Nếu bạn đọc được bài viết này, tức là bạn đang tìm hiểu về các thuật ngữ quản lý dự án tiếng Nhật và được Google đưa đến Viblo thông qua thuật toán của nó. Hi vọng bài viết có thể giúp ích cho bạn.
Bài viết được dịch từ trang mynavi.jp, một trang chuyên về so sánh các sản phẩm của ngành IT cũng như chia sẻ kiến thức IT.
Bản thân người dịch cũng đã làm công tác quản lý dự án và hiểu phần lớn các thuật ngữ trong bài. Tuy nhiên, để trình bày lưu loát những khái niệm ấy, chúng ta cần một bài viết tổng hợp có chứa cả tiếng Nhật để tiện ghi nhớ cho sau này.
Chính vì vậy, bài viết sẽ để nguyên văn tiếng Nhật bên cạnh bản dịch tiếng Việt, để các bạn dễ học và ghi nhớ hơn nhé.
Trước hết, hãy cung điểm qua một số phương pháp quản lý dự án nào.
1/ PMBOK
Nguyên văn
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）は、プロジェクト管理の手法やノウハウなどの知識が体系立ててまとめられています。アメリカ合衆国に本部を置く非営利団体のPMI（Project Management Institute）が作成し、4年ごとに更新されています。また、プロジェクト管理の手法だけにとどまらず、コスト管理やリスク管理などプロジェクトに必要な知識が幅広く記述されています。
PMBOKの特徴としては、10の知識エリアに分割してそれぞれに「立ち上げ」・「計画」・「実行」・「監視・管理」・「終結」という5つのプロセスに分けて考えられています。
Bản dịch (nếu có thiếu sót, xin hãy giúp đỡ người dịch bằng cách comment bên dưới nhé):
PMBOK (Project Management Body of Knowledge: Khối kiến thức quản lý dự án) tổng hợp một cách có hệ thống các kiến thức như phương pháp và bí quyết quản lý dự án. Nó được tạo ra bởi PMI (Viện Quản lý Dự án), một tổ chức phi lợi nhuận có trụ sở chính tại Hoa Kỳ và được cập nhật bốn năm một lần. Ngoài các phương pháp quản lý dự án, một loạt các kiến thức cần thiết cho dự án như quản lý chi phí và quản lý rủi ro được mô tả.
Đặc điểm của PMBOK là nó được chia thành 10 lĩnh vực kiến thức, mỗi lĩnh vực được chia thành 5 quy trình: “khởi động”, “lập kế hoạch”, “thực thi”, “giám sát / quản lý”, và “kết thúc”.
Các bí quyết và kiến thức có tổ chức được sử dụng trên toàn thế giới bất kể ngành nghề nào, nhưng PMBOK chỉ là tổng hợp kiến thức và bí quyết và cần phải xây dựng một phương pháp cụ thể hơn cho trường hợp cụ thể của công ty bạn.
2/ CCPM
Nguyên văn: CCPM（Critical Chain Project Management）は、プロジェクトの納期を極力短く設定してプロジェクト全体で納期の余裕を持たせる管理手法です。
CCPM (Critical Chain Project Management : Quản lý dự án theo chuỗi những tiêu chí quan trọng) là một phương pháp quản lý đặt ngày bàn giao của một dự án càng ngắn càng tốt để toàn bộ dự án có một khoảng thời gian dư ra cho việc giao hàng.
Ví dụ: nếu bạn có ba quy trình yêu cầu 10 ngày, bạn cần tổng cộng 30 ngày. Nếu bạn đặt mỗi quy trình cần 9 ngày để giao hàng, bạn sẽ dư ra được 3 ngày.
Ngoài việc ngăn chặn tình trạng nhân viên đến sát ngày giao hàng vẫn không bắt đầu,nó còn có thể hạn chế được tối đa việc xảy ra tình trạng chậm trễ . Phương pháp này thường được sử dụng cho các dự án lớn với thời gian giao hàng dài.
3/ WBS WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを構成している要素を細かく分類して構造化し、スケジュールを組み立てる手法です。作業を細かく分類することで、必要な作業・工数やコストがはっきりし、納期管理もしやすくなります。
WBS (Cấu trúc phân chia công việc) là một phương pháp phân loại và cấu trúc một cách tinh vi các yếu tố tạo nên một dự án, và thiết lập một lịch trình. Bằng cách phân loại công việc chi tiết, thì người quản lý có thể làm rõ công việc yêu cầu, giờ công và chi phí, khiến cho việc quản lý ngày giao hàng trở nên dễ dàng hơn.
4/ PERT PERT（Program Evaluation and Review Technique）は、プロジェクト内の作業の処理順位を図示して把握する手法です。タスク同士を矢印で結ぶことで、処理順位が分かりやすくなります。複雑なタスクや煩雑なプロジェクトのときに利用すると管理しやすくなる手法です。
PERT (Kỹ thuật Đánh giá và xét lại Chương trình) là một phương pháp để nắm bắt trình tự xử lý công việc trong một dự án bằng đồ thị. Bằng cách kết nối các tác vụ bằng các mũi tên, việc hiểu thứ tự xử lý trở nên dễ dàng hơn. Đây là một phương pháp dễ quản lý hơn khi được sử dụng cho các nhiệm vụ phức tạp và các dự án phức tạp.
- PPM PPM（Project Portfolio Management）は、複数あるプロジェクトを管理するときの手法です。組織全体の一元管理が必要とされるケースが増えていて、組織内のリソースの分配や集中をしたい場合に利用すると便利な管理手法です。 PPM (Quản lý danh mục dự án) là một phương pháp để quản lý nhiều dự án. Đây là một phương pháp quản lý thuận tiện để sử dụng khi các trường hợp cần quản lý toàn bộ tổ chức bằng một nguồn duy nhất ngày một tăng lên, và bạn muốn tiến hành phân phối/ tập trung nguồn lực trong tổ chức của mình.
6/P2M P2M（Project ＆ Program Management）は、2001年に経済産業省の指導のもと、日本で開発された手法です。プロジェクト管理にプログラム管理の要素を取り入れています。全体を俯瞰して管理しつつ、個々のプロジェクトを制御する方法です。複数のプロジェクトの統括マネージメントを行なうのに便利です。
P2M (Quản lý Dự án & Chương trình) là một phương pháp được phát triển tại Nhật Bản vào năm 2001 dưới sự hướng dẫn của Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp. Kết hợp các yếu tố quản lý chương trình vào quản lý dự án. Đó là một cách để kiểm soát các dự án riêng lẻ trong khi quản lý toàn bộ mọi thứ từ cái nhìn toàn cảnh. Điều này thuận tiện cho việc quản lý nhiều dự án.
7/ Waterfall (Thác nước)
ウォーターフォールは水が落ちる様子を由来にした方法で、時系列に沿ってプロセスを進行させていく管理手法です。長期間のプロジェクトに向いた古くから使われている手法で、シンプルで分かりやすいのが特徴。
Waterfall là một phương pháp bắt nguồn từ hình ảnh nước chảy, và là một phương pháp quản lý diễn tiến quá trình theo trình tự thời gian. Đây là một phương pháp đã được sử dụng lâu đời và phù hợp với các dự án dài hạn, và có đặc điểm là đơn giản và dễ hiểu.
Tuy nhiên, có một nhược điểm là không thể phản hồi các thay đổi giữa chừng hoặc làm lại một bước đã làm trong quy trình.. Người ta nói rằng nó không phù hợp với các dự án hiện tại thường yêu cầu một số thay đổi trong quá trình tiến hành.
Lời người dịch: Theo tìm hiểu của tôi, thì waterfall là mô hình sản xuất cũ từ ngành công nghiệp sản xuất hàng hóa. Khâu thiết kế đã xong từ trước, nên các nhà máy chỉ việc vận hành quy trình sản xuất waterfall cho đến khi ra sản phẩm thì thôi.
Chính vì thế, mô hình quản lý waterfall sẽ không phù hợp với ngành IT vốn có spec thay đổi từng ngày.
8/ Agile
アジャイルは、ウォーターフォールに変わる新しい管理手法として注目を浴びています。プロジェクトをイテレーションと呼ばれる1～4週間の短い期間に区切って管理し、区切った区間ごとに目標や計画を立ててプロジェクトを進行させます。
Agile đang được chú ý như một phương pháp quản lý mới thay thế cho kiểu thác nước. Dự án được quản lý bằng cách chia nó thành các khoảng thời gian ngắn từ 1 đến 4 tuần được gọi là Iteration (sự lặp lại), và các mục tiêu và kế hoạch được thiết lập cho từng phần được chia để tiến hành dự án.
Mô hình Agile có thể xử lý các thay đổi dự án không thể thực hiện được với thác nước. Mặt khác, nó khó có thể nắm bắt được tổng thể trong một thời gian dài, vì vậy chúng tôi khuyến khích dùng mô hình Agile cho các dự án ngắn hạn.
Để quản lý dự án tốt hơn, chúng ta cũng cần những công cụ đắc lực hỗ trợ cho mình. Chẳng hạn như:
ガントチャート （Biểu đồ gantt)
ガントチャート（Gantt chart）とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表のことです。
Biểu đồ Gantt là một bảng được sử dụng để kiểm soát quá trình trong quản lý dự án và kiểm soát sản xuất.
Nếu đang dùng các công cụ như redmine, backlog để quản lý dự án, hẳn bạn không còn lạ gì chức năng Gantt Chart được tích hợp vào hệ thống nhỉ?
マインドマップ (sơ đồ tư duy)
マインドマップで、プロジェクト作業を割り当て、変更を柔軟に行い、チームメンバー間の情報交流、意見交換を楽と進行し、わかりやすいマークで進行状況、担当者、関連性などを表す。
Sơ đồ tư duy phân công công việc của dự án, thay đổi linh hoạt, tạo điều kiện trao đổi thông tin và trao đổi ý kiến giữa các thành viên trong nhóm và hiển thị tiến độ, người phụ trách, mức độ phù hợp, v.v. với các dấu hiệu dễ hiểu.
カレンダー (Lịch dự án) プロジェクトカレンダーは、仕事のすべてのパーツを、チームの全員がアクセスできる場所に見やすくまとめるツールです。プロジェクト全体のスケジュールを俯瞰することで、さまざまな作業の期日を一度に確認できるうえ、個々のプロジェクトメンバーは前もって計画を立て、最優先のプロジェクトに合わせて仕事を調整できます。
Lịch dự án là một công cụ sắp xếp tất cả các phần công việc của bạn ở một vị trí dễ đọc mà mọi người trong nhóm của bạn có thể truy cập. Chế độ xem toàn cảnh về lịch trình dự án tổng thể cho phép bạn xem thời hạn cho các nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc và cho phép các thành viên dự án riêng lẻ lập kế hoạch trước và điều chỉnh công việc của họ cho các dự án ưu tiên cao nhất.
タイムライン （Dòng thời gian)
プロジェクト管理タイムラインは、プロジェクトの開始から終了までをシンプルに概観できるビジュアルで、チームの効率性向上に役立ちます。
Dòng thời gian quản lý dự án là một hình ảnh trực quan cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan đơn giản về dự án của bạn từ đầu đến cuối, giúp nhóm của bạn nâng cao hiệu quả.
WBSチャート (WBS chart)
Như đã nói ở trên WBS là từ viết tắt của "Work Breakdown Structure", là một phương pháp để chia nhỏ các nhiệm vụ của một dự án. Và WBS chart sẽ là nơi hiển thị kết quả của việc phân tách đó để team bạn có thể quản lý . Trong WBS chart, bạn sẽ thấy một nhiệm vụ lớn được phân tách thành các nhiệm vụ con và người phụ trách cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc được đặt cho mỗi nhiệm vụ.
QFD
QFD（Quality Function Deployment: 品質機能展開）は、顧客ニーズ（Voice of Customer）を起点に、製品開発に関わる様々な情報や業務がどのように連携するかを見える化し、一気通貫に管理する製品開発手法です。
QFDは日本生まれの手法で、商品企画で狙った顧客ニーズを実現するためには、開発設計～生産技術～調達～製造～品質保証などの各工程で何をすべきかを明確にして（各工程での目標と課題の明確化）、顧客満足度の高い製品を確実に開発する体系的アプローチです。
QFD (Triển khai Chức năng Chất lượng) là một sản phẩm trực quan hóa cách liên kết các thông tin và hoạt động khác nhau liên quan đến phát triển sản phẩm, bắt đầu từ nhu cầu của khách hàng (Voice of customer). Bạn sẽ phải quản lý tất cả chúng cùng một lúc.
QFD là một phương pháp ra đời ở Nhật Bản, tiến hành làm rõ những việc cần làm trong từng quá trình như (thiết kế phát triển- Kĩ thuật sản xuất- Thu mua- Sản xuất- Đảm bảo chất lượng) để thực hiện các nhu cầu của khách hàng đã đặt ra trong khâu lên kế hoạch sản xuất. Nói cách khác, tiến hành làm rõ mục tiêu cũng như vấn đề cho từng công đoạn). Đây là một cách tiếp cận có hệ thống để đảm bảo sự phát triển của các sản phẩm với sự hài lòng cao của khách hàng.
Quy trình chung của quản lý dự án.
Trong một dự án thông thường, quá trình tiến hành theo thứ tự khởi động (立ち上げ), lập kế hoạch (計画作成), thực hiện (実行), quản lý / giám sát (管理・監視) và kết thúc (終結).
立ち上げプロセスでは、プロジェクトの目標をまず最初に立てます。その目標達成のためのスケジュール、予算立てを行います。その上で、プロジェクトを実行する過程における制約条件やリスクなどを最初に決めておくことが重要です。この前提条件がしっかり定まっていないと、計画作成時に予算オーバーやスケジュールの遅延が発生し、プロジェクトが開始できません。
Quá trình khởi động đặt các mục tiêu của dự án lên hàng đầu. Chúng ta sẽ lập lịch trình và ngân sách để đạt được mục tiêu đó. Trên hết, điều quan trọng đầu tiên là phải xác định những ràng buộc và rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Nếu điều kiện tiên quyết này không được thiết lập chắc chắn, dự án sẽ không thể bắt đầu do vượt quá ngân sách và chậm tiến độ trong quá trình lập kế hoạch.
計画作成プロセスでは、立ち上げ時に決めた前提条件を基にして、スケジュールやタスクの進行順位などの計画を立てます。予算の配分や人員の配分も合わせて行ないます。
Trong quá trình lập kế hoạch, các kế hoạch như lịch trình và tiến độ nhiệm vụ được thực hiện dựa trên các điều kiện tiên quyết được quyết định tại thời điểm khởi động. Chúng tôi cũng sẽ phân bổ ngân sách và nhân sự.
実行プロセスは、計画に基づいて実行するプロセスです。
Quá trình thực thi là quá trình thực hiện dựa trên kế hoạch.
管理・監視プロセスでは、計画通りに実行されているかどうかの確認や、想定外のトラブル対処を行ないます。このプロセスは、実行プロセスと同時に進行することもあり、フィードバックして計画からやり直す必要があることもあり得ます。
Trong quá trình quản lý / giám sát, chúng ta kiểm tra xem quy trình có được thực hiện theo kế hoạch hay không và xử lý các vấn đề không mong muốn. Quá trình này có thể tiến hành cùng lúc với quá trình thực hiện và có thể cần cung cấp phản hồi và bắt đầu lại từ bước lập kế hoạch.
終結は、プロジェクトの完結です。開始から終了までを振り返り、評価をします。成功や失敗の要因を分析して、次のプロジェクトに生かせるようにまとめることが大事なポイントです。
Kết thúc : Chúng ta sẽ nhìn lại từ đầu đến cuối và đánh giá nó. Điều quan trọng là phải phân tích các yếu tố thành công và thất bại và tóm tắt chúng để có thể sử dụng cho các dự án tiếp theo.
//
Bài viết đến đây là hết, hi vọng các bạn có thể nắm vững các định nghĩa và ghi nhớ để trình bày tốt hơn trong các buổi làm việc / phỏng vấn sắp tới.