việc họp. Ở tổ chức mới của mình là công ty công nghệ, nên hầu như các bạn team member có thể họp bất cứ lúc nào. Đó cũng là điều mình thích ở công ty hiện tại. Nhưng là một PM chỉnh chu, tất nhiên chúng ta cũng cần vài chiến thuật cho không gian họp

• Đối với nhóm nhỏ (dưới 5 người)
  • Mục tiêu là catch up / sync công việc và đôi khi là make decision nhanh nên có thể đến ngay chỗ bàn làm việc xong đứng họp luôn, vẫn ổn nha. Standup vài phút mỏi chân có khi sẽ giúp mình quyết định nhanh hơn😄 (theo concept của DSM - Daily Standup Meeting)
  • Hãy nhớ mang theo máy tính theo, nếu cần minh họa và note lại vấn đề chia sẻ ngay và luôn. Để đảm bảo chất lượng meeting
  • Dù là nhỏ nhóm, ở góc nào đó hoặc bàn làm việc thì ... cũng cần riêng tư và tránh làm phiền người khác. Nên có thể kiếm 1 góc phòng hoặc 1 bàn tròn ở pantry. Điều chỉnh âm lượng để tránh làm phiền và thông tin bị rò rỉ nếu quá đông người
• Đối với nhóm lớn hoặc meeting mang tính quan trọng hoặc có đối tượng quan trọng
  • Xác định số lượng người là yếu tố tiên quyết. Bạn sẽ không muốn khách mời mình phải đứng hoặc tự đi tìm ghế , có khi làm trễ thời gian họp. Hãy tìm hiểu phòng họp trước, như số lượng người. Đi xem phòng trước cũng là một cách nếu bạn chưa quen thuộc
  • Máy chiếu / TV: Trình chiếu là phần không thể thiếu trong meeting. Nếu meeting yêu cầu trình chiếu thì đây sẽ là điều kiện bắt buộc. Hãy chắc là phòng họp bạn đặt có thể trình chiếu nhé, và quan trọng hơn là laptop của bạn connect được với nó nữa. Bạn nên thử kết nối trước với phòng họp dó để còn có buffer time để request đội HelpDesk hỗ trợ
  • Bảng/ Bút lông: Đối với các buổi brainstorming thì bảng và viết là cần thiết nhé. Đa số các buổi brainstorm mình host mà sử dụng máy chiếu hay TV đều không work. Với việc đứng ở board và viết sẽ dễ thu hút sự chú ý của member hơn
  • Cuối cùng là ... đến sớm. Mình thường có mặt setup mọi thứ trước tầm 10'
    • Mở đèn, kết nối máy chiếu, order nước (nếu có high level)
    • Join meeting online, bật sẵn ghi âm, mở sẵn notes để ghi chú. Thường mình còn mang theo 1 màn hình phụ (extend display) để đảm bảo có thể làm việc ở private mode được khi trình chiếu
    • Tắt các trình chat messenger hoặc email notication nếu bạn share cả màn hình. Đây là điều mình tối kỵ, mình hay gặp các case bi hài với những tin nhắn popup lên trong lúc present
    • Cuối cùng là ... last minute call. Gửi 1 mess để nhắn các member là meeting đang diễn ra. Double check lại lần nữa là các key member trong meeting sẽ tham dự Tin mình đi, một phong cách chỉnh chu, một không gian thoải mái sẽ giúp khách mời / member ấn tượng và meeting nhẹ nhàng hơn nhiều

B.4/ Interaction - Tương tác - Phải kiểm soát được nhịp tương tác trong meeting

Hãy đảm bảo tất cả các thành viên được nói. Nếu PM định buổi đó chỉ để report hoặc chỉ đơn giản muốn thông tin với 1 hoặc nhóm đối tượng cụ thể thì có thể consider xem chuyển sang catch up trực tiếp hoặc gửi report thay vì tổ chức đi họp. Mà thật ra đối với nhóm nhỏ thì PM cũng cần giữ tương tác với các member. Mỗi target member đều cần được tương tác, hay lấy ý kiến. Tùy thuộc vào dạng của meeting mà sẽ có những kiểu tương tác khác nhau

• Brainstorm: Raise problem và open discussion, lấy ý kiến các bên. Thông thường các buổi này mình sẽ dùng board, và mời từng thành viên lên góp ý kiến. Sau đó quan sát và dùng các kỹ năng mềm (interpersonal skill) để giữ tương tác với các member
• Presentation: Có phẩn Q&A hoặc open discussion với mọi người. Đối với dạng này, nếu mình là người trình bày thì cần quản lý thời gian và quan sát khán giả của mình. Thường mình sẽ cố gom chủ đề khá ngắn dưới (10 min) sau đó sẽ là Q&A hoặc lấy ý kiến vì không để lâu thì member có dấu hiệu ... chán. Hãy hỏi thăm từng người để đảm bảo là mọi người đều có tiếng nói trong meeting nhe Xung đột trong meeting thường là chuyện không tránh khỏi. PM sẽ cần kỹ năng giải quyết xung đột để xử lý. Mình sẽ không chi tiết trong bài viết này. Nhưng tổng quan thì PM sẽ phải kiểm soát được tình hình và đưa meeting theo chiều hướng có kết quả tốt nhất là được

B.5/ Time-box - Giới hạn thời gian - Đúng giờ ! Tránh lãng phí thời gian của nhau

Đi họp luôn bị chê là công việc tốn quá nhiều thờ gian. Nên kỹ năng của PM là quản lý thời gian trong meeting. Hãy chắc rằng meeting của bạn đừng quá dài và có thời gian cố định, đặc biệt là những buổi brainstorm thường không có dấu hiệu dừng nếu bắt đầu có xung đột với nhau.

Hãy time-box cho chủ đề của bạn: Có thể báo với các member hoặc ghi trong agenda về time-box. Thường tối đa cho các meeting mình sẽ đặt vào khoảng 2 hours, các phần present thì khoảng 30m, 1 hour cho các thể loại discussion. Nếu quá time thì mình sẽ điều phối và kết luận sớm. Nếu cần lấy ý kiến thống nhất thì mình sẽ đề xuất team voting để có hướng giải quyết vấn đề tạm trong thời gian đó

Việc quản lý thời gian meeting thường khá khó, mình cũng phải làm vài lần mới quen được

B.6/ Conclusion - Tổng kết - Chốt meeting và đóng gói thông tin , đưa ra kết luận

Meeting đi liền với mục đích thì chắc chắn sẽ cần kết luận. Cả khi bạn không có được giải pháp cuối cùng thì việc tổng kết lại thời gian thảo luận vẫn là cần thiết

• Hãy chắc là bạn có note các ý chính trong meeting, và cần thành văn để trình bày lại nó với team. Để chắc là không thông tin quan trọng nào bị bỏ lỡ và bị hiểu sai
• Nếu đó là buổi presentation thì bạn cần 1 slide tổng kết để chốt vấn đề trong meeting đấy
• Nếu buổi cần action plan thì việc ghi next action và nêu tên PIC là cần thiết để kêu gọi sự đồng thuận cùng làm (commitment)
• Nếu là buổi ra quyết định thì cần nhấn mạnh lại giải pháp lần nữa và kèm kế hoạch thực hiện cùng các member

Đây là session quan trọng nhất, và mang hiệu quả nhất trong meeting. Hãy chắc rằng bạn có chiến thuật khi thực hiện nó nha

B.7/ Recap / Notes - Ghi chú - Thông tin cần ghi nhớ, hành động cần thực hiện

Cuối cùng là notes. Mình thấy trên mạng có nhiều khái niệm như meeting notes, meeting minutes, recap, ... Cơ bản mình cũng không muốn phân biệt nó trong bài viết này . Theo mình thì miễn bạn đảm bảo các member có thể access được thông tin sau meeting là đã WIN rồi. Còn đây là kinh nghiệm của cá nhân mình

• Thường các meeting liên phòng ban cần thông tin chính thống và đóng dấu (sign off) thì mình sẽ format theo khung thời gian ví dụ session này tầm nhiêu phút và ai chủ trình, nội dung thống nhất. Xong các bên sign off vô. Mục tiêu: Các thông tin cần được confirm và rõ ràng
• Các buổi meeting cần action nhanh thì mình chỉ note ý và kèm action plan (ai làm gì, ngày kết thúc). Mục tiêu là có quick action để team có thể process
• Các buổi brainstorm: Vi thường kèm hình vẽ (ghi trên board) và các thông tin mindmap. Các ý tưởng nháp, sự đồng thuận. Mục tiêu để team có thể tra cứu lại khi cần Sau cùng là gửi / lưu trữ ở nơi team có thể access được là ổn

C/ Kết luận

Gửi lời cám ơn đến các bạn đã đọc bài notes dài như vậy😄 ! Trên là những ý kiến và kinh nghiệm cá nhân của mình theo con đường trở thành 1 PM. Việc meeting cơ bản như năng lực bắt buộc của 1 PM, quan điểm cá nhân mình là nếu mình cảm thấy việc mình làm quan trọng thì tự nhiên việc đó sẽ trở nên không tầm thường. Vì 80% thời gian của PM là trao đổi thông tin nên hãy lên cho mình chiến thuật meeting sao cho mình thấy nhẹ nhàng và hiệu quả là được nha🙂