Mở Đầu

Hello mọi người 😄, lâu rồi mình mới lại viết bài. Hôm nay mình muốn chia sẻ với mọi người về một chủ đề rất quen thuộc nhưng cũng rất dễ bị "lơ là" – đó là vòng đời của một dự án phần mềm outsource. Nếu bạn đang làm việc trong môi trường outsource thì chắc chắn đã từng nghe tới các giai đoạn như bidding, kickoff, phát triển, bàn giao,... Nhưng liệu chúng ta có thực sự hiểu rõ từng giai đoạn này diễn ra như thế nào, có gì cần lưu ý, và chúng ảnh hưởng ra sao đến sự thành bại của một dự án?

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan, dễ hiểu, và thực tế hơn về hành trình phát triển một dự án outsource – từ lúc chưa có gì đến khi hoàn tất và rút kinh nghiệm cho dự án tiếp theo!

Giai đoạn 1: Bidding – Giành được dự án

Mục tiêu:

Chuẩn bị và trình bày đề xuất tốt nhất để thuyết phục khách hàng lựa chọn công ty bạn làm đối tác phát triển.

Các hoạt động chính:

• Phân tích yêu cầu sơ bộ từ khách hàng hoặc bộ phận kinh doanh.
• Ước lượng effort và chi phí dựa trên yêu cầu ban đầu.
• Xây dựng proposal: bao gồm scope, timeline, team structure, phương án kỹ thuật,...
• Tư vấn mô hình hợp tác: fixed price, time & material, dedicated team,...

Đây là giai đoạn quyết định dự án có “về tay” bạn hay không, nên cần sự phối hợp chặt chẽ giữa kỹ thuật, kinh doanh và quản lý.

Giai đoạn 2: Preparing – Chuẩn bị dự án

Mục tiêu:

Thiết lập nền móng vững chắc cho dự án trước khi chính thức bắt đầu: từ con người, quy trình đến công cụ.

Các công việc quan trọng:

Phân tích phạm vi & nghiệp vụ

• Thống nhất lại scope với khách hàng (có thể khác proposal ban đầu).
• Nghiên cứu kỹ sản phẩm, end-user, và domain nghiệp vụ.
• Cập nhật proposal nếu cần.

Chuẩn bị nguồn lực

• Chốt danh sách thành viên, phân vai trò rõ ràng (PM, Dev, QA, BA,...).
• Tạo thông tin nhóm, mailing list, channel trao đổi.

Thiết lập công cụ & hạ tầng

• GitHub/GitLab: Tạo repository, thiết lập Git Flow.
• Task Management: Thiết lập trên Jira/Redmine/ClickUp.
• CI/CD: Dùng GitHub Actions, GitLab CI/CD hoặc Jenkins.
• Code quality tools: Tích hợp Codecov (test coverage), SonarQube (static analysis), Dependabot (dependency updates).
• Monitoring: Dùng Sentry, New Relic hoặc Prometheus cho monitoring/alerting.
• Security scan: Dùng Semgrep, Snyk hoặc các rule của SonarQube.

Kickoff & Teambuilding

• Tổ chức họp kickoff nội bộ & với khách hàng.
• Chuẩn bị tài liệu dự án, plan giao tiếp, lịch họp định kỳ.
• Gắn kết team qua hoạt động teamwork (teambuilding, mini game,...).

Giai đoạn 3: Running – Triển khai và kiểm soát

Đây là giai đoạn dài nhất và quan trọng nhất trong vòng đời dự án.

Mục tiêu:

Thực hiện phát triển, kiểm thử, giao tiếp và kiểm soát toàn bộ hoạt động của dự án để đạt được mục tiêu về tiến độ, chất lượng và ngân sách.

Các hoạt động chính:

Quản lý cơ bản:

• Scope: Kiểm soát thay đổi, phân biệt CR và misunderstanding.
• Resource: Theo dõi effort, hiệu suất, tinh thần team.
• Schedule: Kiểm tra tiến độ, cảnh báo trễ, điều chỉnh kịp thời.
• Cost: Theo dõi chi phí phát sinh, hạ tầng, phần mềm bên thứ ba.

Quản lý chất lượng:

• Thiết lập KPI cho Dev/Test.
• Đảm bảo quy trình QA (test plan, unit test, integration test...).
• Dùng các công cụ như SonarQube, ESLint, Codecov để kiểm soát code.

Kỹ thuật:

• Design: database schema, API design, UI flow,...
• Coding: tuân thủ convention, review chéo.
• Testing: viết test case, kiểm thử tự động, bug tracking.
• Release: kiểm soát version, checklist release, backup.

Giao tiếp & phản hồi:

• Duy trì họp daily, weekly, retrospective.
• Quản lý expectation khách hàng: roadmap, feedback loop.
• Báo cáo định kỳ tình trạng dự án.

Giai đoạn 4: Closing – Kết thúc và bàn giao

Mục tiêu:

Hoàn tất mọi nghĩa vụ, bàn giao tài sản dự án và rút ra bài học để cải thiện cho lần sau.

Các công việc cần thực hiện:

• Hoàn tất checklist bàn giao (code, tài liệu, môi trường deploy...).
• Xác nhận acceptance từ phía khách hàng.
• Thu thập lesson learned (cả tích cực và điểm cần cải thiện).
• Tổ chức retrospective cuối kỳ với team.
• Tổng hợp dữ liệu đánh giá nội bộ (performance, quality, hiệu suất...).

Dù dự án đã kết thúc, đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng để lưu giữ tri thức và kinh nghiệm cho tổ chức.

Kết Luận

Như vậy là mình đã chia sẻ với mọi người tổng quan các giai đoạn chính trong vòng đời một dự án phần mềm outsource, dựa trên kinh nghiệm làm việc thực tế 😄. Dù bạn là dev, QA, PM hay BA thì việc hiểu rõ quy trình này sẽ giúp bạn chủ động hơn, phối hợp hiệu quả hơn và có cái nhìn toàn diện hơn khi tham gia bất kỳ dự án nào.

Cảm ơn mọi người đã đọc đến cuối bài viết 🙌. Nếu bạn có thêm chia sẻ, góc nhìn khác hoặc câu hỏi nào liên quan thì đừng ngại comment bên dưới để cùng nhau trao đổi thêm nhé 😄