1. Kiến thức cơ bản về WBS
WBS là cơ sở của việc lên kế hoạch cho dự án. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu kiến thức cơ bản và bản chất về WBS.
1-1. WBS là gì ?
WBS là từ viết tắt của Work Breakdown Structure (Phân tích và cấu trúc hóa công việc). Như tên gọi của nó, WBS là một phương pháp để phân tích và cấu trúc công việc tạo ra một dự án. Đơn vị công việc nhỏ nhất được phân tách ra gọi là work package, là nguồn dùng để lập schedule cho dự án. Trong PMBOK thì còn tiếp tục phân tách work package ra thành các activities, và từ đó ước lượng thời gian, nguồn resource cần thiết.
Khoảng thời gian có thể được đính kèm như thể hiện trong hình. Đây được gọi là biểu đồ Gantt và nó cần được xem xét riêng với WBS.
1-2. Mục đích của WBS
Mục đích của việc tạo WBS là để minh bạch hóa nội dung công việc. Bạn phải đặt mục tiêu phù hợp với mục đích của dự án và xác định các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu. Bằng cách tạo ra WBS, ta sẽ làm rõ ra được các công việc, nhiệm vụ cần thiết, và có thể đạt được các merit sau.
<Có thể tạo được schedule>
Bằng cách phân tách nhỏ công việc ra, ta thấy được thời gian, nguồn lực cần thiết cho mỗi công việc đó. Từ đó, có thể phân bổ resource Bạn có thể tạo một lịch trình chính xác hơn bằng cách phân bổ mọi người và tích lũy các yêu cầu.
<Có thể tạo được estimation cho effort>
Trước khi phân tách công việc, phạm vi công việc không rõ ràng và không thể tính được thời gian làm việc cần thiết. Khi công việc được phân tách, phạm vi công việc trở nên rõ ràng và số giờ cần thiết có thể được tính toán chính xác hơn.
<Tạo được nhận thức chung về phạm vi công việc cho cả team>
Bằng cách tạo ra một sự nhận thức chung, có thể giảm được việc phát sinh sai lệch về phạm vi công việc với người phụ trách công việc đó. Người phụ trách có thể kiểm tra công việc sẽ phụ trách trong danh sách, và nếu có công việc không xác định hoặc công việc bị thiếu, việc sửa chữa sẽ được thực hiện để tránh việc bị sót.
1-3. Điểm chú ý của WBS
Mục đích của WBS là để làm rõ nội dung công việc. Giả sử, ở công việc trước đó vì thiếu thông tin mà nội dung công việc không rõ ràng, thì khi đó dù có cố gắng phân tách công việc đó đi nữa thì cũng sẽ phát sinh một sai lệch nhất định khi bắt tay vào việc đó. Vì vậy, trường hợp có công việc mà nội dung không rõ ràng, thì khi lên kế hoạch ở giai đoạn trước đó cũng cần thiết phải chi tiết hóa nó theo từng giai đoạn để tránh phát sinh rắc rối về sau.
Ngoài ra, thay vì tạo WBS cho từng dự án, hãy tạo một tiêu chuẩn WBS phù hợp cho dự án. Việc tạo một cái mới mỗi lần làm tăng nguy cơ bỏ sót công việc. Bằng cách tạo WBS tiêu chuẩn cho từng loại dự án, WBS sẽ được tinh chỉnh và dẫn đến thời gian tạo WBS ngắn hơn.
2. Cách tạo WBS
Point quan trọng cần chú ý khi tạo WBS là : phân tách nội dung công việc đến đâu, và thiết lập thứ tự ưu tiên sau khi đã phân tách công việc
2-1. Xác định công việc
Trước khi tạo WBS thì công việc vẫn còn nguyên là một khối lơn. Ta sẽ thực hiện phân tách nó ra cho đến khi biết được thời gian cần thiết cho khối công việc này. Vì nếu ta không làm rõ phạm vi công việc thì cũng sẽ không xác định được thời gian cần thiết dành cho nó, do đó việc làm rõ ra phạm vi công việc cũng trở nên cần thiết. Lúc này, điểm cần chú ý là cần phải thảo luận và được sự đồng ý của người phụ trách. Thông thường thì tuy project manager tạo ra WBS, nhưng hay bị phát sinh ra một khoảng lệch về thời gian cần thiết so với người phụ trách thao tác công việc trong thực tế. Nên cần thiết phải thảo luận và nhận được sự đồng ý của người phụ trách, để tránh phát sinh các khoảng lệch đó.
2-2. Thiết lập trình tự công việc
Khi công việc đã được xác định, ta sẽ thiết lập trình tự công việc. Cần phải nhận biết được sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau. Phải làm rõ được liệu công việc sau không thể được bắt đầu trừ khi công việc trước kết thúc, hoặc liệu có thể làm việc song song với công việc sau. Ta có thể thấy được critical path sau khi thiết lập được trình tự công việc. Critical path là một chuỗi công việc từ trái sang phải khi tiến hành dự án. Nếu phát sinh chậm trễ trên các critical path sẽ dẫn đến sự chậm trễ của dự án ngay lập tức. Do đó, cần nhấn mạnh các critical path, để có thể ý thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của chúng.
2-3. Cấu trúc hóa công việc
Sau khi sắp xếp công việc theo thứ tự, bước tiếp theo là cấu trúc nó. Ta cần lọc ra các công việc cùng cấp độ, rồi bên dưới đó lại lọc ra các công việc chiidren cùng cấp độ nữa. Điểm chú ý ở đây là, nếu ta cộng dồn các công việc level children vào thì sẽ ra công việc level parent. Hay nói ngược lại là, công việc level parent được phân tách tất cả thành công việc level children. Bằng cách cấu trúc hóa công việc như thế này, ta sẽ tránh được việc bị bỏ sót công việc.
3. Sử dụng tool để tạo WBS một cách hiệu quả
Chúng ta cần sử dụng tool để tạo WBS. Có một số nơi vẫn sử dụng giấy hoặc whiteboard để tạo WBS, nhưng nó sẽ không phù hợp nếu cần phải chỉnh sửa hoặc cần chia sẻ cho nhiều người khác. Bây giờ thì có rất nhiều web tool phục vụ việc tạo WBS một cách hiệu quả, bao gồm cả Excel. Nên cần phải chọn tool phù hợp với project rồi tạo WBS một cách hiệu quả
＜Excel＞
Excel là phần mềm bảng tính của Microsoft. Có nhiều nơi tạo WBS bằng Excel vì nó được cài đặt theo tiêu chuẩn trên hầu hết các PC và được sử dụng rộng rãi trong công việc hàng ngày. Đặc điểm của Excel là dễ dàng tạo và dán bất cứ thứ gì. Việc nhập data và thao tác với share rất dễ dàng, nên nó được sử dụng rất rộng rãi. Nhiều mẫu WBS Excel cũng có sẵn, do đó rào cản cho việc tạo WBS là thấp. Nên trước hết, hãy thử sử dụng một mẫu Excel và tùy chỉnh nó theo dự án của bạn xem sao.
＜Web tool＞
Các công cụ web để tạo WBS thường được đóng gói cùng với các biểu đồ Gantt và được gọi chung là công cụ quản lý dự án. Bạn có thể tạo WBS hiệu quả đơn giản bằng cách nhập nội dung công việc và thời gian cần thiết. Ngoài ra, thường sẽ có các chức năng khác giúp bạn quản lý các công việc và schedule nữa, vì vậy hãy sử dụng các công cụ web phù hợp với dự án của bạn.
＜Wrike＞
Wrike không chỉ cung cấp solution về quản lý dự án, mà còn cung cấp các giải pháp về marketing, creative và phát triển sản phẩm. Ngoài các biểu đồ WBS và Gantt, người quản lý dự án có thể theo dõi sự phân bổ và hiệu suất của các resource. Biết được effort cần thiết cho mỗi nội dung công việc là bao nhiêu, có thể giúp bạn sử dụng resource một cách hiệu quả.
＜Backlog＞
Backlog là một công cụ quản lý dự án với giao diện dễ sử dụng. Bên cạnh các biểu đồ WBS và Gantt, còn có chức năng burndown chart và wiki. Ngoài ra, một trong những tính năng đặc biệt là tính năng Like nhằm thúc đẩy giao tiếp với hơn 300 biểu tượng nhân vật khác nhau. Đó là một tính năng tốt để tạo môi trường giao tiếp tốt hơngiữa các thành viên trong dự án với nhau.
＜InnoPM＞
InnoPM là một dịch vụ quản lý dự án trên đám mây có tính năng dễ vận hành và bao gồm rất nhiều báo cáo. InnoPM rất dễ sử dụng, nên dù là một người không có kiến thức về IT hoặc một beginner về quản lý dự án cũng có thể sử dụng được một cách dễ dàng. Điểm đặc biệt của InnoPM là chức năng báo cáo rất phong phú, nên rất tiện lợi cho việc báo cáo với cấp trên cũng như các bên liên quan.
4. Kết luận
WBS là một phương pháp phân tách và cấu trúc công việc. Bằng cách phân tách công việc và làm rõ phạm vi công việc và thời gian cần thiết, từ đó có thể tạo schedule và ước tính công việc, loại bỏ nhận thức sai lệch về phạm vi công việc đối với người phụ trách.
Quy trình tạo WBS là xác định các nhiệm vụ, công việc cần để tạo nên một dự án, làm rõ các mối quan hệ đơn hàng và cấu trúc chúng ở cùng một cấp độ nhiệm vụ. Vì khó chia sẻ và sửa đổi WBS trong môi trường tương tự như giấy hoặc bảng trắng, bạn có thể hợp lý hóa việc tạo WBS bằng cách sử dụng các công cụ như Excel và các công cụ web.
Chúng tôi đã giới thiệu kiến thức cơ bản về WBS, cách tạo ra nó và các công cụ giúp nâng cao hiệu quả. Mặc dù WBS là cần thiết để quản lý công việc trơn tru và quản lý lịch trình, nhưng kiến thức cơ bản là không đủ. Vui lòng hiểu kiến thức cơ bản và cách thực hiện cũng như thực hành WBS với các công cụ.