ChatGPT, mô hình ngôn ngữ thông minh nhân tạo, đã hỗ trợ công việc của con người ở nhiều ngành nghề khác nhau như “content marketing, giáo viên, dịch thuật, lập trình viên,…” thông qua việc thu thập, tổng hợp và chọn lọc dữ liệu phù hợp từ người dùng. Đặc biệt, ChatGPT còn được sử dụng như một công cụ giúp tăng năng suất công việc “Phân Tích Kinh Doanh”. Vậy các chuyên viên phân tích kinh doanh (Business Analyst - BA) có thể sử dụng ChatGPT như một công cụ hỗ trợ cho công việc như thế nào, sẽ được BAC chứng minh thông qua bài viết dưới đây.

Trước hết, chúng ta cùng tìm hiểu ChatGPT là gì nhé!

1. ChatGPT

ChatGPT, viết tắt của cụm từ “Chat Generative Pre-training Transformer”, là một trí tuệ thông minh nhân tạo được phát triển bởi OpenAI nhằm giúp đỡ người tiêu dùng giải đáp các thắc mắc từ các lĩnh vực khác nhau. Chúng hoạt động dựa trên việc “học hỏi” một số lượng lớn các dữ liệu từ con người, sách, báo, tạp chí,..., loại bỏ các thông tin sai lệch, và từ đó đưa ra các câu trả lời phù hợp với câu hỏi của người tiêu dùng.

Để mô tả những công dụng của ChatGPT trong việc nâng cao tính hiệu quả công việc của BA một cách thực tiễn, chúng ta hãy cùng trực tiếp trò chuyện cùng ChatGPT nhé!

2. ChatGPT có thể hỗ trợ BA như thế nào?

Đầu tiên, nếu như bạn vừa mới bắt đầu một công việc BA , ChatGPT có thể hỗ trợ giải đáp các thắc mắc về những thuật ngữ liên quan đến công việc đó dựa trên nguồn thông tin được công bố chính tức bởi IIBA (Tổ Chức Phân Tích Kinh Doanh Quốc Tế).

→ Người hỏi: "Bạn có biết gì về sách hướng dẫn BABOK không?"

→ ChatGPT: "Vâng, tôi biết sách hướng dẫn BABOK. Nó là từ viết tắt của “Business Analysis Body of Knowledge” và nó là giáo trình được xuất bản bởi IIBA dùng để mô tả các nhiệm vụ, các vùng kiến thức và các kỹ thuật dùng trong lĩnh vực phân tích kinh doanh. Nó được sử dụng rộng rãi như một nguồn tham khảo và đào tạo cho các BA."

Sau khi nhận thấy rằng ChatGPT có thể nắm được các kiến thức trong BABOK, chúng ta sẽ tiếp tục hỏi ChatGPT về vai trò của “trợ lý ảo” trong việc hỗ trợ các BA cải thiện hiệu suất làm việc của họ.

→ Người hỏi: "Dựa vào các định nghĩa và nhiệm vụ được mô tả trong BABOK, bạn có thể gợi ý cho các BA những cách áp dụng ChatGPT để cải thiện kỹ năng của họ không?"

→ ChatGPT: "Tài liệu BABOK định nghĩa nhiều khái niệm và tác vụ khác nhau liên quan đến lĩnh vực phân tích kinh doanh, bao gồm gợi ý và phân tích yêu cầu, mô hình hóa quy trình và dữ liệu cũng như giao tiếp và quản lý các bên liên quan.

Có một số cách mà Nhà phân tích kinh doanh có thể sử dụng ChatGPT để cải thiện hiệu suất làm việc của họ thông qua các tác vụ này. Một số gợi ý đó như sau:

Đánh giá và phân tích yêu cầu: ChatGPT có thể được sử dụng để tự động tạo tài liệu theo yêu cầu, ví dụ như “functional specifications” và “use case”, từ các cuộc phỏng vấn với các bên liên quan hoặc các nguồn thông tin khác. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc đánh giái và phân tích các yêu cầu.

Mô hình hóa quy trình và dữ liệu: ChatGPT có thể được sử dụng để tự động tạo sơ đồ quy trình và mô hình dữ liệu từ các mô tả bằng lời nói về các quy trình và hệ thống. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quy trình và mô hình hóa dữ liệu.

Quản lý và liên lạc với các bên thứ ba: ChatGPT có thể được sử dụng để tự động tạo báo cáo, bài thuyết trình và các tài liệu khác, dựa trên dữ liệu và thông tin được thu thập từ đối tác. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc giao tiếp và quản lý các bên thứ ba.

Tóm lại, ChatGPT có thể được dùng như một công cụ có thể tự động hoá các tác vụ lặp lại nhiều lần hoặc các tác vụ tốn nhiều thời gian, và cho phép các BA tập trung vào các tác vụ chiến lược có các giá trị gia tăng cao hơn."

3. Các ví dụ thực tiễn khi áp dụng ChatGPT vào Business Analysis

3.1. Functional Specification Document (FSD)

FSD - Thông số kỹ thuật chức năng tài liệu - là tài liệu mô tả chi tiết các tính năng và thông số kỹ thuật của một sản phẩm phần mềm. Vậy chúng ta có thể yêu cầu ChatGPT tạo FSD từ các mô tả bằng lời như sau:

→ Người hỏi: “Bất cứ khi nào khách hàng quan tâm đến một trong những dịch vụ mà tôi đang cung cấp, tôi muốn các dữ liệu của khách hàng và bản xem trước những gì họ yêu cầu được thông báo qua email, từ đó tôi có thể chủ động liên lạc với họ và đưa ra các đề xuất của dịch vụ đó. Nếu một dịch vụ đã đáp ứng đủ yêu cầu (có mục tiêu rõ ràng và giá đã được xác định trước), tôi muốn khách hàng có thể được tạo cuộc hẹn tự động thông qua việc xem xét các lịch làm việc còn trống của tôi trên Google Calendar.”

→ ChatGPT: "Dưới đây là tài liệu FS dựa trên mô tả lời nói:

Tên: Thông báo về đơn đặt hàng mới cho nhà cung cấp dịch vụ

Mô tả: Ứng dụng này có thể thông báo cho các nhà cung cấp dịch vụ thông qua e-mail mỗi khi có một khách hàng quan tâm đến dịch vụ mà họ cung cấp. E-mail sẽ bao gồm các dữ liệu khách hàng (tên, địa chỉ e-mail, số điện thoại) và một bản xem trước yêu cầu của khách hàng (bản mô tả loại hình dịch vụ) để các nhà cung cấp có thể liên lạc với khách hàng đó và đưa ra các đề xuất của dịch vụ đó. Nếu như loại hình dịch vụ tiêu chuẩn có một mục tiêu và giá cả rõ ràng, khách hàng sẽ được đặt lịch hẹn loại hình dịch vụ trực tiếp trên ứng dụng, thông qua việc xem xét các lịch làm việc còn trống của nhà cung cấp trên Google Calendar.

Tính năng yêu cầu:

• Ứng dụng sẽ gửi email cho nhà cung cấp bất cứ khi nào khách hàng quan tâm đến một trong các dịch vụ của bạn.
• Email phải bao gồm dữ liệu của khách hàng (tên, địa chỉ email, số điện thoại) và bản xem trước những gì khách hàng muốn (mô tả dịch vụ).
• Ứng dụng phải cho phép khách hàng lên lịch các dịch vụ tiêu chuẩn trực tiếp trong ứng dụng, xem xét tính khả dụng của lịch trình của nhà cung cấp, lịch trình này sẽ được kiểm soát trong Google Calendar.
• Ứng dụng phải cho phép các nhà cung cấp dịch vụ truy cập vào tính khả dụng về lịch làm việc của nhà cung cấp trong Google Calendar.

Tính năng không yêu cầu:

• Ứng dụng phải được phát triển bằng cách sử dụng các phương pháp bảo mật tốt nhất để đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu người dùng.
• Ứng dụng phải dễ sử dụng và phải có giao diện dễ nhìn.
• Ứng dụng phải tương thích với các hệ điều hành phổ biến trên thiết bị di động (iOS và Android).
• Đây là một đặc tả chức năng chung, nhưng nó có thể được cải thiện chi tiết hơn tùy thuộc vào dự án và nó có thể được cải thiện dựa trên phản hồi từ khách hàng."

3.2 Use Case

Use Case là một trong những công cụ được dùng để mô tả đầy đủ và chi tiết các bước tương tác giữa người dùng và hệ thống. Chúng ta có thể áp dụng ChatGPT vào Use Case như sau:

→ Người nói: "Bạn có thể miêu tả tính năng thông báo dưới dạng “use case” được không?"

→ ChatGPT: "Tất nhiên rồi, sau đây là những miêu tả về tính năng thông báo dưới dạng “use case”:

Tên: Thông báo về đơn đặt hàng mới cho nhà cung cấp dịch vụ

Người tham gia: Nhà cung cấp dịch vụ, Khách hàng

Điều kiện tiên quyết: Nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng phải đăng nhập vào ứng dụng.

Các bước chính:

• Khách hàng chọn dịch vụ mong muốn trong ứng dụng và điền các thông tin cần thiết (tên, địa chỉ email, số điện thoại, mô tả dịch vụ).
• Ứng dụng gửi email đến nhà cung cấp với dữ liệu của khách hàng và bản xem trước những gì họ muốn.
• Nhà cung cấp nhận email và chuẩn bị liên hệ với khách hàng và đưa ra đề xuất dịch vụ.

Các bước thay thế:

• Khách hàng chọn dịch vụ mong muốn trong ứng dụng và điền các thông tin cần thiết (tên, địa chỉ email và số điện thoại).
• Ứng dụng kiểm tra tính khả dụng trong lịch của nhà cung cấp trên Google Calendar.
• Nếu trống, ứng dụng cho phép khách hàng đặt dịch vụ trực tiếp.
• Nhà cung cấp nhận thông báo đặt lịch hẹn và chuẩn bị cung cấp dịch vụ.

Hậu điều kiện: Nhà cung cấp được thông báo về một yêu cầu dịch vụ mới và chuẩn bị liên hệ với khách hàng."

Ngoài ra, chúng ta còn có thể áp dụng ChatGPT vào nhiều mô hình dữ liệu khác nhau như “Data Model (mô hình dữ liệu), Process Model (mô hình quy trình), Structure of management reports (Cấu trúc báo cáo quản trị), chiến lược kinh doanh, và rất nhiều những mô hình khác.

Từ hai ví dụ trên (FSD và Use Case), chúng ta có thể thấy rõ rằng ChatGPT là công cụ hỗ trợ các BA trong việc tự động tạo các tài liệu, các mô hình dữ liệu và các báo cáo theo yêu cầu được mô tả. Tuy nhiên, vì mới phát triển và vẫn còn trong giai đoạn thử nghiệm nên mô hình AI này vẫn còn tồn tại một số rào cản nhất định (độ chính xác và tính bảo mật), đặc biệt là ở thị trường Việt Nam (https://vnexpress.net). Vì vậy, chúng ta vẫn cần có những kiến thức cơ bản của một BA để có thể ứng dụng ChatGPT một cách chính xác và hiệu quả nhất. Nếu như bạn có nhu cầu trở thành một BA chuyên nghiệp, hãy truy cập vào website “bacs.vn” nhé. BAC hiện đang cung cấp các khoá đào tạo liên quan đến lĩnh vực này.

Mong rằng qua những ví dụ trên, bạn có thể hiểu hơn về ChatGPT và có thể ứng dụng chúng một cách hiệu quả vào công việc Business Analysis nhé!

Nguồn: https://medium.com