Business Analyst hay nói suông mà không note lại – Vấn đề nhỏ nhưng hậu quả to!

Mở đầu: "Ờ để đó lát anh note" – và rồi... quên béng

Trong thế giới phát triển phần mềm, Business Analyst (BA) đóng vai trò quan trọng như cầu nối giữa khách hàng và đội ngũ phát triển. Tuy nhiên, có một vấn đề phổ biến thường gặp: BA hay nói suông mà không note lại. Hãy cùng tìm hiểu tại sao thói quen này lại gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng và làm thế nào để khắc phục.

Bạn đã bao giờ ở trong một buổi họp, BA vừa trình bày xong một loạt yêu cầu người dùng, phân tích logic cực cháy, team dev gật gù hiểu rồi, nhưng hôm sau hỏi lại thì BA bảo: "Ủa, hôm qua mình có nói cái đó hả?" Boom 💥 – cả team bị ghost bởi chính BA nhà mình.

Đây không phải là chuyện hiếm. Thật ra, nói suông mà không note lại là "căn bệnh" thầm lặng của nhiều BA – nhất là khi quá tự tin vào trí nhớ siêu phàm của mình hoặc nghĩ rằng "chuyện này nhỏ, nhớ được mà". Nhưng bạn biết đấy, trí nhớ con người không phải Google Drive – không có chức năng auto-save đâu nha!

Vì sao BA phải note lại?

1. Ghi nhớ ≠ Hiểu rõ Mỗi người hiểu một kiểu. Dev hiểu 1, Tester hiểu 1.5, còn PM hiểu... 0.75. Không note lại thì mỗi người tự suy, là hỏng bét.

2. Có gì để đối chiếu khi tranh luận "Em nhớ anh nói khác mà?" "Có note đâu mà chứng minh!" Thua tâm phục khẩu phục luôn đó. Một cái note chuẩn chỉnh giúp cắt ngang drama ngay từ vòng gửi xe.

3. Dễ review, dễ trace, dễ sống Tới lúc QA test, PO hỏi, PM check tiến độ – nếu có note (dạng spec, user story, doc...), thì cứ thế mà lôi ra. Không ai đuối, không ai đổ lỗi.

4. Minh bạch: Mọi người đều biết rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình

5. Nhất quán: Đảm bảo tính nhất quán trong quá trình phát triển

6. Truy xuất: Dễ dàng tham khảo lại thông tin khi cần thiết

7. Chuyển giao: Thuận lợi khi có thay đổi nhân sự trong dự án

Đánh giá: Là cơ sở để đánh giá chất lượng và hiệu suất công việc

Hệ lụy của việc nói suông

1. Thông tin bị thất lạc Khi BA chỉ trao đổi bằng lời nói mà không ghi chép, thông tin quan trọng dễ dàng bị bỏ sót. Bộ não con người không thể nhớ hoàn hảo mọi chi tiết, đặc biệt trong các cuộc họp kéo dài nhiều giờ với lượng thông tin đồ sộ.

2. Hiểu nhầm yêu cầu Không có tài liệu rõ ràng, mỗi thành viên có thể hiểu và diễn giải thông tin theo cách khác nhau. Điều này dẫn đến việc phát triển những tính năng không đúng với mong đợi của khách hàng.

3. Dev làm sai vì hiểu sai Khi không có tài liệu chi tiết, các developer phải dựa vào trí nhớ hoặc hiểu biết cá nhân để thực hiện công việc. Điều này thường dẫn đến việc phát triển tính năng sai lệch so với yêu cầu thực tế.

4. Test case sai vì không rõ yêu cầu Đội QA không có cơ sở vững chắc để xây dựng các test case chính xác. Họ có thể bỏ qua các trường hợp quan trọng hoặc tạo ra các test case không phù hợp với yêu cầu thực tế.

5. Deadline trễ vì chỉnh tới chỉnh lui Khi phát hiện lỗi hoặc hiểu sai yêu cầu, team phải liên tục sửa đổi và điều chỉnh. BA phải đi "sửa lưng" mọi người, khiến tiến độ dự án bị đẩy lùi nhiều lần.

6. Mất niềm tin từ team Dần dần, team sẽ có tâm lý "ổng nói cho vui chứ không có ý định ghi đâu", dẫn đến việc không coi trọng thông tin từ BA và tự đưa ra quyết định dựa trên giả định của mình.

7. Khó theo dõi tiến độ Thiếu tài liệu chi tiết đồng nghĩa với việc khó đánh giá tiến độ và quản lý các mốc quan trọng của dự án.

8. Mất thời gian xác nhận lại Khi không chắc chắn về yêu cầu, đội ngũ phát triển phải liên tục hỏi lại BA, gây gián đoạn công việc và làm chậm tiến độ dự án.

9. Không có cơ sở khi có tranh chấp Thiếu tài liệu rõ ràng đồng nghĩa với việc không có bằng chứng khi phát sinh tranh chấp về phạm vi công việc hoặc yêu cầu ban đầu.

10. Sản phẩm lỗi ngay từ trong trứng nước Tổng hợp tất cả các vấn đề trên, kết quả là một sản phẩm đầy lỗi ngay từ giai đoạn đầu phát triển. Những lỗi này sẽ ngày càng phức tạp và tốn kém hơn để khắc phục khi dự án tiến triển

Tips nhỏ cho BA không “suông”

1. Luôn bật Notion, Confluence, Google Docs hoặc gì đó... khi họp
2. Note ngắn cũng được, miễn là đủ keyword để nhớ
3. Ghi xong thì confirm lại: "Ý mọi người là thế này đúng không?"
4. Sau họp, đẩy luôn vào task, ticket, backlog hay doc – nơi mọi người đều thấy.
5. Hạn chế nói kiểu “chắc vậy”, “để suy nghĩ thêm” mà không follow-up.
6. Ghi âm cuộc họp: Với sự đồng ý của mọi người, việc ghi âm cuộc họp giúp BA có thể quay lại và xác minh thông tin khi cần thiết.

Kết

Hội chứng "nói suông" là rào cản lớn đối với sự thành công của dự án. Một Business Analyst giỏi không chỉ là người hiểu business và giao tiếp tốt, mà còn là người có khả năng biến những cuộc thảo luận thành thông tin có cấu trúc, rõ ràng và có thể sử dụng được cho cả team.

Đầu tư thời gian vào việc ghi chép và tài liệu hóa ngay từ đầu không phải là mất thời gian, mà là đầu tư vào sự rõ ràng, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án đi đúng hướng. Hãy cùng nhau xây dựng một môi trường làm việc nơi thông tin được trân trọng, ghi lại và chia sẻ, để những cuộc họp không còn tan thành "mây khói" nữa!

Làm BA không khó, làm BA có tâm mới khó. Và một trong những biểu hiện rõ nhất của việc "có tâm", đó là:

Nói gì – Ghi đó. Hứa gì – Giao đó.

Đừng để BA trở thành từ viết tắt của "Blabla Analyst" nha 😅 Hãy nhớ rằng: "Ngòi bút ngắn hơn trí nhớ dài", đừng để những thông tin quan trọng bị thất lạc chỉ vì thiếu thói quen ghi chép đầy đủ. Note lại là sống, không note là toang.