Gợi ý xây dựng kịch bản cho một buổi họp Retrospectives

Như các bạn đã biết, Sprint Retrospectives là một sự kiện quan trọng trong mô hình Scrum, nhằm mục đích giúp Developement Team cùng nhìn lại quá trình làm việc trong Sprint vừa qua, từ đó có những điều chỉnh, thay đổi cần thiết về cách thức làm việc, cộng tác v.v.. để cải thiện hiệu quả Sprint tới. Tuy nhiên, việc tiến hành một buổi Retrospectives hào hứng, hiệu quả thì không hẳn là dễ dàng. Không chỉ xoay quanh một vài hoạt động đơn điệu như KPT, PDCA, v.v... bài viết này sẽ gợi ý cho các bạn về các bước tiến hành buổi Retrospectives bài bản, có kế hoạch, và phong phú về các hoạt động.

Một vài tư tưởng nền tảng chung

1. Các team (trong đó có cả mình ) thường có xu hướng giản lược, hoặc bỏ qua hoạt động Retrospectives này vì lý do tốn thời gian. Tuy nhiên, thực sự mà nói, thời gian cả team cùng dừng lại, để nhìn nhận, cải tiến lại giúp team tiết kiệm thời gian và công sức nhiều trong tương lai. Thông qua Retrospectives, chúng ta có thể tìm ra được cách làm hiệu quả hơn, phù hợp hơn mà.

2. Cải thiện là một quá trình liên tục, lặp lại nhiều lần.

Nguồn: https://luis-goncalves.com/agile-retrospective-format/

3. Kết hợp "Làm + Chơi": Các hoạt động trong retropectives nên vận hành dưới dạng trò chơi, để kích hoạt sự hứng thú tham dự của team
4. Tập trung vào mục tiêu là cải thiện hiệu quả cách thức làm việc, hợp tác; đối tượng nhắm đến là team (team as a whole), không sa đà vào phân tích từng cá nhân (dễ dẫn đến không khí tiêu cực, chỉ trích cá nhân)

Lên kịch bản cho buổi Retrospectives

Xác định thời lượng

Thời lượng một buổi Restrospectives phụ thuộc vào độ dài của 1 sprint. Một số khuyến nghị thời gian tối đa như sau:

Cấu trúc buổi Retrospectives

1. Hoạt động Set the stage: Thiết lập bối cảnh bắt đầu nhằm giúp mọi người "khởi động" cho hoạt động Retro. Như trên hình, từ một chấm đen Start, sau khi thiết lập bối cảnh, mọi người cởi mở hơn, chia sẻ thông tin, hình phễu mở rộng dần.
2. Hoạt động Gather data: Thu thập dữ liệu. Bước này tập trung vào khai thác tối đa các thông tin, dữ liệu về sprint trước đó, thể hiện ở hình phễu mở rộng tối đa. Càng thu thập được nhiều dữ liệu, chúng ta sẽ có nhiều "chất liệu" để phân tích trong những bước sau. Thường thì dữ liệu sẽ được chia làm 3 nhóm : những điều team đã làm tốt, những điều còn chưa tốt, những ý tưởng nhóm cho là tốt và muốn thử.
3. Hoạt động Generate insights: Đi sâu vào phân tích những vấn đề quan trọng thu được ở bước 2. Bước 2 tập trung số lượng, còn bước 3 tập trung chất lượng, độ sâu phân tích.
4. Hoạt động Decide what to do: Sau khi phân tích, nhóm sẽ thảo luận để chọn ra các hành động cụ thể, chi tiết để thực thi trong phiên tiếp theo nhằm mục đích cải tiến. Số lượng hành động chọn không nhất thiết phải nhiều, nhưng cần định nghĩa rõ ràng, thực hiện được, đo lường được v.v..
5. Hoạt động Close the retrospectives: Kết thúc buổi họp bằng cách thu hẹp lại, tóm tắt lại vấn đề. Ngoài ra, nhóm cũng có thể đánh giá hiệu quả của chính buổi họp.

Thời lượng cho từng hạng mục có thể chia như sau, ví dụ với Sprint 3 tuần

Lựa chọn các hoạt động cho từng bước:

Có rất nhiều các hoạt động phong phú mà chúng ta có thể lựa chọn đưa vào kịch bản buổi Retro, nhằm tạo sự tươi mới cho từng buổi. Dưới đây mình tổng hợp một số hoạt động, cũng như chia sẻ nguồn để mọi người tham khảo xem nhé!

Hoạt động Set the stage

1. Draw your feeling: Mọi người thể hiện cảm xúc của mình dành cho buổi retrospectives đang chuẩn bị bắt đầu. Một khởi động nhẹ nhàng cho mọi người, cũng như giúp người điều phối (Scrum Master) nắm được tâm trạng chung của team.

2. Happiness Radar: Các thành viên chia sẻ nhanh cảm xúc của mình về tình hình Sprint trước đó, theo các hạng mục khác nhau. Đây như một lượt quét nhanh tình hình để thu thập và đi sâu hơn ở các bước sau

3. Rate your Sprint: Với thang điểm từ 1 đến 5, mọi người đánh giá nhanh về hiệu quả của Sprint trước đó

4. ESVP – Explorer, Shopper, Vacationer, Prisoner: Mục đích nhằm xác định tâm thế của các thành viên đối với buổi Retro. Điều phối viên sẽ hỏi (ẩn danh) xem mọi người đang có tâm thế giống nhân vật nào:

• Explorers (Nhà thám hiểm): Háo hức với việc khám phá ý tưởng mới
• Shoppers (Kẻ mua sắm): Giống như đi mua sắm, tôi sẽ nhìn một lượt các thông tin, rồi bỏ giỏ mang về một ý tưởng mới hữu ích
• Vacationers (Người đi nghỉ mát): Dù không hứng thú lắm với buổi Retro, nhưng tôi cũng khá vui vì tạm không phải làm công việc khác
• Prisoners (Tù nhân): Cảm thấy bị ép buộc phải tham gia buổi Retro, và muốn làm việc gì đó khác Nếu như tổng thể team có nhiều người thuộc các nhóm tích cực, buổi Retro có thể bắt đầu ngay. Ngược lại, nếu đa phần mọi người thuộc nhóm tiêu cực, điều phối viên có thể tạm cho mọi người giải lao một chút đi uống cà phê để cải thiện tinh thần trước khi bắt đầu chẳng hạn.1

Hoạt động Gather data

1. Glad - Sad - Mad: Các thành viên viết ra những điều mình thấy Vui - Buồn - Tức giận đã xảy ra trong Sprint vừa rồi. Người điều phối cần lưu ý sao cho tất cả mọi người đều tham gia, chia sẻ nhiều nhất có thể Một số hoạt động khác cũng tương đối giống như là: WWW: Worked well, kinda Worked, didn’t Work ; Well, Not so well, New ideas ; KPT The Good, the Bad, the Ugly; Liked, Learned, Lacked ; Three Little Pigs v.v..

2. Timeline: Team liệt kê các sự kiện (sự kiện tốt, sự kiện không tốt, sự kiện quan trọng v.v..) theo tiến trình thời gian của Sprint vừa rồi, đồng thời chia sẻ cảm xúc của mình đối với các sự kiện đó.

3. Team Radar Với các hạng mục khác nhau, team chia sẻ quan điểm của mình, chấm điểm cho nó.

4. Hot- air Balloon: Tưởng tượng dự án là một khinh khí cầu. Những điều gì giúp khinh khí cầu bay cao hơn, hay những điều gì đang kìm hãm, kéo nó đi xuống?

Hoạt động Generate insights

1. Fishbone/Root Cause Analysis/Ishikawa Diagram: Nhằm phân tích chuyên sâu để tìm ra nguyên nhân của vấn đề, hoạt động này xoay quanh hình vẽ một bộ xương cá: Đầu cá là vấn đề, các nhánh xương cá là nhóm nguyên nhân gây ra vấn đề đó.

2. Five Whys: Bằng cách liên tục đặt câu hỏi tại sao, cả nhóm có thể tìm ra nguyên nhân sâu xa, gốc rễ của vấn đề. Khi đó, chỉ cần có hành động giải quyết nguyên nhân này, vấn đề sẽ hứa hẹn được giải quyết triệt để

3. Brainstorming: Cả team cùng "vắt não" để sản sinh ra các ý tưởng, các phân tích chuyên sâu. Tuỳ thuộc vào độ hoạt ngôn của các member, mà người điều phối vận dụng linh hoạt các hình thức chia sẻ ý kiến: lần lượt nói, đồng loạt viết v.v..

4. Prioritize with Dots: Phương pháp giúp team tập trung vào những vấn đề quan trọng. Mỗi người sẽ được cấp một số chấm (dot) hữu hạn. Với số chấm đó, từng người gắn cho những vấn đề mà mình cho là cần tập trung hơn vào. Tổng hợp các vấn đề được gắn nhiều chấm sẽ được lựa chọn để đưa vào việc phân tích kĩ hơn, hay tìm cách giải quyết.

Hoạt động Decide what to do

1.SMART Goals: Hoạt động mà team lựa chọn để đưa vào thực hiện trong Sprint tới nên Specific (Rõ ràng, cụ thể không mông lung), Measurable (Đo lường được để theo dõi tiến độ), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Có liên quan) và Time-based (Có thời gian thực hiện cụ thể)

2. Circle of questions: Cả team ngồi thành vòng tròn, liên tục hỏi và trả lời các câu hỏi để tìm ra điều mà team đồng thuận muốn làm. Ví dụ: người đầu tiên hỏi người bên cạnh: "Điều quan trọng nhất mà team mình nên tiến hành trong Sprint tới là gì?". Người bên cạnh trả lời, rồi tiếp tục hỏi người tiếp theo một câu hỏi liên quan. Quá trình này ngừng lại khi cả team đạt đồng thuận, hoặc hết thời gian. Tuy nhiên, ít nhất cần đi hết một vòng để tất cả mọi người đều đưa ra ý kiến của mình

Hoạt động Close the retrospectives

1. Plus/Delta: Một chút review nhẹ về chính chất lượng buổi Retrospectives vừa diễn ra, với hai điều: Plus (những điều hiệu quả) và Delta (cần điều chỉnh)

2. Return on Time Invested (ROTI): Team cùng đánh giá nhanh hiệu quả thu được đối với thời gian đã bỏ ra cho buổi Retrospectives.

3. Appreciations:: Từng người sẽ dành 1 lời cảm ơn 1 người khác trong team vì một điều gì đó diễn ra trong buổi Retro. Điều này giống như một chút ngọt ngào để kết thúc một phiên làm việc của cả team.

Một số lưu ý khác

• Time box: Khi đã có kịch bản và khung thời gian cho từng mục, người điều phối cần lưu ý bám sát khung thời gian đó, để tránh lan man, cháy thời gian

• Ẩn danh: Nhằm thu được nhiều ý kiến chân thực nhất, cần lưu ý sử dụng phương pháp thu thập ẩn danh phù hợp.

• Nền tảng: Hiệu quả nhất vẫn là tổ chức theo hình thức retro, nơi tương tác được đẩy lên cao nhất. Tuy nhiên, nếu là team làm việc từ xa, bạn có thể tham khảo các nền tảng trực tuyến, ví dụ như https://miro.com/

• Tham khảo thêm nhiều hoạt động khác tại Fun Retrospectives

Chúc các bạn lên kế hoạch và vận hành buổi Retrospective hiệu quả nhé!