Theo một báo cáo của PMI, 82% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tin rằng AI sẽ thay đổi cách quản lý dự án trong vòng năm năm tới.

Ngày nay, AI trong quản lý dự án liên quan đến việc sử dụng các công nghệ như máy học, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, và phân tích dự đoán để nâng cao cách lập kế hoạch, thực hiện và giám sát dự án. Các công cụ được hỗ trợ bởi AI giúp các nhà quản lý dự án (PMs) bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ, phân tích các tập dữ liệu lớn để tìm xu hướng, dự đoán kết quả và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.

I. Ứng dụng của AI trong Quản lý Dự án

1. Tự động hóa nhiệm vụ (Task automation)

AI có thể tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và nhàm chán như nhập dữ liệu, tạo báo cáo và lập lịch. Việc tự động hóa này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng độ chính xác và giảm lỗi, cho phép các PMs tập trung vào các khía cạnh chiến lược hơn của dự án. Trên thực tế, 54% PM cho rằng họ có thể tiết kiệm khoảng 5 giờ mỗi ngày bằng cách sử dụng AI để xử lý những công việc nhàm chán này.

2. Giám sát và báo cáo real-time

Các công cụ AI có thể phân tích dữ liệu trên nhiều dự án để cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án, thách thức và các chỉ số KPIs. Điều này giúp các PMs đưa ra quyết định nhanh chóng và thực hiện các điều chỉnh kịp thời để giữ cho các dự án đi đúng hướng.

3. Phân tích dự đoán

Các công cụ được hỗ trợ bởi AI có thể phân tích dữ liệu dự án rộng lớn để xác định các mô hình, xu hướng và kết nối. Bằng cách tận dụng phân tích dự đoán, các PMs có thể dự báo kết quả dự án, dự đoán rủi ro và tối ưu hóa phân bổ tài nguyên để tăng khả năng thành công của dự án.

4. Lập kế hoạch, ưu tiên và lập lịch dự án

AI có thể cải thiện việc lập kế hoạch, ưu tiên và lập lịch dự án bằng cách phân tích các yêu cầu, ràng buộc và sự phụ thuộc của dự án. Các hệ thống được hỗ trợ bởi AI cũng hỗ trợ sắp xếp thứ tự ưu tiên, xem xét các yếu tố như tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp và tính sẵn có của tài nguyên giúp tạo ra các kế hoạch dự án tối ưu và đảm bảo phân bổ tài nguyên hiệu quả và hoàn thành dự án đúng thời hạn.

5. Hỗ trợ phòng quản lý dự án

Các công cụ AI có thể hỗ trợ phòng quản lý dự án bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ hành chính thông thường và tạo báo cáo. Các thuật toán AI cũng có thể đào sâu vào dữ liệu dự án để xác định rủi ro, tắc nghẽn và sự kém hiệu quả, cho phép phòng quản lý dự án tinh chỉnh việc phân bổ nguồn lực, nâng cao quy trình và nâng cao hiệu quả tổng thể của dự án.

6. Tối ưu hóa tài nguyên

Các thuật toán AI phân tích nhu cầu dự án và sự sẵn có của tài nguyên để xác định các chiến lược phân bổ tài nguyên hiệu quả nhất. Điều này giúp giảm thiểu sự không hiệu quả giúp tăng năng suất, đảm bảo lợi tức đầu tư tối ưu.

7. Quản lý rủi ro

Các công cụ AI có thể phân tích dữ liệu lịch sử, rủi ro dự án và xu hướng hiện tại để phát hiện các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra các chiến lược giảm thiểu. Cách tiếp cận chủ động này cho phép PM sớm giải quyết rủi ro, hạn chế tác động của chúng đối với sự thành công của dự án. Hơn nữa, AI tự động hóa việc giám sát rủi ro, cảnh báo kịp thời và tạo điều kiện can thiệp kịp thời.

8. Kiểm thử hệ thống và phần mềm

AI tự động hóa quá trình kiểm thử hệ thống và phần mềm, nhanh chóng xác định các lỗi và đảm bảo chất lượng phần mềm. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện độ chính xác và hiệu quả trong quá trình kiểm thử.

9. Trợ lý dự án

Các trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI có thể tự động hóa các nhiệm vụ thường xuyên như lập lịch, báo cáo và phân tích dữ liệu. Những trợ lý này cung cấp thông tin chi tiết và khuyến nghị có giá trị, giúp các PMs đưa ra quyết định thông minh và cập nhật tiến độ dự án.

10. Phân tích cảm xúc

Bằng cách xem xét kỹ lưỡng các thư từ và phản hồi liên quan đến dự án, thuật toán AI sẽ phân biệt được các cảm xúc tích cực, tiêu cực hoặc trung tính. Thông tin này hỗ trợ việc phân tích động lực của nhóm, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đánh giá mức độ hài lòng của tổng thể dự án.

II. Các lợi ích của AI trong Quản lý Dự án

1. Tiết kiệm chi phí bằng cách phân tích dữ liệu dự án và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên trong ngân sách.

2. Loại bỏ công việc lặp đi lặp lại: tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Điều này cho phép các PMs tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn, cải thiện hiệu quả tổng thể của dự án.

3. Quy trình làm việc tinh gọn: AI phân tích dữ liệu để cung cấp thông tin chi tiết hỗ trợ trong phân bổ nhiệm vụ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Điều này giúp xác định các nút thắt cổ chai và điều chỉnh kế hoạch real-time để đảm bảo tiến độ dự án suôn sẻ.

4. Tăng cường hợp tác liên chức năng: AI thúc đẩy hợp tác giữa các đội và phòng ban bằng cách cung cấp một trung tâm thông tin liên lạc và chia sẻ dữ liệu giúp cải thiện sự hợp tác trong nhóm, giảm sự hiểu lầm và nâng cao kết quả dự án.

5. Giao tiếp hiệu quả: AI cải thiện giao tiếp với các tin nhắn tức thì, cảnh báo real-time và thông tin dự án được sắp xếp hợp lý. Công cụ AI có thể được đào tạo để gửi thông báo về các cập nhật quan trọng, thời hạn và thay đổi, giúp mọi người luôn đồng bộ thông tin. Các chatbot và trợ lý ảo AI có thể xử lý các câu hỏi phổ biến, sắp xếp cuộc họp hoặc gửi lời nhắc.

6. Giảm Gánh nặng hành chính: AI có thể giảm tải cho PM bằng cách tự động hóa các tác vụ quản trị như nhập dữ liệu, quản lý tài liệu và báo cáo

7. Cung cấp insights real-time: Phân tích được hỗ trợ bởi AI cung cấp thông tin insights real-time về các số liệu dự án như ngân sách, tiến trình và phân bổ tài nguyên giúp các PMs đưa ra các quyết định thông minh và quản lý dự án hiệu quả hơn.

8. Khuyến nghị cá nhân hóa: AI cung cấp các khuyến nghị cá nhân hóa dựa trên các dự án trước đây và động lực nhóm. Những khuyến nghị này giúp các PMs vượt qua các thách thức, điều chỉnh chiến lược và nâng cao năng suất.

III. Công cụ Quản lý Dự án có tích hợp AI

Dưới đây là một vài công cụ quản lý dự án hiện nay có tích hợp AI, các bạn có thể trải nghiệm thử:

1. Jira
2. ClickUp
3. Timely
4. Taskade
5. Monday.com
6. PMI Infinity

Với rất nhiều ứng dụng và lợi ích mang lại, nhưng dĩ nhiên AI không thay thế PMs mà hỗ trợ và nâng cao khả năng của họ bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ và cung cấp thông tin chi tiết real-time. AI cho phép các PMs tập trung vào lập kế hoạch chiến lược, theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh. Sự kết hợp giữa AI và chuyên môn của con người dẫn đến quản lý dự án hiệu quả và thành công hơn, do đó chúng ta hãy áp dụng AI một cách hiệu quả. Cảm ơn mọi người đã đọc tới đây ^^

Nguồn tham khảo: Newxel